Vous connaissez le dilemme du créateur? Vous vous investissez corps et âme dans un projet. Vous avez pensé à tout, vous en soignez chaque détail, et pour vous, tout est parfait. Vient alors la partie la plus difficile : partager vos fichiers professionnels afin d’obtenir des avis pertinents d’un client ou d’un collègue.
En outre, nous savons tous que certains avis peuvent être très frustrants. Qui n’a jamais reçu un courriel avec une longue liste de commentaires d’un client, ou des avis donnés pêle-mêle dans Zoom par un membre de l’équipe, sans trace écrite? Même lorsqu’ils sont constructifs, les avis sont difficiles à intégrer à un projet lorsqu’ils ne sont pas transmis de la bonne manière.
Que vous montiez une vidéo de démonstration ou peaufiniez une présentation commerciale, vous devez tenir compte des commentaires de chacun avant de passer à l’étape suivante du projet. Et avec un processus de révision cohérent et reproductible, cela est bien plus simple pour tous les intervenants concernés. Quelques rajustements au niveau de votre processus suffiront à faire décoller vos résultats.
Dans ce guide, nous vous expliquerons comment partager plus efficacement vos fichiers professionnels avec votre équipe ou vos clients, et comment obtenir également de meilleurs avis.
Comment partager votre travail créatif avec les parties prenantes du projet
1. Soyez prévisible en partageant vos fichiers de la même manière à chaque fois
La cohérence est la base de tout bon processus. Mais ce n’est pas toujours évident à mettre en place, surtout lorsque vous partagez des fichiers créatifs volumineux. Les pièces jointes aux courriels ne peuvent dépasser une certaine taille. Et les versions papier sont un moyen infaillible de passer à côté d’éléments importants.
Vous avez besoin d’un moyen simple de partager vos ressources créatives, qui fonctionne chaque fois, quel que soit le format ou la taille du fichier. Ainsi, vous n’avez pas à tout réexpliquer à votre équipe à chaque nouvelle révision. Vos collaborateurs savent où trouver la version la plus récente de vos fichiers professionnels. Vous n’avez plus besoin de courir après les retardataires ou de partager à nouveau vos fichiers. Vous obtiendrez les avis dont vous avez besoin en toute simplicité.
Toutefois, un processus complexe peut créer plus de problèmes qu’il n’en résout, et il serait dommage de se retrouver en difficulté à cause de détails inutiles.
C’est pourquoi nous avons simplifié au maximum le partage d’œuvres créatives. Dropbox vous permet de partager des fichiers avec n’importe qui. C’est facile pour vous et vos réviseurs. Envoyez un catalogue photo complet ou un gros projet vidéo en quelques clics. Et fournissez des preuves de conception instantanément après chaque mise à jour.
Les réviseurs peuvent même annoter leurs commentaires directement dans Dropbox. Cela permet de conserver tout le contexte dont vous avez besoin (des avis à l’historique des versions d’un fichier) au même endroit.
2. Entraînez-vous jusqu’à trouver la bonne méthode
Chaque nouveau processus nécessite un temps d’apprentissage. Mais plus vous et vos collègues l’utilisez, plus il devient simple et efficace.
Vous pouvez commencer par y ajouter des règles. Établissez un plan de travail au début de chaque projet créatif et fixez le nombre de révisions. Et n’hésitez pas à imposer le format dans lequel vous souhaitez recevoir les avis, car c’est vous qui allez effectuer les modifications. Plus vous serez précis dans votre demande, plus vos collègues pourront vous aider.
En fin de compte, vos collaborateurs et vous partagez le même objectif : créer le meilleur contenu possible. Mais les meilleures intentions ne servent à rien si les avis ne sont pas transmis de la bonne manière. C’est pourquoi il est si important de simplifier et de normaliser votre processus de révision, et Dropbox peut vous y aider.
Vous pouvez ajouter une date d’expiration aux autorisations des liens partagés pour limiter les commentaires en retard. De même, vous pouvez donner à certains utilisateurs un accès en lecture seule pour jeter un coup d’œil et commenter sans les modifier. Et cerise sur le gâteau : des fonctionnalités, comme Envoyer et suivre peuvent vous indiquer qui a consulté un fichier et qui ne l’a pas consulté. Cette approche encourage chacun à donner son avis sans attendre.
Comment obtenir des avis utiles sur votre travail créatif
Personne ne connaît vos fichiers professionnels aussi bien que vous. Utilisez cela à votre avantage. Lorsque vous demandez des avis, expliquez à chaque réviseur ce que vous attendez de lui. Par exemple, demandez :
- À un rédacteur ou à un éditeur de vérifier la grammaire.
- À votre responsable de création de donner son avis sur la conception globale.
- À un responsable de compte si votre contenu répond aux exigences du client.
En adoptant cette approche proactive, vous évitez les commentaires inutiles. Vous obtenez ainsi des retours pertinents dans le domaine d’expertise de chacun.
Vous pouvez aussi bien adopter une approche prescriptive, à condition de donner des indications claires. Ne vous contentez pas de dire aux réviseurs où vous aimeriez recevoir leurs avis. Montrez-leur les sections pertinentes. Avec Dropbox, vous pouvez annoter des commentaires directement dans un fichier, puis les partager pour obtenir des avis. En ouvrant votre fichier, les réviseurs verront directement vos notes et vos annotations. Vous pouvez ajouter vos commentaires et vos questions pour un élément précis d’une image, d’une vidéo, d’un fichier de conception ou d’un document texte.Ainsi, les membres de votre équipe de projet sauront exactement où leurs commentaires auront le plus d’impact.
Bénéficiez d’un processus de révision simplifié et rationalisé avec Dropbox
La qualité d’un contenu créatif dépend de nombreux facteurs, et l’étape de révision est essentielle. Obtenir les bons avis peut propulser vos fichiers professionnels vers de nouveaux sommets.
Des avis confus ou peu clairs peuvent par contre paralyser un projet. La clé est d’aider vos réviseurs à vous aider. Ne craignez pas de demander exactement ce dont vous avez besoin.
Quand tout le reste échoue, donnez toujours l’exemple. Des outils, tels que le partage de fichiers Dropbox et les annotations vous aident à collaborer plus efficacement avec les parties prenantes du projet, à vous en tenir à un processus simple et à demander des avis là où vous en avez besoin.
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