So optimieren Sie Ihre Routinen mit Dropbox

Das Arbeiten im Homeoffice hat möglicherweise Ihren Alltag umgekrempelt, bietet aber auch eine hervorragende Gelegenheit, gewohnte Routinen zu hinterfragen und zu optimieren. So kann Dropbox Ihnen dabei helfen.

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Die Grenzen zwischen der Arbeit im Büro und im Homeoffice verschwimmen zusehends und manchmal ist es fast schwierig zu sagen, wo das Arbeitsleben beginnt und aufhört.

Den ganzen Tag pendeln Sie praktisch zwischen den Aufgaben, für die Sie bezahlt werden, und der Hausarbeit, für die Sie nicht bezahlt werden, die aber trotzdem erledigt werden muss. Von einer Minute zur nächsten können sich Ihre Pflichten überschneiden. Und nicht selten nutzen Sie auch noch dasselbe Telefon oder Tablet und denselben Laptop für völlig unterschiedliche Aufgaben – für die Präsentation im Job, für das Homeschooling, wie Sie es sich früher nie hätten vorstellen können, oder auch zum Sortieren wichtiger privater Unterlagen.

Wie können wir also in solch unsicheren Zeiten, in denen alle viel mehr Aufgaben bewältigen müssen als früher, das drohende Chaos abwenden? Dropbox hilft. Denn es funktioniert wie eine Zentrale, in der Sie alle Inhalte sicher speichern sowie organisieren und mit anderen teilen können – so behalten Sie alles unter Kontrolle, unabhängig davon, wie sehr Sie Ihr Vollzeitjob beansprucht.

Dateien, Fotos und Dokumente organisieren

Ob Sie sich gerade mit Homeschooling beschäftigen müssen oder nach einem neuen Job Ausschau halten, dies ist der perfekte Zeitpunkt, sich zu überlegen, auf welche Inhalte Sie in den kommenden Monaten regelmäßig zugreifen müssen. Wenn alle Ihre Dateien, Fotos, Videos und Dokumente an einem zentralen Ort auffindbar sind, sparen Sie sich das Suchen.

  • Verschiedene Arten von Inhalten an einem zentralen Ort organisieren. Fotos und klassische Dateien wie PDFs können problemlos neben Cloud-Dokumenten (wie aus Google Docs), Shortcuts, Websites und sonstigen Inhalten gespeichert werden. Mit Dropbox Plus erhalten Sie 2 TB (2.000 GB) Speicherplatz, also mehr als genug Raum für jeden beliebigen Content von all Ihren verbundenen Geräten.
  • Machen Sie sich unabhängig von Ihrer Festplatte. Mit Dropbox können Sie Dateien offline speichern, um jederzeit darauf zugreifen zu können, oder sie in die Cloud verschieben und Festplattenspeicher sparen.
Person, die in Dropbox auf eine PDF-Datei klickt und die Option „nur online“ auswählt
  • Sie finden jede Datei schnell, indem Sie nach Schlüsselwörtern in den Dokumenten suchen, falls Ihnen entfallen ist, wo Sie die Datei gespeichert haben. Mit Dropbox Plus können Sie in Bilddateien der Formate JPG, JPEG, PNG und GIF nach dem Bildinhalt suchen und so viel Zeit sparen.
  • Speichern, organisieren und teilen Sie Dokumente direkt von Ihrem Smartphone aus. Mit dem Dokumenten-Scanner können Sie Print-Dokumente mühelos in digitale Dateien umwandeln und so Ihren Papierstapel abbauen. Außerdem können Sie mit dem Dokumenten-Scanner die Dateien direkt benennen, während Sie scannen. So unterscheiden Sie auch leicht zwischen Ihren Arbeitsdokumenten und den Zeichnungen Ihrer Kinder, weil nicht alle gescannten Dokumente nur kryptische Namen wie „0013023.jpg“ haben. Sollten Sie den Dateinamen vergessen, können Sie mit Dropbox Professional dank OCR (Optical Character Recognition) sogar nach Text innerhalb der Scans suchen.
  • Greifen Sie auch unterwegs auf alle wichtigen Dokumente zu – selbst ohne WLAN und Mobilfunknetz. Haben Sie Ihren Personalausweis oder Ihre Gesundheitskarte zu Hause vergessen? Mit den Offline-Ordnern auf Mobilgeräten können Dropbox Plus-Nutzer einen kompletten Ordner auswählen, dessen Inhalte dann automatisch synchronisiert werden – ohne einzelne Dateien für den Download markieren zu müssen – sodass Sie jederzeit von Ihrem Smartphone oder Tablet auf diese Dateien zugreifen können.
  • Laden Sie Fotos und Videos von Ihren Mobilgeräten hoch, um Speicherplatz freizugeben. Mit dem Feature Kamera-Uploads können Sie Bilder in die Cloud hochladen und sie dann vom Mobilgerät löschen. Aktivieren Sie einfach Kamera-Uploads, nachdem Sie die mobile Dropbox-App heruntergeladen haben, und starten Sie durch.

Immer gut vernetzt

Wenn wir wochenlang isoliert zu Hause arbeiten, fällt es immer schwerer, sich vernetzt zu fühlen und alles unter Kontrolle zu behalten. Mit Dropbox können Sie frei entscheiden, wer auf Ihre geteilten Inhalte Zugriff hat und auch hinterher nachsehen, wer wann was angesehen hat. Ob Sie lange Videos senden, Ordner freigeben oder mit anderen gemeinsam an einem Projekt arbeiten möchten, Dropbox macht es Ihnen leicht.

