與創意機構合作應該是件愉快的事，就如各位合作產出的最終成品一樣美好，不過要是您得趕著處理文書、意見回饋、素材及狀態更新，這就可能會妨礙成品交付進度，讓人難以放心接手進行下一個工作項目。
以下提供五種方式，說明 Dropbox 如何協助工作團隊擺脫最棘手的合作絆腳石，協助您營造更愉快的夥伴關係和並發揮傑出創意。
1. 加速文書處理
承認吧，行銷活動會遇上的大部分困難，都是因為截止日期太過緊迫逼人。固然工作團隊可以準時完成，但機構得先簽署文件、自由工作者必須確認費率，而人才必須先簽署 NDA 才能發揮徹底發揮長才。
為避免文書作業延遲時程，您可嘗試 Dropbox Sign 的電子簽章功能。為推動合約進度，您可透過內建提醒工具 (而非手機或電子郵件標籤)，讓各方都能隨時隨地使用任何裝置快速簽署。只要省去下載、簽署、重新附上 PDF 的麻煩流程，就能讓日理萬機的相關人士在被其他要事耽擱之前，輕鬆點按幾下就能完成簽署。相較於傳統紙本合約，電子簽章可將簽署合約的速度提升達 80%。
若您有經常使用的協議，也可考慮設立範本，這種重複的通用表單只要設定一次，即可輕鬆傳送給新的合作夥伴。無論您是每年、每月部署幾家或十幾家新的承包商，都一定能發現行政效率的長足進步。
2. 簡化審核
在會議室中審核畫架上創意作品的日子，早已一去不復返。如今的創意素材視專案的性質，能以各種格式和尺寸出現在您的收件匣中。
您不必再忙著購買新軟體才能審核作品，也不必花 20 分鐘下載一份充滿動畫的檔案。只要請您的機構合作夥伴使用 Dropbox 共享他們的簡報，您就能使用連結直接存取。
有了 Dropbox，你就可以在雲端上檢查 PSD 和 PDF 等各種創意檔案類型，並直接在檔案上留言，提供清楚的意見。如果您要審核影片和音訊專案，也可嘗試使用 Dropbox Replay，大家便能利用時間碼留言或註解功能在同部影片加上標記，讓所有團隊成員掌握最新進度。
3. 在單一位置集中管理素材
在多通路行銷專案中追蹤所有必要素材，可能會令人頭昏腦轉。如果您正在製作社群廣告或橫幅廣告，則可能會有無邊無際的素材尺寸清單。要是您進行橫跨多個市場的工作，則翻譯只會增加您要成品交付的業務量。
在專案開始時，只要您依照平台、尺寸和類型建立每項交付作業的明確檢查清單，讓團隊不再困惑。接下來，提供單一位置，讓機構上傳所有的素材，並將素材整理於符合檢查清單的資料夾和子資料夾。
如果檔案遺失且需要還原，Dropbox 會備份已刪除的檔案。到了要使用的時候，一切皆可進行如舊。
4. 將會議從行事曆上移除
與您的機構合作夥伴定期確認進度，正是清楚溝通的關鍵，但如果您的時間表充斥著內外部會議，那您可能就沒時間完成真正需要處理的工作。同時，透過電子郵件分享複雜的意見，可能衍生誤解，或導致後續得透過電話跟進並釐清模糊的看法。
您可每週二至三次預先安排與機構的「辦公時間」，審核進行中的工作，如此一來您就能空出行事曆上的時間，而您和機構便能在固定時段一同專注於工作上，無須在空檔中擠出短暫會議時間。
如果工作量超出時間範圍，或是機構無法配合，您可透過 Dropbox Capture 的螢幕錄影和影像訊息分享意見。您可以討論您的意見並新增標記，而機構可以在有空的時候觀看影片。若採用非同步會議，即使合作者可能在不同時區也能獲益，現在他們不需要晚餐後進行第 3 次的意見通話了。
5. 即時分享狀態更新
當您兼顧多個不同階段的機構專案時，可能會覺得您的「狀態」腦力過度消耗。雖然您的機構可能會每天或每週傳送狀態電子郵件讓您掌握最新情況，但信件很容易就埋沒在您的收件匣中，得等到您終於有空時才能查找跟進。
只要善用雲端優勢並線上建立狀態文件，您的內外部團隊就都能更新最新資訊。當您將文件保存在 Dropbox 時，您便能查看機構團隊上次變更的時間，並檢視版本更改紀錄以確認更新內容。
這項系統也能幫助其他內部人員更容易進入專案狀況。無論他們是支援您或只是在您休假時代班，您都可以簡單分享連結讓他們存取。您可能不會時時刻刻都知道每項專案的情況，但您永遠知道要去哪裡快速確認專案狀態。
