วิธีจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของทีมด้วยสมาร์ทซิงค์

คนกำลังใช้สมาร์ทซิงค์บนแล็ปท็อปของตัวเอง

หากคุณจัดการด้านไอทีให้กับทีม คุณจะรู้ว่าเครื่องมือและคุณสมบัติใหม่ๆ อาจเป็นดาบสองคมได้มากเพียงใด แน่นอนว่า ซอฟต์แวร์ด้านการบริหารจัดการงานใหม่ๆ อาจช่วยให้คุณมีระเบียบอยู่เสมอ แต่ทีมของคุณก็ยังต้องเรียนรู้วิธีการทำงานของแอปพลิเคชัน และจริงอยู่ที่ระบบจัดการไฟล์ใหม่ๆ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมได้ แต่คุณจำเป็นต้องเข้าใจคุณสมบัติทั้งหมดก่อน แล้วจึงไปสอนคนอื่น


คุณมีงานล้นมืออยู่แล้ว นี่จึงเป็นเหตุผลที่เราออกแบบสมาร์ทซิงค์ขึ้นมาให้มีการทำงานในแบบที่คุณทำงานอยู่แล้ว รวมถึงอยู่ในจุดที่ทีมของคุณทำงานได้สะดวกสบายอยู่แล้วอีกด้วย ต่อไปนี้คือวิธีที่สมาร์ทซิงค์ช่วยเพิ่มพื้นที่ว่างให้กับทีมของคุณ โดยไม่ต้องปวดหัวกับการเรียนรู้คุณสมบัติใหม่ๆ

1. คืนพื้นที่หลายกิกะไบต์ให้กับทีมของคุณ

สมมติว่าสมาชิกในทีมของคุณใช้ฮาร์ดไดรฟ์ส่วนตัวจนเต็ม พวกเขารู้ว่าสามารถย้ายไฟล์ออกจากคอมพิวเตอร์ไปไว้ในอีกอุปกรณ์หนึ่งหรือไปยังการบริการคลาวด์ได้ แต่การดำเนินการนั้นก็เป็นกระบวนการที่ต้องทำด้วยตัวเองซึ่งรบกวนงานประจำวันของพวกเขา และการต้องโยกย้ายไฟล์ไปมาก็จะเริ่มกลายเป็นเรื่องชวนปวดหัว

สมาร์ทซิงค์ช่วยตัดกระบวนการที่ต้องทำด้วยตัวเองนี้ออก ทันทีที่คุณเปิดใช้งานสมาร์ทซิงค์ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่ลูกค้า Dropbox Business สามารถเข้าถึงได้ก่อนใคร ทีมของคุณก็จะสามารถเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์เพื่อย้ายไปเก็บไว้ในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลระบบออนไลน์เท่านั้นได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง สมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถกู้คืนพื้นที่ในฮาร์ดไดรฟ์หลายกิกะไบต์ได้ตามความสะดวกในเวลาใดก็ตามที่เห็นว่าเหมาะสม เหนือสิ่งอื่นใด สมาร์ทซิงค์ไม่จำเป็นต้องได้รับการจัดการหรือการจัดระเบียบพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติมจากคุณที่เป็นผู้ดูแลระบบ คุณเพียงแค่ต้องเปิดใช้งาน

2. ลืมเรื่องการต้องฝึกอบรมเพิ่มเติมหรือขั้นตอนการทำงานใหม่ๆ ไปได้เลย

สมาชิกในทีมของคุณต้องการพื้นที่มากขึ้นและต้องการเสียสมาธิกับพื้นที่จัดเก็บน้อยลง แต่นอกเหนือจากนั้นแล้ว ทีมก็พอใจกับวิธีการทำงานที่เป็นอยู่ในตอนนี้ สมาชิกทีมกล่าวว่าเต็มใจที่จะอดทนกับความยุ่งยากต่อไปตราบใดที่ไม่ต้องเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน

สมาร์ทซิงค์ยินดีที่จะให้ความช่วยเหลือตามคำขอ สมาร์ทซิงค์ที่ออกแบบมาให้ทำงานจากเดสก์ท็อปของสมาชิกในทีมได้โดยตรงจะเป็นการต่อเติมจากวิธีการจัดระเบียบไฟล์ของทีมอยู่แล้ว โดยไม่มีการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ ไม่มีขั้นตอนการทำงานใหม่ ไม่จำเป็นต้องมีหน้าต่างแยกต่างหากเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่าง เมื่อเปิดใช้งานสมาร์ทซิงค์ ไฟล์ของทีมจะปรากฏขึ้นเหมือนกับที่ปรากฏตามปกติ ในหน้าต่าง File Explorer หรือ Finder เดิมที่ใช้อยู่แล้ว

3. ไม่ต้องกังวลเรื่องการจัดการในสถานที่ทำงานหรือการอัพเดทซอฟต์แวร์

เมื่อคุณมีระบบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ทีมของคุณถูกใจแล้ว คุณมักยังต้องรับผิดชอบเรื่องการจัดการในสถานที่ทำงานและต้องคอยอัพเดทให้เครื่องของทุกคนเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ หากคุณกำลังใช้โซลูชันภายในองค์กร นั่นอาจหมายถึงการเดินไปกลับห้องเซิร์ฟเวอร์ที่บ่อยขึ้นหรือใบเซ็นนำอุปกรณ์ออกไปใช้งาน แม้จะใช้เครื่องมือระบบคลาวด์ คุณก็มักจะต้องบังคับให้อัพเดทซอฟต์แวร์เพื่อให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ของทุกคนสามารถใช้งานได้กับโซลูชันล่าสุด

สมาร์ทซิงค์ช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่านี้ทั้งหมด แทนที่จะต้องย้ายเอกสารไปมาระหว่างเซิร์ฟเวอร์หรือพกไฟล์ติดตัวด้วยไดรฟ์พกพา การจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูลทำได้ง่ายเพียงทำเครื่องหมายเลือกไฟล์จากเดสก์ท็อปของคุณโดยตรง และเนื่องจากสมาร์ทซิงค์ออกแบบมาเพื่อทำงานได้ทั้งบน macOS และ Windows หรือแม้แต่ในระบบปฏิบัติการที่เก่ากว่าหลายระบบ สมาร์ทซิงค์จึงสามารถทำงานให้กับทีมของคุณได้ในทันที ไม่ว่าเครื่องของสมาชิกในทีมของคุณจะทันสมัยแค่ไหนก็ตาม

หากคุณเป็นลูกค้า Dropbox Business อยู่แล้ว คุณสามารถลงทะเบียนการเข้าถึงก่อนใครเพื่อลองใช้สมาร์ทซิงค์ได้ตั้งแต่วันนี้ แต่หากคุณยังไม่ได้ลงทะเบียน คุณสามารถทดลองใช้ Dropbox Business ได้ฟรี 30 วัน

ช่วยให้ทีมของคุณเข้าถึงไฟล์ทั้งหมดของตัวเองได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม

ติดต่อ Dropbox