Начало работы с общим пространством рабочей группы

Обновление Nov 24, 2023

Благодаря обновлению Dropbox для рабочих групп все участники аккаунта могут совместно использовать общее пространство рабочей группы. Если вы являетесь администратором, читайте о том, как управлять общим пространством рабочей группы.

Что такое общее пространство рабочей группы?

У всех участников аккаунта рабочей группы Dropbox есть доступ к ее общему пространству. В общем пространстве находятся личные папки участников и папки рабочей группы. Структура общего пространства одинакова для всех участников рабочей группы.

Что такое папки верхнего уровня?

Папки верхнего уровня — это первый набор папок, в которых содержатся все подпапки. Эти папки отображаются в разделе Все файлы вашего аккаунта на сайте dropbox.com. Если вы участник рабочей группы, то это папки верхнего уровня рабочей группы и личная папка. Кто может изменять папки рабочей группы верхнего уровня — определяют администраторы. Подробнее о том, как создать папку рабочей группы верхнего уровня…

В чем разница между папками рабочей группы и личными папками?

Существует два типа папок:

Папки рабочей группы

Администраторы могут создавать папки рабочей группы и предоставлять доступ к ним всем участникам, отдельным подгруппам или пользователям.
Любым файлом или папкой из папки рабочей группы можно делиться с разными пользователями.
Администраторы определяют, кто из участников рабочей группы может просматривать или изменять файлы в папке рабочей группы, а также могут совсем заблокировать доступ к ней.
Участники рабочей группы с правами редактирования могут создавать подпапки в папках рабочей группы.

Личные папки

Ваша личная папка является вашим собственным пространством, и у остальных нет к ней доступа. Однако при желании вы можете поделиться файлами из своей личной папки с другими участниками рабочей группы.

Обратите внимание: администраторы вашего аккаунта Dropbox для рабочих групп могут просматривать файлы в вашей личной папке, используя функцию Войти как участник.

Примеры личных папок и папок рабочей группы

Допустим, вас зовут Алена Ткаченко и вы работаете в отделе дизайна в организации под названием Hanford Inc. Вы только что присоединились к аккаунту Dropbox вашей рабочей группы.

В своем аккаунте Dropbox вы видите несколько папок:

«Алена Ткаченко» — это ваша личная папка. Доступ к содержимому личной папки есть только у вас, пока вы не поделитесь им с другими.
«Дизайн» — в этой папке хранятся файлы и папки для проектов по дизайну, тут вы можете просматривать и использовать все файлы. Это папка рабочей группы, к которой у вас есть доступ. Если у вас нет доступа к папке рабочей группы, вы ее не увидите.
«Маркетинг» — это подпапка в папке «Дизайн». Она окрашена в голубой цвет и помечена перечеркнутым кругом. Если вы попытаетесь открыть папку «Маркетинг», то увидите сообщение об ошибке: «Нет доступа к папке "Маркетинг"». У вас нет доступа к этой подпапке.

У кого есть доступ к папкам рабочей группы?

По умолчанию доступ ко всему содержимому папок рабочей группы есть не у всех. Администраторы могут предоставлять участникам рабочей группы разные разрешения на доступ к папкам:

Может изменять: пользователь может просматривать и изменять содержимое этой папки и управлять доступом к нему.
Может просматривать: пользователь может просматривать содержимое этой папки.
Нет доступа: пользователь не может просматривать содержимое этой папки.

Если у пользователя есть разрешение изменять содержимое папки, этот пользователь по умолчанию может также изменять содержимое всех папок внутри этой папки. Например, если вы можете изменять папку «Дизайн», то вы также можете изменять все папки, находящиеся внутри папки «Дизайн», кроме тех, для которых установлены ограничения доступа.

Можно также поделиться папкой. Для этого выберите разрешение на просмотр или редактирование и нажмите «Копировать ссылку». Теперь эту ссылку можно вставить туда, куда вам нужно, и поделиться ею.

Участники вашей рабочей группы, получившие ссылку с правами редактирования, смогут добавить папку в свой аккаунт Dropbox и вместе работать над ее содержимым. Если ссылку с правом редактирования отправить пользователю не из вашей рабочей группы, то получатель должен будет запросить и получить разрешение, прежде чем добавлять папку в свой аккаунт Dropbox и работать над ее содержимым вместе с другими пользователями.

