การทำงานร่วมกับเอเจนซีโฆษณาควรให้ความรู้สึกที่ดีเหมือนผลงานที่คุณร่วมกันสร้างขึ้นมา แต่การตามงานเอกสาร ข้อคิดเห็น ชิ้นงาน และการอัพเดตสถานะอาจเป็นอุปสรรคในการส่งมอบงาน หรืออาจขัดขวางโอกาสที่โครงการในครั้งหน้าจะเริ่มต้นด้วยความยินดี
มาดู 5 วิธีที่ Dropbox ช่วยทีมจัดการกับอุปสรรคที่ยากที่สุดในการทำงานร่วมกัน ซึ่งจะส่งผลให้เกิดความพึงพอใจในการร่วมมือกันและได้ชิ้นงานโฆษณาที่โดดเด่นมากยิ่งขึ้น
1. ทำให้งานเอกสารรวดเร็วขึ้น
ยอมรับเถอะว่าปัญหาด้านการตลาดส่วนใหญ่เกิดจากกำหนดส่งงานที่กระชั้นชิดเกินไปจนทำให้รู้สึกไม่สบายใจ แน่นอนว่าทีมสามารถส่งงานตามกำหนดได้อยู่แล้ว แต่ก่อนหน้านั้น เอเจนซีจะต้องลงนามในเอกสาร ฟรีแลนซ์ต้องยืนยันอัตราค่าจ้างรายวัน ส่วนพนักงานก็ไม่สามารถเริ่มงานได้จนกว่าจะลงนามใน NDA
หากเวลาไม่เอื้อสำหรับงานเอกสารและต้องการหลีกเลี่ยงความล่าช้าจากงานเอกสารดังกล่าว ให้ลองใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จาก Dropbox Sign รวมถึงใช้การแจ้งเตือนในตัว (แทนการโทรหรือแท็กในอีเมล) เพื่อให้การทำสัญญาเดินหน้าต่อไปได้ และทำให้ฝ่ายต่างๆ ลงนามได้อย่างรวดเร็วไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนหรือใช้อุปกรณ์ใดก็ตาม โดยผู้เกี่ยวข้องที่มีเวลาไม่มากนักสามารถลงนามได้ด้วยการคลิกไม่กี่ครั้งก่อนที่จะหันไปทำอย่างอื่น แทนที่จะต้องดาวน์โหลด ลงนาม แล้วแนบ PDF กลับไป อันที่จริงแล้ว ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทำให้การลงนามในสัญญาสามารถดำเนินการได้เร็วขึ้น 80% เมื่อเทียบกับสัญญาที่เป็นเอกสารแบบเดิมๆ
สำหรับสัญญาที่คุณใช้บ่อยๆ ให้ลองจัดทำแม่แบบขึ้นมา ซึ่งแม่แบบก็คือแบบฟอร์มต้นแบบที่แค่จัดทำเพียงครั้งเดียวก็สามารถส่งให้พันธมิตรรายใหม่แต่ละรายได้นั่นเอง ไม่ว่าคุณจะจ้างผู้รับเหมาไม่กี่รายต่อปีหรือหลายสิบรายต่อเดือน คุณก็จะสังเกตเห็นความแตกต่างอย่างชัดเจนในส่วนของงานธุรการ
2. ลดความซ้ำซ้อนของการตรวจทาน
หมดยุคของการตรวจทานชิ้นงานโฆษณาบนขาตั้งในห้องประชุมไปนานแล้ว ในปัจจุบันเราสามารถแสดงชิ้นงานโฆษณาในกล่องจดหมายได้หลายรูปแบบและหลายขนาด โดยขึ้นอยู่กับโครงการนั้นๆ
คุณไม่จำเป็นต้องคอยซื้อซอฟต์แวร์ใหม่ๆ เพื่อตรวจทานชิ้นงานหรือใช้เวลา 20 นาทีในการดาวน์โหลดไฟล์ที่เต็มไปด้วยภาพเคลื่อนไหว คุณสามารถขอให้พันธมิตรเอเจนซีแบ่งปันงานนำเสนอด้วย Dropbox เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงงานนำเสนอนั้นได้ด้วยลิงก์
Dropbox ทำให้คุณสามารถตรวจสอบไฟล์ชิ้นงานโฆษณาทุกประเภท เช่น PSD และ PDF ได้ในระบบคลาวด์ และแสดงความคิดเห็นในไฟล์ได้โดยตรงเพื่อให้ข้อคิดเห็นของคุณมีความชัดเจน หากคุณต้องตรวจทานโครงการที่เป็นวิดีโอหรือเสียง ให้ลองใช้ Dropbox Replay ซึ่งช่วยให้ทุกคนสามารถทำเครื่องหมายในวิดีโอเดียวกันได้โดยแสดงความคิดเห็นในช่วงเวลาหรือเพิ่มหมายเหตุประกอบสำหรับวิดีโอนั้น เพื่อให้ทีมเข้าใจตรงกัน
3. จัดระเบียบชิ้นงานได้ในที่เดียว
การติดตามชิ้นงานที่จำเป็นทั้งหมดในโครงการการตลาดที่มีหลายช่องทางอาจทำให้ทุกคนหัวหมุนได้ หากคุณสร้างโฆษณาบนโซเชียลหรือโฆษณาแบบแบนเนอร์ คุณจะมีรายการขนาดของชิ้นงานโฆษณาที่ยาวไม่รู้จบ และถ้าคุณลงโฆษณาในตลาดหลายแห่ง คุณก็จะมีงานแปลเพิ่มเข้ามาในกองงานที่คุณต้องส่งด้วย
