Dropbox を活用して新たな生活パターンを確立

在宅勤務を始めたことで、日々の生活パターンがすっかり変わってしまったという人も多いでしょう。しかしこれは、毎日の生活を見直し、改善を図る絶好のチャンスです。ここでは、そのための Dropbox 活用法をご紹介します。

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仕事とプライベートの境目がかつてないほど曖昧になった今、いつ仕事が終わり、いつプライベートが始まるのか、線引きすることはとても難しくなっています。

リモート ワークでは、報酬を得るための仕事と日常生活のための家事を行ったり来たりしながら 1 日を過ごすことになります。やるべきことは次から次へ切れ目なしにやってきます。しかも、仕事用のプレゼンテーションの作成、突然始まった子供の自宅学習、プライベートな重要書類の整理など、違う種類の作業に同じスマートフォンやタブレット、ノート パソコンを使うケースも珍しくありません。

先行きを見通せず、多くの人が今までにないほど多様な役割を求められる中、生活の秩序を保つためにはどうすればよいのでしょうか。そこで、Dropbox の出番です。あらゆる種類のデジタル コンテンツをまとめて安全に保存、共有し、アクセスできる Dropbox なら、作業の内容が何であれ、すべての物事を整理して管理することができます。

ファイル、写真、ドキュメントを 1 か所に整理

効果的な自宅学習の方法を調べている。新しい仕事を探している。今必要なことは人それぞれだと思いますが、この機会に、今後必要になりそうなすべての情報を整理してしまいましょう。ファイル、写真、動画、ドキュメントをすべて 1 か所にまとめておけば、「あれがない、これがない」と探し回ることもなくなります。

  • 種類を問わず、あらゆるコンテンツを 1 か所で整理:Dropbox では、写真や一般的なファイル(PDF など)と、Google ドキュメントをはじめとするクラウド ドキュメントやウェブ ページへのショートカットを同じ場所に保存できます。さらに Dropbox Plus では、2 TB(2,000 GB)という大容量のストレージを利用できるので、リンクした全デバイスのあらゆる種類のコンテンツを保存できます。
  • ハード ドライブの容量を気にせず作業:Dropbox では、いつでもアクセスできるようファイルをローカルに保存できるほか、作業が終わったファイルをクラウドに保存してハード ドライブの容量を節約することもできます。
Dropbox で PDF を選択し、「オンラインのみ」に設定を変更している様子
  • 必要なファイルをすばやく検索:目的のファイルの保存場所がわからなくなってしまっても、ファイル内のキーワードで検索できます。Dropbox Plus なら、画像ファイル(JPG、JPEG、PNG、GIF)の内容で検索し、目的の画像をすばやく見つけることができます。
  • ドキュメントをスマートフォンから直接保存、整理、共有:ドキュメント スキャナー アプリを使うと、紙の文書をすぐにデジタル化し、かさばる資料を処分できます。ドキュメント スキャナーでは、スキャンの際に手早くファイル名を設定できるので、重要なドキュメントに「0013023.jpg」のような名前が付いてしまうことがなく、確定申告書と子供が描いた絵を簡単に区別できます。さらに Dropbox Professional なら光学文字認識(OCR)機能を利用できるため、ファイル名を忘れてしまっても、スキャンしたファイル中のテキストで検索できます。
  • 外出先でも重要なファイルにアクセス:Wi-Fi のない場所や携帯電話がつながらない場所でもファイルにアクセスできます。身分証明書や医療保険に関する情報を家に置き忘れて困った、という経験は誰にでもあるでしょう。Dropbox Plus のモバイル オフライン フォルダを使えば、指定したフォルダに含まれるすべてのコンテンツを自動で同期するよう設定できます。ダウンロードするファイルを個別に指定する必要はありません。このため、スマートフォンやタブレットでいつでも必要なドキュメントを閲覧できます。
  • モバイル デバイス上の写真や動画をアップロードして容量を節約:カメラアップロード機能を使うと、サイズの大きい画像ファイルをクラウドに保存して、スマートフォンの容量を節約できます。Dropbox モバイル アプリをダウンロードすれば、[カメラアップロード]をオンにするだけですぐに使い始めることができます。

つながりを保つ

数週間もの間、自宅にこもり続ける生活をしていると、孤独感が強くなったり、無力感に襲われたりするものです。しかし Dropbox があれば、どのコンテンツに誰がアクセスできるかを決めて、誰がいつどのコンテンツを見たかを確認できます。長時間の動画を送る、フォルダを共有する、プロジェクトの共同作業をする。Dropbox なら、どれも簡単に行うことができます。

