ความท้าทาย
- แม้ว่าพนักงานจะทำงานจากระยะไกล แต่ Cully Automation ยังคงพึ่งพาอีเมลและจดหมายในการส่งสัญญาและเอกสารไปเพื่อขอลายเซ็น
- การทำเช่นนี้ทำให้เสียเงินและเสียเวลาอันมีค่าของพนักงาน อีกทั้งทำให้ยากต่อการรักษาความปลอดภัยให้กับกระบวนการลงนาม
การแก้ปัญหา
- เมื่อได้ใช้งาน Dropbox มาเป็นเวลา 10 ปี Cully Automation ก็ได้ใช้ Dropbox Sign เพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ที่เรียบง่ายสำหรับพนักงานในการสร้าง ทำงานร่วมกัน ส่ง และลงนามในสัญญาต่างๆ
ผลที่ได้
- ใบแจ้งหนี้ สัญญา และเอกสารสำคัญได้รับการแบ่งปัน ลงนาม และจัดเก็บอย่างปลอดภัย พร้อมหลักฐานการตรวจสอบที่มีการประทับเวลาและการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีสิ่งใดเล็ดลอดผ่านรอยรั่วได้ และนั่นช่วยให้ Cully Automation ปิดดีลได้เร็วขึ้น 50%
การนำ Dropbox และ Dropbox Sign มาใช้เป็นกุญแจสู่การเติบโตและความสำเร็จของบริษัทเรา หากไม่มีสิ่งนี้ เราก็คงจะทำงานให้มีประสิทธิภาพหรือประสิทธิผลไม่ได้แบบนี้
Cully Automation เป็นบริษัทวิศวกรรมสัญชาติไอริชที่ให้บริการทุกอย่างตั้งแต่การออกแบบและการติดตั้งไปจนถึงการเปลี่ยนขั้นตอนเป็นระบบอัตโนมัติในระดับใหญ่ ทีมงานของบริษัทนี้มีความเชี่ยวชาญในด้านการวางแผน การก่อสร้าง ระบบอัตโนมัติ และการบริการบำรุงรักษาน้ำที่เอาไว้ใช้ในช่วงเวลาวิกฤติของไอร์แลนด์
Cully Automation ได้อาศัย Dropbox ในการจัดการการทำงานร่วมกันระหว่างทีมที่ไซต์งานและทีมในสำนักงานมาเป็นเวลาหลายปี แต่เมื่อเกิดการระบาดของโรค COVID-19 ทีมงานเลยต้องการโซลูชันที่สามารถขยายการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์นี้ไปสู่การลงนามในสัญญาได้ โซลูชันนั้นยังต้องคำนึงถึงทีมที่ทำงานภาคสนามจากพื้นที่ที่มีแบนด์วิดท์ต่ำ ซึ่งจำเป็นต้องทำการอัพเดทแบบออฟไลน์ ซึ่งสามารถซิงค์ได้ในภายหลังเมื่อการเชื่อมต่อได้รับการกู้คืนกลับมา
เส้นทางสู่ Sign
เนื่องจากผู้มาติดต่อและพนักงานแต่ละคนต้องทำแบบสำรวจการกลับเข้ามาทำงานและต้องแจ้งอย่างเป็นทางการว่าพวกเขาไม่มีอาการของโรค COVID-19 ก่อนที่จะเข้าไซต์งาน วิธีการแบบเก่าในการพิมพ์ ลงนาม และรวบรวมแบบฟอร์มกระดาษอย่างรวดเร็วได้กลายเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูง นอกเหนือจากความจำเป็นของเอกสารด้านสุขภาพและความปลอดภัยที่สำคัญ การประเมินความเสี่ยง และรายงานการบาดเจ็บที่ต้องลงนามและทำการอัพเดทอย่างสม่ำเสมอแล้ว การใช้วิธีการดังกล่าวนั้นหมายความว่าบริษัทต้องเผชิญกับหลักฐานรูปแบบกระดาษจำนวนมาก รวมถึงความล่าช้าด้านการบริหารจัดการที่ไม่จำเป็น
เนื่องจากบริษัทต้องการให้พนักงาน ผู้มาติดต่อ และผู้รับเหมาสามารถลงนามในเอกสารต่างๆ และทำการแจ้งข้อมูลจากระยะไกลได้ Cully Automation จึงได้หันมาใช้ Sign และ Dropbox ซึ่งทำให้บริษัทสามารถสร้าง ลงนาม และจัดเก็บเอกสารที่มีผลผูกพันตามกฎหมายสำหรับแต่ละไซต์งานและสำนักงานต่างๆ ซึ่งมีการป้อนข้อมูลแบบเรียลไทม์ได้อย่างปลอดภัย ยิ่งไปกว่านั้น การตั้งค่ายังรวดเร็วและใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน ซึ่งหมายความว่าทีมจะเริ่มได้รับประโยชน์จากเทคโนโลยีใหม่นี้ภายในเวลาเพียงไม่กี่วัน
