Untuk menjalankan bisnis kecil yang sukses sebagai seorang videografer lepas, ada banyak aspek yang perlu Anda pertimbangkan—salah satu yang paling penting adalah pembuatan faktur. Faktur berfungsi sebagai alat penting untuk mengkomunikasikan ruang lingkup pekerjaan Anda, merinci layanan Anda, dan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.
Dalam panduan untuk pemula ini, kami akan memandu Anda melalui hal-hal utama yang perlu Anda ketahui tentang membuat, mengelola, dan mengirim faktur videografi.
Kapan saatnya menggunakan faktur videografi lepas
Ada beberapa kondisi ketika seorang videografer lepas perlu menerbitkan faktur.
Salah satu contohnya adalah setelah selesainya sebuah Proyek videografi, ketika pembayaran akhirnya telah jatuh tempo. Faktur harus menguraikan total biaya proyek, biaya tambahan yang ada, dan ketentuan pembayaran.
Kondisi lainnya adalah untuk pembayaran tanda jadi atau uang muka sebelum memulai proyek. Hal ini membantu mengamankan layanan videografi Anda dan memastikan bahwa Anda akan mendapat kompensasi atas pekerjaan Anda.
Jika ada layanan tambahan atau revisi diminta oleh klien, faktur baru harus diterbitkan untuk menunjukkan perubahan dalam cakupan dan biaya. Ini dilakukan untuk membantu menghindari kebingungan atau perselisihan mengenai pembayaran.
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin menyetujui pembayaran berdasarkan tahapan penyelesaian atau fase proyek. Dalam kondisi ini, faktur harus diterbitkan pada setiap tahapan penyelesaian yang disepakati untuk melacak kemajuan dan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.
Anda juga harus menerbitkan faktur sebagai tanggapan atas biaya yang dikeluarkan selama proyek, seperti biaya perjalanan, penyewaan peralatan, dan biaya terkait lainnya. Hal ini membantu memastikan bahwa klien mengetahui biaya tambahan yang timbul dan dapat melakukan pembayaran dengan sesuai.
Terbitkan faktur secara berkala untuk proyek yang sedang berjalan dengan periode tagihan yang telah ditentukan. Ini dilakukan guna membantu menjaga arus kas tetap dan memastikan bahwa klien mengetahui jumlah yang harus mereka bayar untuk pekerjaan yang telah diselesaikan.
Alasan penting lainnya untuk menerbitkan faktur adalah untuk mengamankan pembayaran atas lisensi atau hak penggunaan dalam konten video. Dengan menguraikan secara jelas ketentuan pemakaian dan biaya terkait dalam faktur, Anda dapat melindungi kekayaan intelektual Anda dan memastikan bahwa Anda dibayar dengan biaya yang wajar atas pekerjaan Anda.
Secara keseluruhan, menerbitkan faktur secara tepat waktu dan profesional sangat penting bagi videografer lepas untuk menjaga hubungan baik dengan klien serta memastikan kompensasi yang adil atas layanan yang diberikan.
Apa yang harus disertakan dalam faktur videografer
Saat membuat faktur videografi, ada elemen penting tertentu yang harus Anda sertakan untuk memastikan terciptanya kejelasan dan profesionalisme.
Salah satu elemen penting yang perlu disertakan adalah informasi kontak Anda dan klien, termasuk nama, alamat, dan detail kontak yang relevan lainnya.
Elemen penting lainnya untuk disertakan dalam faktur videografi Anda adalah nomor faktur unik untuk keperluan pelacakan dan referensi. Ciri ini akan membantu Anda melacak faktur dan merujuknya dengan mudah di masa mendatang jika diperlukan.
Selain informasi kontak dan nomor faktur, berikan laporan biaya yang terperinci dan tertabulasi dalam faktur videografi Anda. Hal ini dapat mencakup informasi seperti tanggal dan lokasi pengambilan gambar, jenis peralatan yang digunakan, dan permintaan atau persyaratan khusus apa pun dari klien. Jika klien Anda tidak memahami apa yang ditagihkan kepada mereka, kemungkinan besar mereka akan mempersengketakan faktur Anda—jadi pastikan laporan Anda jelas dan transparan.
Penting juga untuk mencantumkan tarif layanan pembuatan film dan pengeditan pada faktur. Tergantung pada kesepakatan Anda dengan klien Anda, hal ini mungkin berupa tarif per jam atau tarif berdasarkan proyek.
Rincikan segala biaya perizinan atau pemakaian untuk konten yang dibuat, serta biaya tambahan untuk tindakan revisi atau layanan tambahan yang diminta oleh klien. Setelah mengerahkan segala upaya untuk menghasilkan karya yang bagus, Anda tentu tidak ingin menimbulkan kesalahpahaman atau perselisihan mengenai ruang lingkup pekerjaan dan biaya terkait!
Menguraikan ketentuan pembayaran dengan jelas dalam faktur sangat penting untuk memastikan pemrosesan pembayaran dilakukan tepat waktu dan efisien. Ini harus mencakup tanggal jatuh tempo pembayaran, metode pembayaran yang diterima seperti kartu kredit atau pembayaran online, serta denda keterlambatan pembayaran atau biaya bunga yang mungkin dikenakan.
Terakhir, sertakan ucapan profesional dan pesan terima kasih dalam faktur videografi Anda. Ini menunjukkan penghargaan Anda terhadap bisnis klien dan membantu menjaga hubungan positif dengan mereka. Ucapan sederhana seperti "Terima kasih telah memilih kami untuk kebutuhan videografi Anda" dapat sangat membantu Anda dalam membangun kepercayaan dan loyalitas dengan klien.
Cara mengelola faktur videografi dengan Dropbox
Jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak faktur, melainkan membuatnya secara manual sebagai dokumen, Dropbox bisa menjadi alat yang berguna untuk menyimpan, mengatur, dan membagikan faktur Anda.
Dengan mengunggah faktur ke akun Dropbox Anda, faktur akan langsung tersinkronisasi ke seluruh perangkat Anda, memungkinkan Anda untuk dapat mengakses faktur kapan pun dan di mana pun Anda membutuhkannya. Berbagi dokumen dengan klien atau kolaborator menjadi mudah hanya dengan beberapa klik, menjadikan kolaborasi berjalan lancar dan efisien.
Dengan Kirim dan lacak, Anda akan mendapatkan keuntungan dari fitur pengiriman file seperti pelacakan keterlibatan, yang memungkinkan Anda memantau kapan klien telah melihat atau berinteraksi dengan dokumen yang Anda kirim. Hal ini dapat membantu Anda terus memantau proses penagihan dan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.
Mengelola dan mengirim faktur Anda dengan Dropbox berarti Anda mendapatkan akses ke alat dan fungsi canggih kami, seperti perlindungan kata sandi untuk file penting dan pengeditan PDF yang mudah sehingga Anda dapat menyesuaikan faktur sebelum mengirimkannya. Dengan begitu, Anda bisa tetap rapi, meningkatkan komunikasi bersama klien, dan pada akhirnya meningkatkan produktivitas serta efisiensi Anda sebagai seorang videografer lepas.
Pembuatan faktur videografi menjadi sederhana dengan Dropbox
Membuat dan mengirim faktur profesional tidak perlu terasa merepotkan. Dengan menggunakan Dropbox, Anda dapat menyederhanakan proses membuat, menyesuaikan, dan mengirimkan faktur. Dropbox berfungsi sebagai pusat terpusat untuk menyimpan, mengedit, dan membagikan faktur Anda, sehingga memudahkan Anda untuk mengelola keuangan dan mendapatkan bayaran tepat waktu.