たとえば保護者の方は、Zoom などのツールを使って自宅学習の授業を録画し、Dropbox のフォルダに保存して他の保護者と共有できます。コンテンツがどんどん増えていっても、整理整頓された 1 つの場所で共有の動画にアクセスできるので、誰にも手間はかかりません。

  • ファイルやフォルダ、ドキュメントを安全なリンクで共有:スマートフォン、タブレット、パソコンから、リンクを送ることができます。Dropbox に保存したファイルはすべて、シンプルなリンクで簡単に共有でき、iPhone、Android、Mac、Windows などデバイスの種類を問わずにアクセスできます。共有リンクを使用する場合でも、共有ファイルに対するアクセスを管理できます。リンクを受け取ったユーザーは、Dropbox アカウントを持っていなくてもファイルを閲覧またはダウンロードできますが、編集または削除することはできません。
  • 写真や動画を送信:メールでのファイルのやり取りは手軽ではありますが、添付できるサイズに制限がある、受信者がファイルを見たかどうかわからない、というデメリットがあります。Dropbox Transfer を使うと、誰にでも簡単、安全に大容量のファイル(Basic では 100 MB、Plus では 2 GB まで)を送ることができます。
  • 事前に録画した動画や画面録画でプレゼンテーション:Dropbox Capture を使うと、長時間に及ぶミーティングを設定する代わりに、録画した動画やスクリーンショットを簡単に共有できて便利です。手早く録画して重要な場面を強調した動画を、安全なファイル リンクでチーム メンバーに送付できます。
  • 家事やプライベートな活動を管理:Dropbox Paper では、すべてのタスクとタイムラインを、手早く更新できる 1 つのドキュメントで管理できます。また、離れた場所にいる友人との音楽活動芸術活動でのコラボレーションも簡単です。
Dropbox Paper で To-do リストやプライベートな活動の管理が簡単にできる
  • Dropbox Family プランの 1 つのアカウントで家族のつながりを保ち、コンテンツを共有:アカウントのメンバーはそれぞれ個人用のアカウントを所有し、共有の「ファミリー ルーム」フォルダで簡単にコンテンツを共有できます。このフォルダを使うと、写真や動画、ドキュメントに加え、パスワードも安全に集中管理できます。
  • 共有ファイルにアクセスしているユーザーを確認:閲覧者情報の機能を使うと、共有したファイルやドキュメントでの操作を確認し、必要に応じてフォローアップできます(自宅にいながら他のメンバーが作業中かどうかを確認することもできます)。
  • 共有リンクに有効期限を設定:共有リンクに有効期限を設定すると、特に重要なプライベートのドキュメントに対するアクセスを厳しく制限できます(一部のプランのみの機能です)。

高度なセキュリティ機能

すでに報道されているように、多くの人が在宅勤務をするようになり、オンラインで過ごす時間が増えたことで、フィッシング詐欺やハッキング攻撃が増加すると見込まれています。でもご安心ください。Dropbox は、最高水準のセキュリティと複数の保護レイヤー、ファイルを以前の状態に戻すための高度な機能を備えており、コンテンツはいつでも安全に保護されます

  • アプリケーションとインフラストラクチャの定期的なテストを実施:Dropbox では、セキュリティの脆弱性を調査するテストが定期的に実施されており、セキュリティを高めて攻撃を防止できるよう継続的な強化が行われています。
  • 公開ファイルに対するセキュリティ:公開ファイルも、リンクを知っているユーザーでなければアクセスできません。
 Dropbox で共有ファイルへのアクセスを許可する相手を管理できる
  • ログイン時のセキュリティを高める 2 段階認証セキュリティ コードを受け取る手段として、テキスト メッセージ、認証アプリ、または Yubikey などのハードウェアベースのトークンを選択できます。
  • デバイスの紛失または盗難時の対策も万全:遠隔削除機能を使って、デバイスが次回オンラインに接続したときに Dropbox のデータを削除し、デバイスをアカウントからログアウトさせることができます。
  • ファイルの編集や不注意による削除を元に戻す機能:Dropbox Plus プランで提供される Dropbox Rewind を使用すれば、30 日前までの任意のバージョンにファイルを戻すことができます。
  • ファイルの暗号化:Dropbox のファイルは、256 ビットの Advanced Encryption Standard(AES)で暗号化されます。
  • Dropbox サポートとの直接チャットで問題をすぐに解決:Dropbox Plus プランでは、お困りのことがある場合に、優先メールとチャットでサポートを受けることができます。

常にコンテンツを整理し、人とつながり、安全を維持

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