ด้วยการที่ Dropbox และ Sign มีการทำงานร่วมกันเพื่อสร้างโซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบฝังบนเอกสารที่แรกของโลก การตัดสินใจนำ Sign มาใช้จึงเป็นเรื่องง่าย
ก่อนใช้ Sign | หลังใช้ Sign | |
การพึ่งพาอีเมลมากเกินไป เอกสารต่างๆ มีการลงนามและส่งกลับผ่านทางอีเมล ทำให้การติดตามเวอร์ชั่นล่าสุดนั้นยากต่อการจัดการ |
→ | การทำงานร่วมกันภายในที่ดีขึ้น Sign ช่วยให้เอกสารทั่วไป เช่น ประกาศหรือสัญญา สามารถส่ง ลงนาม และจัดเก็บเข้าในโฟลเดอร์ที่ถูกต้องได้โดยอัตโนมัติ |
ความล่าช้าจากการอนุมัติที่ใช้เวลานาน สัญญาต่างๆ ต้องส่งทางไปรษณีย์หรือต้องให้ผู้ลงนามเข้ามาที่สำนักงาน ซึ่งเป็นการเพิ่มความล่าช้าที่ไม่จำเป็นให้กับกระบวนการออกไปหลายวัน |
→ | การอนุมัติที่ไร้ความกังวล ตอนนี้พนักงานสามารถลงนามในสัญญาได้ภายในไม่กี่วินาที ซึ่งเป็นการเร่งเวิร์กโฟลว์และทำให้พนักงานทำในสิ่งที่จำเป็นได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น |
การสูญเสียเวลาไปกับการแจ้งเตือนด้วยตนเอง หลายๆ ทีมต้องไล่ตามลายเซ็นที่หายไปด้วยตนเอง ซึ่งทำให้เสียเวลาในการทำงานที่สำคัญกว่าไป |
→ | การแจ้งเตือนอัตโนมัติ Sign จะแจ้งเตือนผู้ลงนามทุกคนโดยอัตโนมัติเมื่อไม่มีลายเซ็น ทำให้ง่ายต่อการติดตามว่าใครได้ลงนามอะไรและลงนามไปเมื่อใด |
ความยุ่งยากในการรักษาความปลอดภัยให้กับกระบวนการลงนาม ด้วยเอกสารที่ส่งผ่านทางไปรษณีย์และอีเมลเพื่อขอลายเซ็น การรักษาความปลอดภัยให้กับกระบวนการและการทำให้มีผลผูกพันทางกฎหมายนั้นเป็นเรื่องยาก |
→ | ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัย ด้วยหลักฐานการตรวจสอบที่มีการประทับเวลาและการพิสูจน์ตัวตนตามบทบาท ทำให้สามารถแบ่งปันและลงนามเอกสารได้อย่างปลอดภัย โดยมีหลักฐานการตรวจสอบที่มีผลผูกพันตามกฎหมาย |
ส่งเสริมการทำงานร่วมกันและเพิ่มการรักษาความปลอดภัยด้วย Dropbox และ Sign
หลังจากมีการนำไปใช้ในระดับที่สูง และมีความเร็วและความแม่นยำที่เพิ่มขึ้นในกระบวนการแจ้งข้อมูลโรค COVID-19 ทีมการเงิน ทีมทรัพยากรบุคคล และทีมทำสัญญาที่ Cully Automation ก็ได้เลือกนำเวิร์กโฟลว์ที่คล้ายกันมาปรับใช้ ตอนนี้ ทุกๆ อย่างตั้งแต่การออกใบแจ้งหนี้ การสรรหาพนักงาน และการทำสัญญาจึงได้รับการจัดการผ่าน Dropbox และ Sign
เมื่อทำงานร่วมกัน เครื่องมือเหล่านี้จะสร้างพื้นที่ซึ่งรวมเป็นหนึ่งพื้นที่เดียวสำหรับทุกแผนกที่ Cully Automation เพื่อจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การเริ่มต้นโครงการไปจนถึงการนำไปใช้งานจริง Dropbox และ Sign ขอรับรองว่าเอกสารทั้งหมดจะได้รับการป้องกันอย่างปลอดภัยในที่ที่เข้าถึงได้ง่าย ซึ่งช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นและทำการอัพเดทแบบเรียลไทม์ได้
ผมไม่สามารถจินตนาการถึงชีวิตที่ปราศจาก Dropbox หรือ Sign ได้เลย มันสำคัญมากสำหรับทุกสิ่งที่เราทำ ผลิตภัณฑ์ต่างๆ นั้นฝังตัวลึกอยู่ในวงจรธุรกิจทั้งหมดของเรา ตั้งแต่การตรวจสอบคุณสมบัติเบื้องต้น การยื่นประมูล ไปจนถึงการบริการหลังการขาย