BioscienceLA repousse ses limites pour se concentrer sur sa mission

Cette association à but non lucratif s'appuie sur DocSend pour partager des documents avec son conseil d'administration et ses partenaires de façon sécurisée.

Contexte

Fondé en 2018, BioscienceLA est un moteur d'innovation pour les sciences de la vie et la santé dans la région de Los Angeles. Il génère des opportunités en termes de financement, d'espace et de talents, et favorise la communication et la sensibilisation. Cet organisme indépendant à but non lucratif veille à ce que Los Angeles dispose d'un écosystème collaboratif et uni recouvrant tous les aspects du cluster de sciences de la vie de la Californie du Sud. Il s'est tourné vers DocSend afin de partager de façon sécurisée des informations financières sensibles avec les membres du conseil d'administration, de distribuer des informations sur son programme aux participants et de mettre en place des accords avec ses partenaires.

Le défi

Avant DocSend, BioscienceLA partageait ses informations sensibles avec son conseil d'administration via des pièces jointes. “Nous avions besoin d'une solution plus sécurisée pour communiquer nos données financières et stratégiques sensibles avec les membres du conseil d'administration. Les pièces jointes sont faciles à perdre, et ce n'est pas pratique de les ouvrir sur un mobile. Il nous fallait trouver un meilleur moyen”, explique le PDG David J. Whelan.

La solution

David J. Whelan s'est tourné vers la plateforme de partage de documents sécurisée DocSend pour pouvoir communiquer de façon sécurisée avec le conseil et accueillir les participants dans le cadre de son nouveau programme de stage.

Dropbox héberge vos documents internes de façon sécurisée

Lorsque David J. Whelan a rejoint BioscienceLA en tant que PDG, il a voulu s'assurer que son équipe pourrait collaborer efficacement à distance. Comme il utilisait déjà Dropbox, il savait que c'était la solution idéale pour bénéficier d'une synchronisation des fichiers et d'un espace de stockage dans le cloud. Que ce soit pour créer des programmes, des plans financiers ou des notes internes, David J. Whelan et son organisation peuvent compter sur Dropbox pour stocker tous leurs fichiers internes de façon sécurisée, ce qui leur permet de se concentrer sur leur mission. “Nous pouvons accéder très simplement aux documents de planification que nous avons créés dans Dropbox, où que nous soyons. Nous sommes en train d'ouvrir un nouveau site à Culver City. Il est donc vital pour nous de pouvoir accéder à nos fichiers de manière sécurisée et de n'importe où.”

“J'ai choisi DocSend pour pouvoir partager des présentations et des données financières avec le conseil d'administration. Je peux voir qui a interagi avec un document en amont d'une réunion, ce qui est très utile. Les statistiques DocSend m'aident à mieux préparer les réunions et me permettent de cibler les centres d'intérêt des membres du conseil.”

David J. Whelan, PDG, BioscienceLA
David Whelan

Un moyen plus sécurisé de partager des documents avec le conseil d'administration

David J. Whelan voulait s'assurer que toutes les informations sensibles qui sortaient de l'organisation étaient protégées, en particulier les fichiers sensibles partagés avec le conseil d'administration. “Je partage des présentations et des données financières avec les membres du conseil avant et après les réunions. Je voulais que ces informations soient protégées pour qu'elles ne tombent pas entre de mauvaises mains”, explique‑t‑il.

Des tiers peuvent facilement accéder aux autres solutions de partage de documents. Toutefois, avec DocSend, David J. Whelan peut protéger l'accès à ses documents PowerPoint, PDF, Excel et Word sensibles en ajoutant un mot de passe et en exigeant une adresse e‑mail.

Une mise à jour simple des documents

Auparavant, David J. Whelan envoyait l'agenda de ses réunions avec le conseil d'administration sous forme de pièce jointe. “L'envoi par e‑mail n'était pas une solution viable, car parfois j'avais besoin d'apporter des modifications à l'agenda, et j'avais peur que les destinataires n'aient pas accès à la dernière version”, explique‑t‑il. Afin d'alléger ses échanges avec le conseil d'administration, David J. Whelan a choisi DocSend qui lui permet de mettre à jour ses documents en arrière-plan de manière fluide et simple, sans avoir à modifier le lien d'origine. “C'est un mode de communication beaucoup plus respectueux. Je peux facilement apporter des modifications en coulisses avec DocSend sans avoir besoin d'avertir qui que ce soit”, explique‑t‑il.

Les destinataires ont ainsi plus facilement accès aux dernières informations avec un seul lien DocSend. Par exemple, si je modifie l'agenda d'une réunion, je peux le faire en arrière‑plan. Je n'ai pas besoin de prévenir les parties concernées.

David J. Whelan, PDG, BioscienceLA

Intégration des participants au programme de stage via les salles de données virtuelles

Fidèle à sa mission d'impulser et d'accélérer l'innovation dans le domaine des biosciences, BioscienceLA a mis en place un programme de stage, BioFutures, qui permet à des étudiants issus de milieux sous‑représentés de bénéficier d'un stage subventionné dans les biosciences dans la région de Los Angeles.

Quand une entreprise accepte un stagiaire, elle se voit attribuer un espace DocSend unique contenant les ressources du programme et les accords de participation. Les stagiaires disposent également de leur propre espace, avec des documents personnalisés concernant le programme. Le portail contient toutes les informations dont les partenaires ont besoin pour le programme de stage, y compris leurs agendas et leurs responsabilités. Cela permet d'éviter de perdre des documents. Avec DocSend, BioscienceLA peut facilement créer une procédure d'intégration ordonnée pour son programme. Les partenaires et les stagiaires bénéficient en outre d'une expérience plus personnalisée.

Signature électronique des conventions de stage avec DocSend

Les organisations qui participent au programme de stage de BioscienceLA peuvent signer leurs accords de partenariat avec la signature électronique DocSend. De même, lorsqu'un stagiaire est accepté dans le programme, il peut signer sa convention de stage avec DocSend. Les étudiants comme les partenaires peuvent facilement passer en revue leurs documents d'intégration et leurs responsabilités, et signer leurs contrats avec la signature électronique DocSend. Pour gagner du temps, David J. Whelan peut facilement faire glisser et déposer des champs personnalisés dans DocSend pour recueillir la signature des participants.

La signature électronique DocSend est très intuitive et nous permet de simplifier la signature des conventions entre les organisations et les stagiaires. Chaque partie peut signer la convention dans son propre espace personnalisé, facile d'accès, qui centralise toutes les informations nécessaires pour comprendre le programme.

David J. Whelan, PDG, BioscienceLA

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