如何利用智能同步管理团队的存储空间

一人正在自己的笔记本电脑上使用智能同步

如果您是团队的 IT 管理负责人,就肯定知道新的工具和功能会带来多少优势与挑战。诚然,新的任务管理软件能够帮助您确保工作井然有序,但是您的团队也必须学习如何使用新的软件。新的文件管理系统固然可以提升团队的工作效率,但您需要了解其所有功能,然后再培训团队其他成员如何使用这些功能。


但您手上的工作已经让您分身乏术。这正是我们设计智能同步的原因,即让您和您的团队能够继续在已经熟悉和习惯的场景中工作,无需改变现有工作方式。下文介绍智能同步如何为团队释放存储空间,帮助他们摆脱学习新功能的压力。

1. 帮助团队恢复 GB 级存储空间

假设团队成员的个人硬盘空间已经趋于饱和。虽然他们知道可以将文件从自己的电脑移动到另一台设备或云服务中,但这种手动过程会中断他们的日常工作流。如何有效管理这些文件成为一道难题。

智能同步可以帮助您摆脱这种手动过程。从激活智能同步(针对 Dropbox Business 客户推出的预先体验功能)的那一刻起,只需点击几下,您的团队即可将文件或文件夹标记为仅限在线存储。每个团队成员都可以按照自己的节奏,适时回收 GB 级的硬盘空间。最棒的是,智能同步不需要管理员进行额外管理或存储空间组织。您只需启用该功能即可。

2. 无需进行额外培训或创建新工作流

您的团队成员希望获得更多存储空间,减少存储限制带来的干扰,除此之外,他们对现有工作方式很满意。他们表示愿意忍受这种不便,只要不要求他们改变当前工作流。

而智能同步能够帮助您解决这个问题。智能同步可以直接在团队成员的桌面上工作,它建立在团队的文件已有的组织方式之上。无需用新文件夹、新工作流、单独窗口来释放空间。激活智能同步后,团队的文件将与往常一样,显示在已使用的同一文件资源管理器或 Finder 窗口中。

3. 无需担心现场管理或软件更新

为团队成员部署合适的存储系统后,您通常还需要考虑现场管理问题,以及每个团队成员的设备更新问题。如果使用的是内部解决方案,您可能需要频繁出入服务器机房或迁入迁出物理设备。即使使用的是基于云的工具,您通常也不得不强制执行软件更新,以确保每个人的设备都能与最新解决方案兼容。

智能同步可以避免所有这些问题。您只需在桌面上标记文件,即可轻松实现存储管理,而无需在服务器之间移动文档或使用 U 盘移动文件。而且,由于智能同步同时支持 macOS 和 Windows(甚至还支持几个较旧的操作系统),因此,无论团队成员是否对设备进行了更新,都能使用这一功能。

如果您已经是 Dropbox Business 客户,可以立即注册预先体验,抢先试用智能同步功能。尚未注册?您可以免费试用 Dropbox Business 30 天

帮助您的团队随时随地访问所有文件。

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