Quando si collabora su progetti o semplicemente si condividono dei ricordi con gli amici o la famiglia, spesso ci viene chiesto di inviare il file a qualcun altro in modo da accedervi dal suo dispositivo.
Cosa s'intende, quindi, per "condivisione file"?
La condivisione file è il processo tramite il quale si copiano o si spostano uno o più file da un dispositivo a un altro tramite una connessione di rete o Internet.
A seconda del software che si utilizza, il tipo e la dimensione del file che si condivide variano. Tuttavia, con molti servizi, è possibile condividere documenti e PDF, fino a file immagini, audio e video e addirittura programmi per computer.
Come funziona la condivisione file?
La condivisione file avviene in diversi modi.
Uno di questi è l'accesso di un programma a file presenti su un computer o un server attraverso un processo noto come condivisione file peer-to-peer (P2P). I file potrebbero anche essere archiviati su un server fisico o su cloud e quindi trasferiti a un altro dispositivo.
Per archiviare i dati da un computer, è anche possibile utilizzare un dispositivo quale un disco fisso esterno. Questi dati archiviati possono poi essere trasferiti connettendo il dispositivo a un altro computer.
Tipi differenti di condivisione file
Esistono diversi tipi di condivisione file. Quello giusto dipende dalle esigenze di ognuno (ad esempio, tempi e costi) e dalle priorità di sicurezza dei dati.
| Tipo | Descrizione | Esempi di quando/perché usare |
| Supporti rimovibili | Un dispositivo di archiviazione fisico, come un disco fisso esterno o una scheda di memoria utilizzati per estrarre e archiviare i dati da un computer. | Quando si ha necessità di trasferimenti comodi e rapidi, per esempio quando si è a una conferenza e si devono condividere file di presentazione di grandi dimensioni con un collega. |
| Condivisione file tramite server client | Un programma, come un software per il protocollo di trasferimento file (FTP), che archivia file in un server e quando richiesto, li invia a utenti tramite un'interfaccia utente. | Quando la collaborazione e il controllo centralizzato sono cruciali, come, ad esempio, per file aziendali, in cui è importante mantenere la sicurezza, ma allo stesso tempo facilitare la collaborazione. |
| Condivisione file P2P | Un programma che consente di trasferire un file direttamente da un computer a un altro, senza bisogno di un server. | Quando si desidera una condivisione informale e decentralizzata tra persone con cui si ha confidenza, come una raccolta di file multimediali di grandi dimensioni. |
| Condivisione file basata su cloud | I file vengono archiviati in un provider cloud di terze parti, come Dropbox, e un utente può aprirli o scaricarli sul proprio dispositivo dopo aver effettuato l'accesso. | Quando team remoti lavorano a un progetto e hanno bisogno di collaborare in tempo reale, controllare le versioni e accedere ai file da tutti i dispositivi. |
Metodi per condividere file
Esistono diversi modi per condividere file e alcuni sono più semplici ed efficienti di altri.
| Metodo | Descrizione |
| Sistema operativo | Gli strumenti integrati nel sistema operativo del proprio computer, come un drive di rete che consente la condivisione di file tramite una rete locale. |
| Programma per il trasferimento di file | Servizi che trasferiscono file utilizzando Internet tramite un server. Alcuni di questi servizi richiedono un account a pagamento. |
| Applicazioni di messaggistica | E-mail, messaggi di testo o applicazioni di messaggistica che consentono di inviare allegati. I servizi per dispositivi mobili, computer fisso e basati sul Web come WhatsApp, Messenger di Facebook o Slack rientrano in questa categoria. |
| Trasferimento tramite cloud | I servizi come Dropbox che consentono di condividere file ovunque ci si trovi, da qualsiasi dispositivo, anche se la persona con la quale si sta condividendo con possiede un account Dropbox. |
Cosa cercare in un servizio di condivisione file
In definitiva, il sistema di condivisione file che si sceglie dipende dalle proprie esigenze. La maggior parte delle persone sincronizzeranno e condivideranno tutti i file senza problemi utilizzando le semplici funzionalità di sincronizzazione dei file di Dropbox.
In questo modo, è possibile condividere file, collaborare e archiviare dati direttamente dal proprio account Dropbox. Con Dropbox, è anche possibile condividere tipi di file di grandi dimensioni senza perdere qualità.
Vediamo alcune ragioni per cui Dropbox è la scelta migliore per la condivisione di file.
Sicurezza
Un buon metodo di condivisione file dovrebbe preservare l'integrità dei dati. In altre parole, le e-mail e i messaggi di testo non sono il modo migliore di condividere file sensibili o riservati, in quanto i messaggi possono essere intercettati.
Un'alternativa basata su cloud di Dropbox offre funzionalità di sicurezza maggiore, come la possibilità di disattivare il download dei file e granulari autorizzazioni per la cartella condivisa.
Per controllare chi può accedere ai file e quando, Dropbox consente di impostare limitazioni ai file condivisi con autorizzazioni di sola visualizzazione. È anche possibile proteggere i file con password e impostare date di scadenza per i file che si condividono.
Velocità
A volte, se si deve rispettare una scadenza, acquisire i documenti giusti dai collaboratori può essere una grande fonte di stress. Nel frenetico mondo digitale di oggi, non si vuole perdere l'intera giornata per l'invio dei file.
Il metodo di condivisione file dovrebbe permettere di condividere senza problemi dati su qualsiasi distanza. I servizi su cloud come Dropbox consentono di condividere file tra dispositivi in pochissimo tempo.
In più, l'app per dispositivi mobili Dropbox permette di condividere link a file dal proprio iPhone o Android, in modo da non interrompere il flusso di lavoro nemmeno quando si è fuori sede.
Performance
Devi inviare un rapporto in PDF di grandi dimensioni con grafiche pesanti ai tuoi colleghi o clienti? Allegarlo a un'e-mail potrebbe essere difficile, se non impossibile.
È sempre opportuno verificare i limiti di dimensione del file prima di utilizzare un sistema di condivisione file. Con Dropbox, è possibile creare un link condiviso per inviare tipi di file di grandi dimensioni a chiunque e da qualsiasi dispositivo.
Dopo aver condiviso il file, i servizi di condivisione file su cloud di Dropbox, forniscono aggiornamenti in tempo reale, in modo da sapere chi ha aggiunto, modificato, cancellato, rinominato o spostato un file online.
Serve una soluzione più consistente? Dropbox Transfer consente di inviare file fino a 100 GB senza occupare spazio nel proprio account Dropbox.
Facilità di utilizzo
Alcuni metodi di condivisione file sono più complicati di altri. Preferibilmente, la soluzione di condivisione file che si sceglie dovrebbe essere facile da usare, intuitiva e il suo utilizzo semplice da apprendere.
Con Dropbox, il trasferimento di file è semplice quanto condividere un link sicuro a un file. In questo modo, è possibile inviare file di grandi dimensioni, come video e foto, senza doversi preoccupare di comprimerli per adattarli al limite dimensionale degli allegati della propria e-mail.
Condivisione file senza stress con Dropbox
La condivisione di file con Dropbox è rapida e semplice. Utilizzando Dropbox, è possibile archiviare, condividere o sincronizzare qualunque contenuto, da foto e video a cartelle compresse e file CAD di grandi dimensioni, con chiunque, anche se non possiede un account Dropbox.