Att arbeta med kreativa byråer ska kännas lika bra som den slutprodukt ni skapar tillsammans. Men behöver man jaga pappersarbete, feedback, tillgångar och statusuppdateringar kan det sätta käppar i hjulet när man vill skicka ut leveransen – eller delta i kickoff-samtal med ett leende på läpparna.
Här är fem sätt på vilka Dropbox kan hjälpa team hantera de mest krävande hindren för samarbete – med lyckligare partnerskap och fantastisk kreativ produktion som resultat.
1. Snabba på pappersarbetet
Det är bara att inse – de flesta marknadsföringsproblem orsakas av deadlines som är för tighta för att vara behagliga. Visst, teamet klarar biffen. Men först måste byrån underteckna pappersarbetet, frilansare måste bekräfta sina dagspriser och rekryteringen kan inte börja förrän hen undertecknat sin NDA.
För att undvika pappersarbetesförseningar som tidsschemat inte kan hantera kan du prova e-signaturer från Dropbox Sign. Förlita dig på inbyggda påminnelser (istället för telefon- eller e-posttaggar) för att hålla avtal i rörelse och låta parterna snabbt signera var som helst och på vilken enhet som helst. I stället för att ladda ner, signera och bifoga PDF-filer kan upptagna intressenter signera med några få klick utan att tappa fokus. Faktum är att avtal kan undertecknas upp till 80 % snabbare med e-signaturer än med traditionella pappersbaserade formulär.
För avtal som du använder ofta kan du överväga att konfigurera mallar – standardformulär som bara behöver konfigureras en gång och sedan enkelt skickas ut med varje nytt partnerskap. Vare sig du tar in några nya entreprenörer per år eller dussintals varje månad kommer du att märka en drastisk skillnad i det administrativa arbetet.
2. Förenkla genomgångar
Dagarna då kreativt arbete avhandlades på ett staffli i ett konferensrum är långt borta. Dagens kreativa resurser kan visas i inkorgen i en mängd olika format och storlekar beroende på projekt.
Du behöver inte fortsätta köpa ny programvara för att granska arbete eller slösa 20 minuter på att ladda ner en fil fylld med animationer. Be dina byråpartner dela sina presentationer med Dropbox så att du kan komma åt dem med en länk.
Med Dropbox kan du kontrollera alla typer av kreativa filtyper som PSD- och PDF-filer i molnet och kommentera direkt i filerna så att din feedback blir tydlig. Om du granskar video- och ljudprojekt kan du prova Dropbox Replay som låter alla markera i samma video med tidsbaserade kommentarer eller anteckningar så att hela teamet alltid är på banan.
3. Organisera tillgångar på ett och samma ställe
Att hålla reda på alla nödvändiga tillgångar i ett marknadsföringsprojekt i flera kanaler kan vara rörigt för vem som helst. Om du skapar annonser i sociala medier eller banners kan listan över tillgångsstorlekar vara oändlig. Och om du arbetar på flera marknader kan alla översättningar bara öka antalet leveranser explosionsartat.
Låt teamet slippa förvirring genom att skapa en tydlig checklista över varje leverans som behövs per plattform, storlek och typ i början av projektet. Tillhandahåll sedan en central plats där byrån kan ladda upp alla tillgångar och organisera dem i mappar och undermappar som matchar din checklista.
Om en fil försvinner och behöver återställas sparar Dropbox en säkerhetskopia av raderade filer. Så när det är dags att gå live finns allt precis där det ska vara.
4. Ta bort möten från kalendern
Att stämma av med partnerbyrån regelbundet är nyckeln till tydlig kommunikation. Men om ditt schema är fyllt med både interna och externa möten kanske det inte finns tid över för det faktiska arbetet. Samtidigt kan delning av komplex feedback via e-post ofta leda till missförstånd eller ytterligare uppföljningssamtal för att klargöra vaga punkter.
Ta tillbaka din kalender genom att schemalägga förinställda ”kontorstider” med din byrå två eller tre gånger i veckan för att avhandla det pågående arbetet. Det ger både er och byrån en fast tid att fokusera på gemensamt arbete, istället för att klämma in korta möten när ni har tid över.
Om det finns mer arbete än vad som får plats under denna tid eller om byrån får förhinder kan ni med Dropbox Capture dela feedback via skärminspelningar och videomeddelanden. Du kan prata igenom din feedback och lägga till markeringar, och sedan kan byrån granska videon när det passar dem. Att göra mötet asynkront kan gynna medarbetare som kanske befinner sig i en annan tidszon – och nu slipper ringa efter kvällsmaten för tredje feedbackgenomgången.
5. Dela statusuppdateringar i realtid
När du jonglerar med flera byråprojekt som alla är i olika skeden kan det kännas som att din ”status”-hjärna har kapacitetsbrist. Medan din byrå kanske skickar ett statusmeddelande varje dag eller vecka för att hålla dig uppdaterad, kan de lätt begravas i din inkorg – så att du måste leta när du äntligen har tid.
Använd molnet till din fördel och konfigurera ett statusdokument online så att både ditt interna team och det externa teamet kan uppdateras. När du sparar det på Dropbox kommer du att kunna kontrollera när byråteamet senast ändrade det och visa versionsändringar för att se vad som har uppdaterats.
Detta system kommer också att göra det lättare att få andra interna personer in i ett projekt. Vare sig de stöttar dig eller bara hjälper till medan du är på semester kan du helt enkelt dela länken så att de kan få åtkomst. Du kanske inte vet vad som händer med varje projekt hela tiden, men du vet alltid var du kan hitta en snabb statusuppdatering.
