面临的挑战
- 尽管有员工远程办公，Cully Automation 仍然依靠电子邮件和信件发送合同和文件以供签字
- 这耗费金钱，也浪费了员工的宝贵时间，并且签名过程难以得到安全保证
解决方案
- Cully Automation 已经使用 Dropbox 有 10 年的时间，现在又部署了 Dropbox Sign，为员工创建、协作处理、发送和签署合同创建简化的工作流程
影响
- 使用带有时间标记的审计跟踪和自动提醒，确保不会出现任何遗漏，使得发票、合同和敏感文档实现了安全共享、签署和存储，并使 Cully Automation 的交易完成速度提高了 50%
采用 Dropbox 和 Dropbox Sign 是我司发展和成功的关键，两者为我司提供了极高的效率和生产力。
Cully Automation 是一家爱尔兰工程公司，提供从设计和安装到大规模流程自动化的一切服务。该团队专门在爱尔兰从事关键供水服务的规划、建设、自动化和维护。
Cully Automation 多年来一直依靠 Dropbox 来管理现场和办公团队之间的协作。但是，当新冠疫情来袭时，该团队需要一种可将这种实时合作扩展到合同签署的解决方案。该解决方案还必须考虑来自低带宽区域的现场工作团队—他们需要进行离线更新，恢复连接后，这些更新可在稍后同步。
Dropbox Sign 之旅
由于每位访客和员工都需要完成返岗调查，并在进入现场之前需出具其并无任何新冠症状的正式文件，传统的打印、签署和收集纸质表格的方法变得非常耗时，且会产生高昂的成本。此外，还需要定期签署和更新重要的健康和安全文件、风险评估和伤害报告，这意味着公司正在处理大量的书面跟踪和不必要的行政延误。
为了使员工、访问者和承包商能够远程签署文档和声明，Cully Automation 转而使用 Dropbox Sign 和 Dropbox。这使公司能够为实时进入的每个不同站点和办公室创建、签署并安全存储具有法律约束力的文档。更重要的是，设置简单快捷，这意味着团队在短短几天内就开始受益于这项新技术。
Dropbox 和 Dropbox Sign 共同创建了世界领先的嵌入式文档电子签名和存储解决方案，采用 Dropbox Sign 的决定非常简单。
| 采用 Dropbox Sign 之前 | 采用 Dropbox Sign 之后 | |
| 过度依赖电子邮件 文档通过电子邮件签名并返回，因此难以对最新版本进行管理。 |
→ | 内部协作得到改善 Dropbox Sign 可将声明或合同等常见文档自动发送、签署和归档到正确的文件夹中。 |
| 耗时签核导致延迟 合同必须通过邮寄方式发送，或要求签字人到办公室，为流程增加了不必要的延迟天数。 |
→ | 轻松签核 现在，员工可以在几秒钟内签署合同，从而加快工作流程，并让员工更快地完成他们需要做的事情。 |
| 人工提醒浪费时间 团队不得不手动追查缺失的签名，这占用了完成更重要任务的宝贵时间。 |
→ | 自动提醒 Dropbox Sign 会自动通知忘记签名的所有签名人，从而便于跟踪哪些人在何时签署了什么文档。 |
| 难以保证签名过程的安全性 通过邮寄和电子邮件发送文档进行签署，很难确保这一流程安全且具有法律约束力。 |
→ | 安全电子签名 使用带有时间标记的审计跟踪和基于角色的身份验证，可以安全地共享和签署文档，并提供具有法律约束力的审计跟踪。 |
通过 Dropbox 和 Dropbox Sign 增强协作和安全性
随着采用水平的提高以及新冠疫情申报流程速度和准确性的提高，Cully Automation 的财务、人力资源和合同团队选择采用类似的工作流程。现在，从开票、招聘到签约的所有内容都通过 Dropbox 和 Dropbox Sign 进行管理。
这些工具一起为 Cully Automation 的所有部门创建了一个可有效管理文档的统一空间。从项目启动到实施，Dropbox 和 Dropbox Sign 确保所有文档安全地保存在一个易于访问的位置，从而实现更好的协作和实时更新。
我无法想象没有 Dropbox 或 Dropbox Sign 的生活，它对我们所做的一切都至关重要。从资格预审、招标到售后，这些产品贯穿于我们的整个商业周期。
