Hvis du skal lykkes med en liten virksomhet som frilans videograf, er det mange aspekter du må vurdere, og det viktigste er fakturering. Fakturaer fungerer som et viktig verktøy for å kommunisere omfanget av arbeidet og hvilke tjenester du leverer, samt for å sikre at betalingen kommer til riktig tid.
I denne veiledningen for nybegynnere ser vi på det viktigste du må vite om hvordan du som videograf oppretter, administrerer og sender fakturaer.
Når skal du som frilans videograf utstede en faktura
Det finnes ulike situasjoner der en frilans videograf bør utstede faktura.
Ett eksempel er når hen har fullført et videografiprosjekt og den endelige betalingen forfaller. Fakturaen bør vise totalkostnaden for prosjektet, eventuelle tilleggsgebyrer og betalingsvilkårene.
En annen situasjon er hvis man trenger forskuddsbetaling før prosjektet starter. Dette bidrar til å sikre videograftjenestene dine, og at du sikres kompensasjon for arbeidet du gjør.
Hvis klienten ber om flere tjenester eller revisjoner, bør en ny faktura utstedes for å reflektere endringene i omfang og kostnader. Dermed unngår man noen forvirring eller uenighet om betalingen.
I noen tilfeller godtar du kanskje betaling basert på milepæler eller prosjektfaser. I så fall bør fakturaene utstedes ved hver avtalte milepæl for å spore fremdriften og sikre at betalingen skjer til riktig tid.
Du bør også utstede en faktura hvis du pådrar deg utgifter under et prosjekt, for eksempel reisekostnader, utstyrsleie eller andre relaterte utgifter. Dermed sikrer du at klienten er informert om de pådratte tilleggskostnadene og kan betale for dem.
Utsted fakturaer med jevne mellomrom for pågående prosjekter med etablerte faktureringsperioder. Da sikrer du en jevn kontantstrøm og sørger for at klienten er klar over hva hen skylder for det fullførte arbeidet.
En annen viktig grunn til å utstede en faktura, er å sikre betaling for lisensierings- eller bruksrettigheter til videoinnholdet. Ved å skissere klare vilkår for bruken og de tilhørende gebyrene i en faktura, kan du beskytte åndsverksrettighetene dine og sikre at du får en rimelig betaling for jobben du gjør.
Generelt kan en profesjonell faktura utstedt til riktig tid i sterk grad bidra til at en frilans videograf får gode relasjoner til klientene og får en god kompensasjon for de leverte tjenestene.
Dette skal inkluderes i fakturaen for videograftjenester
Når du oppretter en faktura for videograftjenester, er det visse sentrale elementer som må inkluderes for å sikre tydelighet og profesjonalitet.
Ett viktig element som må inkluderes, er kontaktopplysninger for både deg selv og klienten, inkludert navn, adresser og andre relevante kontaktopplysninger.
Et annet viktig element du kan ta med i videografifakturaen, er et unikt fakturanummer for sporings- og referanseformål. Denne identifikatoren vil hjelpe deg med å spore fakturaene slik at du enkelt kan henvise til dem senere ved behov.
I tillegg til kontaktopplysninger og et fakturanummer, legger du inn en tabell med detaljerte kostnader i fakturaen. Dette kan være informasjon som for eksempel sted og dato for opptaket, hva slags utstyr som ble brukt og eventuelle spesialforespørsler eller krav fra klienten. Hvis klienten ikke forstår hva du tar betalt for, er sannsynligheten større for at de bestrider fakturaen. Derfor bør du sørge for at detaljeringen er tydelig og transparent.
Det er også viktig å legge inn prisen for film- og redigeringstjenester på fakturaen. Avhengig av hvilken avtale du har med klienten, kan dette være en timepris eller en prosjektbasert pris.
Ta med eventuelle lisensierings- eller bruksgebyrer for innholdet som opprettes, i tillegg til eventuelle tilleggsgebyrer for revisjoner eller ekstratjenester som klienten ber om. Etter å ha jobbet så mye for å produsere et godt stykke arbeid, vil du ikke at det skal oppstå misforståelser eller tvister om arbeidsomfanget og de tilhørende kostnadene!
En tydelig skissering av betalingsvilkårene i fakturaen er avgjørende for å sikre effektiv betaling til riktig tid. Dette bør inkludere forfallsdatoen for betalingen, aksepterte betalingsmetoder som kredittkort eller bankoverføring, og eventuelle gebyrer eller morarenter som måtte pålegges ved sen betaling.
Legg til slutt inn en profesjonell melding med en hilsen og takk for samarbeidet i videografifakturaen. Da viser du at du setter pris på klientens virksomhet og bidrar til å bevare en positiv relasjon med dem. Et enkelt «Takk for at du valgte å samarbeide med oss» kan bidra til å bygge tillit og lojalitet hos klientene dine.
Slik administrerer du fakturaer for videograftjenester i Dropbox
Hvis du ikke bruker programvare for fakturering og heller oppretter fakturaer manuelt i form av dokumenter, kan Dropbox bli et verdifullt verktøy for å lagre, organisere og dele fakturaene dine.
Ved å laste opp fakturaer til Dropbox-kontoen din, synkroniseres de umiddelbart med alle enhetene slik at du kan få tilgang til dem uansett når som helst og hvor du enn måtte trenge dem. Med bare et par klikk kan du enkelt dele dokumenter med klienter eller samarbeidspartnere og få et sømløst og effektivt samarbeid.
Med Send og spor kan du benytte deg av avanserte funksjoner for filsending, for eksempel engasjementssporing som informerer om når klientene har vist eller samhandlet med dokumentene du har sendt. På den måten kan du lettere følge med på faktureringsprosessen og sikre at betalingen kommer til riktig tid.
Hvis du administrerer og sender fakturaene dine med Dropbox, får du også tilgang til våre avanserte verktøy og funksjoner, for eksempel passordbeskyttelse for viktige filer og enkel PDF-redigering, slik at du kan tilpasse fakturaene før du sender dem. Dermed kan du holde deg organisert, forbedre kommunikasjonen med klienter og til syvende og sist styrke produktiviteten og effektiviteten som en frilans videograf.
Enkel fakturering av videografi med Dropbox
Det trenger ikke være vanskelig å opprette profesjonelle fakturaer. Ved å bruke Dropbox kan du effektivisere prosessen med å opprette, tilpasse og sende fakturaer. Dropbox fungerer som et sentralisert midtpunkt hvor du kan lagre, redigere og dele fakturaene og gjøre det enklere enn noen gang å administrere økonomien og få betalt til riktig tid.