การสร้างรายการตรวจสอบที่ชัดเจนสำหรับทุกชิ้นงานที่จำเป็นสำหรับแพลตฟอร์มนั้นๆ รวมถึงขนาดและประเภทชิ้นงานตั้งแต่เริ่มต้นโครงการจะช่วยลดความสับสนของทีมได้ จากนั้นจึงให้เอเจนซีอัพโหลดชิ้นงานโฆษณาทั้งหมดไปรวมกันไว้ที่ใดที่หนึ่ง และจัดระเบียบชิ้นงานเหล่านั้นในโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยที่ตรงกับรายการตรวจสอบของคุณ
หากมีไฟล์หายและจำเป็นต้องกู้คืน Dropbox ก็มีการสำรองข้อมูลไฟล์ที่ถูกลบ ดังนั้นเมื่อถึงเวลาเผยแพร่ ทุกอย่างก็จะอยู่ในที่ที่ควรอยู่
4. ลบการประชุมออกจากปฏิทิน
การพูดคุยถามไถ่กับพันธมิตรเอเจนซีของคุณเป็นประจำถือเป็นกุญแจสู่การสื่อสารที่ชัดเจน แต่ถ้ากำหนดการของคุณเต็มไปด้วยการประชุมทั้งภายในและภายนอก คุณก็คงไม่เหลือเวลาที่จะทำงานของตัวเองให้เสร็จได้ ในขณะเดียวกัน การแบ่งปันข้อคิดเห็นที่ซับซ้อนทางอีเมลก็มักจะนำไปสู่ความเข้าใจผิด หรือทำให้ต้องโทรกลับเพื่อชี้แจงประเด็นที่คลุมเครือ
ดึงเวลาว่างของคุณกลับมาด้วยการกำหนดตาราง "เวลาทำงาน" ที่ตั้งไว้ล่วงหน้ากับเอเจนซีของคุณสัก 2-3 ครั้งต่อสัปดาห์เพื่อตรวจทานงานที่กำลังดำเนินการ วิธีนี้จะทำให้ทั้งคุณและเอเจนซีมีกำหนดเวลาในการพิจารณางานร่วมกันโดยไม่ต้องยัดการประชุมสั้นๆ ลงในตารางเวลาที่ยังว่างอยู่
หากมีงานมากเกินกว่าที่จะทำได้ในช่วงเวลานั้น หรือเอเจนซีไม่สะดวกมาเข้าร่วมในบางครั้ง Dropbox Capture ช่วยให้คุณแบ่งปันข้อคิดเห็นผ่านการบันทึกหน้าจอและข้อความในรูปแบบวิดีโอได้ คุณสามารถพูดคุยผ่านคำติชม ทำเครื่องหมายต่างๆ ลงในวิดีโอ จากนั้นเอเจนซีจะตรวจสอบวิดีโอนั้นเมื่อมีเวลา การประชุมแบบอะซิงโครนัสจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ร่วมมือที่อาจอยู่กันคนละเขตเวลา ตอนนี้จึงไม่ต้องประชุมทางโทรศัพท์เพื่อพูดคุยข้อคิดเห็นเป็นรอบที่ 3 หลังทานมื้อเย็นอีกต่อไป
5. แบ่งปันข้อมูลการอัพเดตสถานะแบบเรียลไทม์
เมื่อคุณจัดการโครงการต่างๆ สำหรับเอเจนซีหลายแห่ง ซึ่งแต่ละโครงการอยู่ในขั้นตอนที่ต่างกัน คุณอาจรู้สึกว่าสมองของคุณอยู่ใน "สถานะ" ที่ทำงานหนักมากเกินไป แม้เอเจนซีอาจส่งอีเมลรายงานสถานะรายวันหรือรายสัปดาห์เพื่อให้คุณไม่พลาดข่าวสาร แต่อีเมลเหล่านั้นอาจจมอยู่ในกล่องจดหมาย ทำให้คุณต้องค้นหาอีเมลนั้นเมื่อคุณมีเวลาจริงๆ
ใช้คลาวด์ให้เป็นประโยชน์และจัดทำเอกสารรายงานสถานะออนไลน์สำหรับให้ทั้งทีมภายในและภายนอกแจ้งการอัพเดต เมื่อคุณบันทึกเอกสารนั้นบน Dropbox คุณจะสามารถตรวจสอบได้ว่าทีมเอเจนซีได้แก้ไขเอกสารครั้งล่าสุดเมื่อใด และดูการแก้ไขของเวอร์ชันเพื่อดูว่ามีสิ่งใดที่เปลี่ยนแปลงไปบ้าง
ระบบนี้ยังช่วยดึงผู้ร่วมงานภายในคนอื่นๆ เข้ามาในโครงการได้ง่ายขึ้นอีกด้วย ไม่ว่าผู้ร่วมงานเหล่านั้นจะมาสนับสนุนหรือเพียงแค่มาทำงานแทนในช่วงที่คุณลาพักร้อน คุณก็แค่แบ่งปันลิงก์เพื่อให้พวกเขาเข้าถึงโครงการได้ คุณอาจไม่รู้ทุกสิ่งทุกอย่างที่เกิดขึ้นในแต่ละโครงการตลอดเวลา แต่คุณจะรู้เสมอว่าถ้าต้องการตรวจสอบสถานะอย่างรวดเร็วจะต้องไปดูที่ใด
