Det kan vara svårt att presentera kreativt arbete, särskilt när teamen är utspridda, vilket innebär att ett personligt möte kan vara helt uteslutet.
Virtual First-händelser blev snabbt populära under covid-19-pandemin, och visar inga tecken på att dra ner på tempot. De är smidigare för både privatpersoner och företag eftersom deltagarna inte behöver resa långt för att delta personligen.
För kreativa projekt som videomaterial, kan en presentation av ett arbete virtuellt – genom en "virtuell visning" eller "visningsfest" – öppna upp möjligheten till samarbete och mer effektiv kommunikation mellan skapare och klienter.
Men hur uppnår du detta? Och vad är en ”virtuell visning”? Svaren på dessa frågor, samt en mängd tips och trick för att arrangera en virtuell visning, hittar du i den här kompletta guiden.
Vad är en "virtuell visning" eller "visningsfest"?
En visningsfest eller virtuell visning är en organiserad session där en grupp människor – antingen kollegor, byråer och klienter eller till och med vän – samlas virtuellt för att titta på tidigare inspelat videomaterial. Beroende på syftet med visningen kan videon vara ett webbseminarium, en film, tv-reklam eller utbildningsmaterial.
Om du är en filmmakare kan en virtuell filmvisning med en distributör eller arrangörerna av en filmfestival göra att ditt arbete blir snabbt uppmärksammat och visas upp för en bredare publik.
Den här typen av möten sker via internet, vilket innebär att du och dina tittare inte behöver vara i samma rum, stad eller delstat för att delta!
För videoprojekt ger virtuella visningar ett lagringsutrymme där andra användare och intressenter kan granska materialet tillsammans, vilket påskyndar processen för att samla in och agera på feedback så att du kan nå den slutliga versionen mycket snabbare.
Steg för steg till en virtuell visning
Du har redigerat din video och den är nu klar att presentera för klienten för feedback och kommande steg. Så här planerar du och håller i en virtuell visning för ditt videoprojekt, med viktiga verktyg som Zoom och Dropbox Replay.
Steg 1: Välj din visningsplattform
Som värd är det upp till dig att bestämma vilken plattform du ska använda för din virtuella visning. Det finns en mängd olika alternativ att välja mellan, så när du fattar ditt beslut finns det några saker att tänka på:
- Din målgrupp/dina deltagare – kommer alla att kunna och vara villiga att installera programvara eller tillägg från tredje part för visningen? Eller är ett webbläsarbaserat verktyg som Dropbox Replay mer lämpligt?
- Interaktivitet – vill du att deltagarna ska ge kommentarer i granskningsverktyget under visningen? Hur blir det med bildrutespecifika anteckningar och skärmmärkningar?
- Synka/avsynkronisera – måste alla kunna titta på videon på samma gång? Om inte, kan en asynkron session vara lättare att hantera.
Zoom är en populär och bekväm plattform för virtuella händelser – många av oss har bekantat oss med verktyget under covid-19, när vi förlitade oss på onlinemetoder för att hålla kontakten med våra kollegor.
När du integrerar Zoom med Dropbox kan du smidigt dela feedback och samarbeta på videoklipp i realtid. Du kan göra följande:
- Lägga till, gå med eller starta Zoom-möten direkt från Dropbox-material.
- Automatiskt spara inspelade Zoom-möten och transkriberingar till Dropbox.
- Presentera dokument, bildspel och bilder från Dropbox i ett Zoom-möte.
För att vara värd för en virtuell visning i Zoom kan du dela en länk till en video i Dropbox Replay med dina deltagare. I detta webbläsarbaserade virtuella visningsrum kan alla titta på videon samtidigt, fästa kommentarer och märka upp specifika bildrutor.
Steg 2: Skicka ut dina virtuella inbjudningar
Bjud in deltagarna till din virtuella visning minst en vecka före händelsen. Detta ger dem tid att kontrollera och ordna sina personliga scheman innan de förbinder sig till sin OSA.
När visningsdagen närmar sig kan du följa upp ditt inbjudningsmejl med en påminnelse som innehåller följande:
- En strömmande länk eller länk till mötet, beroende på plattform (så att den inte går förlorad i deras inkorgar!)
- En sammanfattning av vad publik/deltagare kan förvänta sig vid din virtuella visning
- En dagordning, om det behövs, för att säkerställa att alla deltagare hålls uppdaterade
- För videoprojekt med många intressenter kan en dagordning för onlinevisningen bidra till att mötet hålls fokuserat och organiserat
- Du kan schemalägga ett välkomsttal för att förklara ditt förhållningssätt till projektet, planera in pauser för en virtuell frågestund eller diskussion, och avsätta tid i slutet av visningen för att sammanfatta och föreslå kommande steg i projektet (till exempel att hörsamma feedback).
Steg 3: Starta visningen
Precis som med visningar på plats, kan det vara smått optimistiskt att anta att din virtuella visning kommer att starta vid exakt den tidpunkt du planerar. Deltagare kan få oväntade problem med sin internetanslutning, eller uppleva andra åtkomstproblem som kan orsaka förseningar.
Som värd för visningen är det ditt ansvar att se till att dessa smärre motgångar inte leder till störningar.
När alla dina deltagare har lyckats ansluta sig till det virtuella mötet, kanske du vill börja med lättare frågor innan själva visningen. Detta kan lätta upp stämningen om flera granskare inte känner varandra, eftersom det kan kännas bättre att ge ärlig feedback när visningen har startat.
Tänk på att alla i en livegranskning i Dropbox Replay kan styra uppspelningen av ljud eller video – som värde kanske du vill ta tag i detta genom att sätta upp gränser eller förhållningsregler.
Steg 4: Samla in feedback och avsluta visningen
Feedback är viktigt i alla videoprojekt, men att samla in kommentarer och åtgärder från granskare kan ofta vara jobbigt.
Dropbox Replay löser problemet med spridd feedback. När du är värd för en virtuell visning i Replay, kan deltagarna bifoga anteckningar till specifika bildrutor på videons tidslinje, samt bifoga skärmmärkningar.
När videon har spelats upp och granskarna har fått ge sin feedback och ställa frågor, är det dags att avsluta visningen. Du kanske har förberett några avslutande kommentarer, eller så kan du läsa upp mötesprotokollet som du har sparat i Dropbox Paper.
Granskarna kan behöva lite mer tid på sig för att reflektera över projektet och titta på videon igen i sin egen takt. Även efter att visningen har avslutats i Dropbox Replay, kan granskare fortfarande publicera kommentarer och ritningar i videon så länge de har kommentarsbehörigheter.
Om du har spelat in din visning i Zoom sparas detta automatiskt på ditt Dropbox-konto, så att du kan dela detta med dina deltagare.
När du genomför din livegranskningssession i Dropbox Replay blir det mycket enklare att hålla koll på, och agera utifrån den feedback du har samlat in – särskilt med tanke på att du kan ladda upp videoklipp och visa feedback direkt från Adobe Premiere Pro och andra redigeringsprogram.
Sömlösa virtuella visningar med Dropbox Replay
Dropbox ger dig allt du behöver för att lyfta din videosamarbetsprocess utan att du behöver offra dina favoritverktyg och redigeringsappar.
Med Dropbox Replay kan alla se och kommentera samma video samtidigt – med smidig, högupplöst videouppspelning som förblir synkroniserad för alla tittare.