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Cully Automation 如何使用 Dropbox 处理合同

远程办公给一家工程公司的手动文档管理流程带来了很大的压力。但有了 Dropbox 和 Dropbox Sign,Cully Automation 在这方面取得了长足进步。

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面临的挑战

  • 尽管有员工远程办公,Cully Automation 仍然依靠电子邮件和信件发送合同和文件以供签字
  • 这耗费金钱,也浪费了员工的宝贵时间,并且签名过程难以得到安全保证

解决方案

  • Cully Automation 已经使用 Dropbox 有 10 年的时间,现在又部署了 Dropbox Sign,为员工创建、协作处理、发送和签署合同创建简化的工作流程

影响

  • 使用带有时间标记的审计跟踪和自动提醒,确保不会出现任何遗漏,使得发票、合同和敏感文档实现了安全共享、签署和存储,并使 Cully Automation 的交易完成速度提高了 50%

采用 Dropbox 和 Dropbox Sign 是我司发展和成功的关键,两者为我司提供了极高的效率和生产力。

David Cully,Cully Automation Ltd 总经理

Cully Automation 是一家爱尔兰工程公司,提供从设计和安装到大规模流程自动化的一切服务。该团队专门在爱尔兰从事关键供水服务的规划、建设、自动化和维护。

Cully Automation 多年来一直依靠 Dropbox 来管理现场和办公团队之间的协作。但是,当新冠疫情来袭时,该团队需要一种可将这种实时合作扩展到合同签署的解决方案。该解决方案还必须考虑来自低带宽区域的现场工作团队—他们需要进行离线更新,恢复连接后,这些更新可在稍后同步。

Dropbox Sign 之旅

由于每位访客和员工都需要完成返岗调查,并在进入现场之前需出具其并无任何新冠症状的正式文件,传统的打印、签署和收集纸质表格的方法变得非常耗时,且会产生高昂的成本。此外,还需要定期签署和更新重要的健康和安全文件、风险评估和伤害报告,这意味着公司正在处理大量的书面跟踪和不必要的行政延误。

为了使员工、访问者和承包商能够远程签署文档和声明,Cully Automation 转而使用 Dropbox Sign 和 Dropbox。这使公司能够为实时进入的每个不同站点和办公室创建、签署并安全存储具有法律约束力的文档。更重要的是,设置简单快捷,这意味着团队在短短几天内就开始受益于这项新技术。

Dropbox 和 Dropbox Sign 共同创建了世界领先的嵌入式文档电子签名和存储解决方案,采用 Dropbox Sign 的决定非常简单。

David Cully,Cully Automation Ltd 总经理
采用 Dropbox Sign 之前   采用 Dropbox Sign 之后
过度依赖电子邮件
文档通过电子邮件签名并返回,因此难以对最新版本进行管理。
内部协作得到改善
Dropbox Sign 可将声明或合同等常见文档自动发送、签署和归档到正确的文件夹中。
耗时签核导致延迟
合同必须通过邮寄方式发送,或要求签字人到办公室,为流程增加了不必要的延迟天数。
轻松签核
现在,员工可以在几秒钟内签署合同,从而加快工作流程,并让员工更快地完成他们需要做的事情。
人工提醒浪费时间
团队不得不手动追查缺失的签名,这占用了完成更重要任务的宝贵时间。
自动提醒
Dropbox Sign 会自动通知忘记签名的所有签名人,从而便于跟踪哪些人在何时签署了什么文档。
难以保证签名过程的安全性
通过邮寄和电子邮件发送文档进行签署,很难确保这一流程安全且具有法律约束力。
安全电子签名
使用带有时间标记的审计跟踪和基于角色的身份验证,可以安全地共享和签署文档,并提供具有法律约束力的审计跟踪。

通过 Dropbox 和 Dropbox Sign 增强协作和安全性

随着采用水平的提高以及新冠疫情申报流程速度和准确性的提高,Cully Automation 的财务、人力资源和合同团队选择采用类似的工作流程。现在,从开票、招聘到签约的所有内容都通过 Dropbox 和 Dropbox Sign 进行管理。

这些工具一起为 Cully Automation 的所有部门创建了一个可有效管理文档的统一空间。从项目启动到实施,Dropbox 和 Dropbox Sign 确保所有文档安全地保存在一个易于访问的位置,从而实现更好的协作和实时更新。

我无法想象没有 Dropbox 或 Dropbox Sign 的生活,它对我们所做的一切都至关重要。从资格预审、招标到售后,这些产品贯穿于我们的整个商业周期。

David Cully,Cully Automation Ltd 总经理

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