BioscienceLA va más allá cuando se puede enfocar en la misión

Esta organización sin fines de lucro confía en DocSend para compartir comunicaciones externas de forma segura con su junta directiva y socios.

Aspectos generales

Fundada en 2018, BioscienceLA es un catalizador de innovación para las ciencias biológicas y de la salud en la región metropolitana de Los Ángeles, que crea más oportunidades de financiación, espacio y talento, así como mensajes y creación de conciencia. La organización sin fines de lucro independiente garantiza que Los Ángeles tenga un ecosistema colaborativo y bien fusionado que abarca todos los aspectos del clúster de ciencias biológicas del sur de California. La organización recurrió a DocSend para compartir de forma segura información financiera confidencial con los miembros de la junta, difundir información del programa a los participantes del programa y ejecutar acuerdos de asociación con las organizaciones participantes.

El desafío

David J. Whelan, director ejecutivo de BioscienceLA, indicó que, antes de DocSend, la organización compartía información confidencial con su directorio a través de archivos adjuntos de correo electrónico. "Necesitábamos una forma más segura de compartir información financiera y estratégica confidencial con nuestro directorio. Los archivos adjuntos de correo electrónico se perdían o eran difíciles de abrir en el móvil, por lo que tenía que haber una mejor manera”, compartió Dave.

La solución

Dave recurrió a la plataforma segura de intercambio de documentos de DocSend para distribuir de manera segura las comunicaciones con el directorio de la organización, así como con los participantes del programa incorporados para un nuevo programa de pasantías.

Dropbox aloja documentos internos de forma segura

Cuando Dave se unió por primera vez a BioscienceLA como director ejecutivo, quería asegurarse de que su equipo pudiera colaborar de forma remota de manera efectiva. Como uno de los primeros en adoptar Dropbox, Dave sabía que era la solución adecuada para incorporar sus capacidades de almacenamiento y sincronización de archivos en la nube . Ya sea que se trate de la creación de planes de programas, planes financieros o notas internas, Dave y su organización confían en Dropbox para albergar de forma segura todos sus archivos internos, de modo que puedan concentrarse en su misión. "Es muy fácil para nosotros acceder a los documentos de planificación que hemos creado en Dropbox desde cualquier lugar". Abriremos un nuevo sitio en Culver City, por lo que poder acceder de forma segura a nuestros archivos sobre la marcha es importante para nosotros”.

"Presenté DocSend para compartir presentaciones y datos de finanzas con nuestro directorio. Me ha sido útil ver quién ha interactuado con un documento antes de una reunión. Los análisis de DocSend me permiten saber cómo preparar mejor y adaptar la reunión a los principales intereses de los miembros de nuestro directorio".

- David J. Whelan, director ejecutivo, BioscienceLA
David Whelan

Una forma más segura de compartir comunicaciones externas del directorio sin fines de lucro

Al compartir información fuera de su organización, Dave quería asegurarse de que toda la información confidencial estuviera protegida. Particularmente, Dave quería proteger los archivos confidenciales que comparte con el directorio de la organización sin fines de lucro. “Comparto presentaciones y datos financieros con los miembros de nuestro directorio antes y después de las reuniones. Quería agregar protecciones adicionales para asegurarme de que estos materiales no cayeran en las manos equivocadas", comentó Dave.

Mientras que otras soluciones de uso compartido de documentos eran fácilmente accesibles para terceros, Dave puede proteger sus documentos confidenciales al agregar una contraseña y exigir direcciones de correo electrónico para acceder a presentaciones de Power Point, PDF, documentos de Excel y documentos de Word que comparte en DocSend.

Actualizaciones sin problemas en las comunicaciones del directorio

Al enviar el orden del día de las reuniones a los miembros del directorio, Dave solía enviar archivos adjuntos. "Enviar estos materiales como adjuntos no era sostenible para nosotros porque a veces necesitaba hacer actualizaciones en el orden del día y no quería perder las versiones actualizadas", compartió Dave. Para mantener una comunicación concisa con los miembros del directorio, Dave recurrió a DocSend como una forma más fácil de actualizar documentos sin problemas en el backend, sin tener que volver atrás y actualizar el vínculo original. “Es una forma mucho más respetuosa de comunicarnos con los miembros del directorio, cuando podemos ingresar fácilmente y realizar ediciones o actualizaciones con DocSend en segundo plano, sin tener que notificar a todos”, compartió Dave.

DocSend nos facilita mucho el acceso a un vínculo con toda la información actual. Por ejemplo, si cambia el orden del día de una reunión de directorio, puedo hacer actualizaciones sin notificar a todos.

- David J. Whelan, director ejecutivo, BioscienceLA

Participantes del programa de incorporación utilizando salas de datos virtuales

Como parte de su misión de avanzar en la capacidad y el ritmo de la innovación en el campo de las ciencias biológicas, BioscienceLA ofrece un programa de pasantías llamado BioFutures que conecta a los estudiantes de contextos con escasa representación con pasantías subsidiadas con organizaciones de ciencias biológicas en el área de Los Ángeles.

Una vez que una empresa acepta recibir a un pasante, las empresas participantes reciben sus propios DocSend Spaces exclusivos que contienen materiales del programa y contratos de participación. Además, los pasantes también reciben un Space personalizado con documentos individualizados relacionados con el programa. El portal de contenido tiene todo lo que los socios necesitan saber sobre el programa de pasantías, incluidos los horarios y las responsabilidades. Esto evita que se pierdan materiales y crea una experiencia más personalizada con cada pasante y organización asociada. DocSend facilita a BioScienceLA la creación de un proceso de incorporación organizado y una experiencia general del programa, tanto para organizaciones de asociación como para pasantes, gracias a DocSend.

Firma de acuerdos de asociación con la firma electrónica de DocSend

Con la firma electrónica de DocSend, los socios de la empresa que participan en el programa de pasantías de BioscienceLA pueden firmar sus acuerdos de asociación. Del mismo modo, una vez que se acepta un pasante en el programa, cada estudiante participante firma sus contratos de acuerdo en DocSend. Tanto los estudiantes como los socios pueden revisar fácilmente todos los documentos de incorporación que describan sus responsabilidades en el programa, así como firmar sus acuerdos de participación mediante la firma electrónica de DocSend. Dave ahorra tiempo al arrastrar y soltar fácilmente campos de firma personalizados en DocSend para recopilar acuerdos de participación firmados.

La firma electrónica de DocSend es súper intuitiva y ayuda a simplificar nuestros acuerdos contractuales entre socios y pasantes. Cada parte puede firmar sus acuerdos en un centro de contenido personalizado que contiene toda la otra información relevante del programa para garantizar la facilidad de acceso y comprensión.

- David J. Whelan, director ejecutivo, BioscienceLA

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