如何使用「智慧同步」管理工作團隊的儲存空間

有人在筆電上使用智慧同步功能

若您負責管理工作團隊的 IT 業務,應會體認到全新的工具和功能有多讓人五味雜陳。當然,新的工作項目管理軟體可能有助於讓一切保持有條不紊,但工作團隊仍必須學習應用程式的運作方式。沒錯,新的檔案管理系統可能會增進工作團隊生產力,但您必須先瞭解所有功能,才能教導別人。


您所肩負的工作職責已十分沉重,因此我們設計出「智慧同步」功能,在工作團隊感到熟悉自在的環境下,按照您的工作方式來處理各種工作。以下說明「智慧同步」如何協助您的工作團隊減輕負擔,而無須為了學習新功能感到煩擾。

1. 為工作團隊取回 GB 容量

假設您工作團隊成員的個人硬碟儲存空間容量已塞滿,雖然他們明白可將檔案從電腦移至另一個裝置或雲端服務,但此手動程序會干擾到日常工作流程,而處理檔案意味著一場惡夢的到來。

「智慧同步」有助於免除這種手動程序。一旦您啟動「智慧同步」(適用於 Dropbox Business 客戶的搶先體驗功能),工作團隊只要輕鬆點選,便可自由地將檔案或資料夾標示為僅供線上存取的儲存空間。每位工作團隊成員皆可在適當時機,按照自己的步調來重新取回硬碟儲存空間的 GB 容量。最棒的是,「智慧同步」功能無須由您 (管理員) 執行額外的管理或儲存空間整理工作。您只需要開啟這項功能即可。

2. 免除額外的培訓或新工作流程

您的工作團隊成員想要更多空間並降低儲存干擾,但另一方面,他們對於目前現有的工作方式已感到滿意。他們表示只要無須改變目前的工作流程,就願意忍受各種可能的不便。

「智慧同步」功能非常符合這些需求。「智慧同步」功能是根據工作團隊現有的檔案整理方式所建置,專為能直接在團隊成員的桌面上工作而設計。無須透過新資料夾、新工作流程,或個別視窗來釋放空間。啟動「智慧同步」後,工作團隊的檔案就會正常顯示,如同在「檔案總管」或已使用的 Finder 視窗中一樣。

3. 無須擔憂現場管理或軟體更新作業

擁有讓工作團隊滿意的儲存系統後,您仍然必須執行現場管理作業,確保所有人的電腦皆維持最新狀態。若您使用內部解決方案,代表您可能需要更頻繁地奔走於伺服器機房,或是取得實體設備的簽到表。即便是使用雲端型工具,您有時仍必須強制執行軟體更新,確認所有人的裝置皆與最新解決方案相容。

「智慧同步」可免除以上所有問題。執行儲存空間管理作業就像在桌面上標示檔案一樣簡單,您再也無須在各個伺服器之間移動文件,或是使用隨身碟來護送檔案。此外,「智慧同步」是專為在 macOS 和 Windows 上運作所設計 (甚至包括數個舊版作業系統),因此無論工作團隊成員的電腦更新狀態為何,皆可為您的工作團隊立即運作。

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