面臨挑戰
- 雖然員工在遠端工作,Cully Automation 仍然以電子郵件和信件傳送要簽署的合約及文件
- 這不僅很花錢、浪費員工寶貴的時間,還很難保障簽署流程的安全
解決方法
- 在使用 Dropbox 長達 10 年後,Cully Automation 開始透過部署 Dropbox Sign 打造簡化的工作流程,方便員工建立、協作、傳送並簽署合約
影響
- Cully Automation 可以安全地分享、簽署並儲存發票、合約和機密文件,搭配具備時間標記的稽核紀錄和自動提醒功能,確保他們不會遺忘任何事,並讓成交速度提升 50%
採用 Dropbox 和 Dropbox Sign 是我們公司成長及成功的關鍵,如果當初沒有採用,就無法達成如今的高效率及生產力。
Cully Automation 是一間愛爾蘭的工程公司,服務內容從設計及安裝到大規模的流程自動化都有。他們的工作團隊專門負責愛爾蘭重要供水服務的規劃、建設、自動化及維護。
Cully Automation 已多年仰賴 Dropbox 管理現場及辦公室團隊間的協作。但在 COVID-19 疫情爆發後,工作團隊需要一個解決方案,讓合約簽署也能採用即時協作的方式。這個解決方案還需要考量低頻寬工地的工作團隊,他們需要在離線狀態更新資訊,並在恢復連線後進行同步。
與 Dropbox Sign 相遇
由於每位訪客及員工都需要完成復工調查,並在進入工址前,正式聲明自己沒有 COVID-19 症狀,使得列印、簽署及收集紙本表單的傳統方式顯得耗時又花錢。再加上需要定期簽署並更新的重要健康與安全文件、風險評估及工傷報告,這表示公司有大量的紙本記錄要處理,還會造成行政流程不必要的延宕。
為了讓員工、訪客及承包商都能遠端簽署文件及聲明書,Cully Automation 轉而選擇 Dropbox Sign 及 Dropbox。這讓他們能夠在人員進出的各個工址及辦公室,即時建立、簽署並安全儲存具法律效力的文件。更重要的是,設置過程既快速又簡單,團隊只需要幾天就能開始享受新技術帶來的便利。
Dropbox 和 Dropbox Sign 同心協力,建立全球首見的嵌入式文件數位簽署及儲存空間解決方案,這讓我們很快就決定採用 Dropbox Sign。
使用 Dropbox Sign 前 | 使用 Dropbox Sign 後 | |
過度依賴電子郵件 簽署完成的文件會以電子郵件回傳,很難追蹤及管理文件的最新版本。 |
→ | 內部協作獲得改善 Dropbox Sign 能自動傳送、簽署常見的文件 (如聲明書或合約),並歸檔到正確的資料夾。 |
簽訂流程耗時且容易延誤 合約必須郵遞寄送,或需要簽署人親自到辦公室,流程因此多了好幾天不必要的延誤。 |
→ | 輕鬆的簽訂流程 員工現在簽署合約只需要幾秒鐘,不僅加快工作流程,還能讓員工更快、更輕鬆地完成份內工作。 |
浪費時間親自提醒 工作團隊需要親自追討尚未簽署的文件,佔用他們處理重要工作的寶貴時間。 |
→ | 自動提醒 Dropbox Sign 會自動通知所有簽署人有尚未簽署的文件,輕鬆追蹤誰已在何時簽署。 |
難以保護簽署流程安全 簽署的文件以郵遞或電子郵件寄送,難以確保流程的安全性及文件的法律效力。 |
→ | 安全的數位簽署 透過具時間標記的稽核紀錄及身分驗證功能,可以安全共享及簽署文件,並取得具法律效力的稽核紀錄。 |
透過 Dropbox 及 Dropbox Sign 促進協作並加強安全
隨著採用度提高,COVID-19 聲明流程的速度及準確性得到改善,Cully Automation 的財務、人資及合約團隊也選擇使用相同的工作流程。現在,不管是開立發票、招募人才或簽署合約,都是透過 Dropbox 及 Dropbox Sign 管理。
這些工具為 Cully Automation 所有部門建立單一的共同空間,協助他們有效管理文件。從專案開始到執行的所有文件,都能透過 Dropbox 及 Dropbox Sign 安全儲存在可輕鬆存取的位置,提升團隊協作並促進即時資訊更新。
我無法想像沒有 Dropbox 或 Dropbox Sign 的日子,這些工具對我們的工作而言不可或缺。從事前資格審查、投標到售後服務,這些產品已深植在整個業務流程中。