Så hanterar du ditt teams lagringsutrymme med smart synkning

En person använder smart synkning på sin bärbara dator

Om du sköter IT-hanteringen för ett team så vet du att nya verktyg och funktioner inte alltid bara är positiva. Det nya projekthanteringsprogrammet kan visserligen hjälpa till att hålla dig organiserad, men ditt team måste ändå lära sig hur programmet fungerar. Och även om ett nytt filhanteringssystem kan öka teamets produktivitet måste du ändå lära dig alla funktionerna och sedan lära ut dem till alla andra.


Du har redan tillräckligt mycket att göra. Därför har vi utformat smart synkning så att det fungerar så som du redan arbetar och finns på platser som dina team redan är bekväma med. Så här kan smart synkning frigöra utrymme för ditt team utan att de behöver göra sig besväret med att lära sig nya funktioner.

1. Få tillbaka gigabyte till ditt team

Ponera att dina teammedlemmars personliga hårddiskar är proppfulla. De vet att de kan flytta filer från sina datorer till andra enheter eller till en molntjänst, men det är en manuell process som stör deras dagliga flöde. Men det börjar bli drygt att hantera filer.

Med smart synkning slipper du den manuella processen. I samma ögonblick som du aktiverar smart synkning – en funktion som Dropbox Business-kunder får tidig åtkomst till – så kan ditt team markera filer och mappar som ska lagras enbart online med några enstaka klick. Varje teammedlem kan få tillbaka flera gigabyte på sina hårddiskar i sin egen takt, närhelst det passar dem. Det bästa av allt är att med smart synkning slipper du som administratör hantera lagringsutrymmet. Det är bara att aktivera det.

2. Glöm extra utbildningar eller nya arbetsflöden

Dina teammedlemmar vill ha mer plats och vill inte behöva distraheras av lagringsutrymmet, men annars är de nöjda med sitt nuvarande arbetssätt. De är villiga att stå ut med eländet så länge de slipper ändra sitt nuvarande arbetsflöde.

Smart synkning hjälper gärna till. Det har utformats för att kunna fungera direkt från dina teammedlemmars skrivbord och har byggts ovanpå det sätt som teamets filer redan har organiserats. Det krävs inga nya mappar, inga nya arbetsflöden och inga separata fönster för att frigöra utrymme. När smart synkning är aktiverat kommer ditt teams filer att dyka upp precis som vanligt, i samma filutforskare eller Finder-fönster som de redan använder.

3. Slipp tänka på hantering på arbetsplatsen eller programuppdateringar

När du väl har hittat ett lagringssystem som teamet gillar måste du ändå oftast vara på plats för att hantera och uppdatera allas datorer. Om du använder en intern lösning kan det innebära att du oftare måste gå till serverrummet eller checka ut fysisk utrustning. Även om du har molnbaserade verktyg måste du ofta installera programuppdateringar manuellt för att se till att allas enheter är kompatibla med den senaste lösningen.

Med smart synkning slipper du alla dessa problem. Istället för att flytta dokument mellan servrar eller lägga över filer på ett USB-minne, kan hanteringen av lagringsutrymmet vara så enkel som att markera filerna direkt på ditt skrivbord. Och eftersom smart synkning har utformats för att fungera både på macOS och Windows – samt på flera äldre operativsystem – så kan det fungera för ditt team i dag, oavsett hur uppdaterade dina teammedlemmars datorer råkar vara.

Om du redan är Dropbox Business-kund kan du anmäla dig till tidig åtkomst för att prova smart synkning i dag. Har du inte registrerat dig än? Du kan prova Dropbox Business gratis i 30 dagar.

Hjälp ditt team att komma åt alla sina filer, var de än befinner sig.

Kontakta Dropbox