Cully Automation 如何使用 Dropbox 处理合同

挑战

Cully Automation 是一家爱尔兰工程公司，提供从设计和安装到大规模流程自动化的一切服务。该团队专门在爱尔兰从事关键供水服务的规划、建设、自动化和维护。

Cully Automation 多年来一直依靠 Dropbox 来管理现场和办公团队之间的协作。但是，当新冠疫情来袭时，该团队需要一种可将这种实时合作扩展到合同签署的解决方案。尽管员工远程办公，Cully Automation 仍然依靠电子邮件和信件发送合同和文件以供签名；这不仅要花费金钱，浪费宝贵的员工时间，并且很难保证签名过程的安全。

该解决方案还必须考虑来自低带宽区域的现场工作团队—他们需要进行离线更新，恢复连接后，这些更新可在稍后同步。

解决方案

由于每位访客和员工都需要完成返岗调查，并在进入现场之前需出具其并无任何新冠症状的正式文件，传统的打印、签署和收集纸质表格的方法变得非常耗时，且会产生高昂的成本。此外，还需要定期签署和更新重要的健康和安全文件、风险评估和伤害报告，这意味着公司正在处理大量的书面跟踪和不必要的行政延误。

为了使员工、访问者和承包商能够远程签署文档和声明，Cully Automation 转而使用 Dropbox Sign 和 Dropbox。这使公司能够为实时进入的每个不同站点和办公室创建、签署并安全存储具有法律约束力的文档。更重要的是，设置简单快捷，这意味着团队在短短几天内就开始受益于这项新技术。

结果

随着采用水平的提高以及新冠疫情申报流程速度和准确性的提高，Cully Automation 的财务、人力资源和合同团队选择采用类似的工作流程。现在，从开票、招聘到签约的所有内容都通过 Dropbox 和 Dropbox Sign 进行管理。

这些工具一起为 Cully Automation 的所有部门创建了一个可有效管理文档的统一空间。从项目启动到实施，Dropbox 和 Dropbox Sign 确保所有文档安全地保存在一个易于访问的位置，从而实现更好的协作和实时更新。