Eltern können mit Anwendungen wie Zoom Homeschooling-Sitzungen aufzeichnen, diese in Ordnern ablegen und mit anderen Eltern teilen. Insbesondere, wenn Sie viele Inhalte haben, macht ein gut organisierter, zentraler Ort für den Zugriff auf freigegebene Videos allen Beteiligten das Leben leichter.

  • Teilen Sie Ihre Dateien, Ordner und Dokumente über sichere Links, die Sie von Ihrem Telefon, Tablet oder Computer versenden können. Sie können jede in Dropbox gespeicherte Datei schnell über einen simplen Link teilen und sie ist dann von jedem gerät aus abrufbar, ob Sie nun ein iPhone, ein Android-Gerät, einen Mac oder einen PC nutzen. Mit der Linkfreigabe behalten Sie die Kontrolle über alle Dateien, die Sie teilen. Die Empfänger können die Datei ansehen oder eine Kopie herunterladen – auch wenn sie selbst kein Dropbox-Konto besitzen – und Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Ihre Originaldatei verändert oder gar gelöscht werden könnte.
  • Versenden Sie Foto- oder Videosammlungen. Das Versenden von Dateien per E-Mail ist einfach, aber für Anhänge gelten Größenbeschränkungen. Außerdem erfahren Sie nicht, ob die Empfänger die Dateien geöffnet haben. Mit Dropbox Transfer können Sie schnell und sicher große Dateien senden, mit bis zu 100 MB mit dem Basic-Abo und bis zu 2 GB mit Plus.
  • Präsentieren Sie mit voraufgezeichneten Videos und Bildschirmaufnahmen. Mit Dropbox Capture können Sie aufgezeichnete Videos und Screenshots teilen, anstatt langatmige Meetings zu organisieren. Erstellen Sie einfach Bildschirmaufzeichnungen von den wichtigsten Punkten und senden Sie diese über einen sicheren Dateilink an Ihr Team.
  • Meistern Sie spielend Ihre privaten Verpflichtungen und persönlichen Projekte. Mit Dropbox Paper behalten Sie den Überblick über alle Ihre ToDos und Termine in einem übersichtlichen Dokument. Außerdem können Sie in Paper gemeinsam mit Freunden an Musik- und Kunstprojekten arbeiten, auch, wenn sie gerade nicht in der Nähe sind.
Dropbox Paper macht es Ihnen leicht, To-do-Listen und persönliche Projekte zu managen.
  • Bleiben Sie jederzeit mit Ihrer Familie in Kontakt und teilen Sie Inhalte, mit dem gemeinsamen Dropbox Family-Abo. Alle Mitglieder haben jeweils ihr eigenes privates Konto, von dem aus sie Inhalte im gemeinsamen Ordner „Familienbereich“ teilen können. Dieser Ordner ist ein zentraler und sicherer Ort für Fotos, Dokumente und sogar für das Passwort-Management.
  • Sie können sehen, wer auf Ihre freigegebenen Dateien zugreift. Mit der Funktion Betrachterinfo können Sie beobachten, was mit Ihren Dateien und Dokumenten geschieht und bei Bedarf darauf reagieren (oder sich auch nur darüber freuen, dass es Bewegung in Ihrem virtuellen Wohnzimmer gibt).
  • Ablaufdatum für geteilte Links festlegen: Die Option, Links mit einem Ablaufdatum zu versehen, gibt ihnen zusätzliche Kontrolle, wenn Sie den Zugriff auf wichtige Dokumente begrenzen möchten (verfügbar für ausgewählte Tarife).

Rundum sicher

Wie Sie in der jüngsten Berichterstattung wahrscheinlich schon gelesen haben, sind Phishing und Hackerangriffe häufiger geworden, seitdem so viele Menschen täglich von zu Hause aus arbeiten und für viele Stunden online sind. Mit seinen erstklassigen Sicherheitsmechanismen, dem mehrstufigen Schutz und erweiterten Funktionen zum Zurücksetzen garantiert Dropbox volle Sicherheit für Ihre Inhalte.

  • Alle unsere Anwendungen und unsere Infrastruktur werden regelmäßig auf Schwachstellen getestet und optimiert, um die Sicherheit zu erhöhen und sie vor Cyberangriffen zu schützen.
  • Öffentliche Dateien sind nur für Personen sichtbar, die einen entsprechenden Link haben.
 Mit Dropbox behalten Sie unter Kontrolle, wer auf ihre freigegebenen Dateien zugreifen darf
  • Zweistufige Überprüfung ist für eine zusätzliche Sicherheitsebene beim Login verfügbar. Sie können auswählen, ob Sie Sicherheitscodes per SMS, eine Authentifikator-App oder ein Hardware-Token wie Yubikey verwenden möchten.
  • Gerät verloren oder gestohlen? Kein Problem! Mit der Remote-Löschfunktion für Geräte können Sie alle Ihre Dropbox-Daten löschen und das Gerät automatisch von Ihrem Konto abmelden lassen, sobald es das nächste Mal online ist.
  • Setzen Sie Änderungen und versehentliche Löschvorgänge zurück. Mit Dropbox Rewind (im Dropbox-Plus-Abo enthalten) können Sie Dokumente in jeder beliebigen Version der letzten 30 Tage wiederherstellen.
  • Dateien werden verschlüsselt – nach dem 256-Bit Advanced Encryption Standard (AES)
  • Im Chat mit dem Dropbox-Support können Sie jeden Zweifel schnell ausräumen. Mit einem Dropbox Plus-Abo erhalten Sie vorrangigen Support per E-Mail und Chat, wenn Sie Unterstützung benötigen oder eine Frage haben.

Immer organisiert, vernetzt und sicher

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