Обратите внимание:

Если внести изменения в папку, они будут видны всем пользователям, у которых есть доступ к этой папке.
Если предоставить стороннему партнеру доступ к файлу или папке в папке рабочей группы или в папке ее участника, этот партнер сможет создать собственную ссылку и поделиться ею с другими. Поэтому очень важно убедиться, что вы предоставляете доступ только тем, кому доверяете. Подробнее о том, как администраторы могут управлять настройками для ссылок доступа в своей рабочей группе…

Dropbox переходит на обновленную архитектуру общих ссылок. Теперь ссылки будут основываться на контенте, а не на пользователях. Это повлияет на то, как создаются и ссылки и как к ним предоставляется доступ. Новые ссылки можно определить по наличию в URL параметра «rlkey». Для этих ссылок описанные выше действия будут работать иначе:

Если у вас есть доступ к файлу или папке с правом редактирования, вы можете удалить любые общие ссылки, созданные для этого файла или папки.
Пользователи с доступом только для чтения могут создавать лишь ссылки с доступом только для чтения, а пользователи, у которых есть доступ с правом редактирования, могут создавать как ссылки с правом редактирования, так и ссылки с доступом только для чтения (если ссылки еще не были созданы).
Ссылки с доступом только для чтения отличаются от ссылок для редактирования. Ссылку с доступом только для чтения невозможно преобразовать в ссылку для редактирования, а ссылку для редактирования — в ссылку только для чтения.
Если вы предоставляете доступ к файлу или папке внешнему партнеру с помощью ссылки, то этот партнер может с помощью этой же ссылки поделиться соответствующими данными с другим внешним партнером, но не сможет создать собственную общую ссылку, поскольку у каждого файла и папки может быть только одна ссылка для редактирования и одна ссылка для чтения, которой пользуются все пользователи.

Как поделиться файлами и папками с участниками рабочей группы

Если файл или папка находятся в личной папке

Если вы владелец файла или папки, вы можете поделиться ими из своей личной папки с подгруппами или отдельными пользователями своей рабочей группы. Предоставляя доступ к файлу или папке из вашей личной папки, вы делитесь только этим файлом или этой папкой. Все остальное содержимое личной папки останется доступно только вам до тех пор, пока вы не предоставите к нему доступ.

Вы можете:

Поделиться файлом или папкой по электронной почте.

Обратите внимание: любому, с кем вы поделились папкой, придет приглашение в нее. В приглашении указано, куда будет добавлена папка: либо в личную папку приглашаемого, либо в папку рабочей группы.

Отправить ссылку с правом просмотра или редактирования файла или папки.
Перенести файл или папку из личной папки в папку рабочей группы. При этом доступ к таким файлу или папке появится у всех, у кого есть доступ к той папке, куда вы их переносите.

Обратите внимание:

Вы можете перенести файл или папку, только если вы являетесь их владельцем и у вас есть право редактировать ту папку, куда вы их переносите.
Если у вас нет права редактировать папку рабочей группы верхнего уровня, вы не сможете перенести туда свои файл или папку. Если вы являетесь администратором, читайте подробнее о том, как предоставлять право на редактирование участникам рабочей группы.
Если вы присоединили к аккаунту Dropbox рабочей группы свой личный аккаунт Dropbox с тем же адресом электронной почты, ваша личная папка будет содержать все файлы из вашего личного аккаунта. Любой контент, которым нужно поделиться с другими участниками, можно перенести в папки рабочей группы. Как это сделать, рассказано выше.

Если файл или папка находятся в папке рабочей группы

Вы можете:

Поделиться файлом или папкой по электронной почте.
Отправить ссылку с правом просмотра или редактирования файла или папки.

Обратите внимание: папки рабочей группы нельзя переносить в личные папки, но можно скопировать папку рабочей группы и вставить ее в свою личную папку. Кроме того, администраторы могут открывать или закрывать доступ к папкам рабочих групп.

Как скопировать папку рабочей группы

Чтобы скопировать файл или папку из папки рабочей группы в личную папку:

Войдите со своим логином и паролем на сайт dropbox.com.
Найдите файл или папку, которые вы хотите скопировать.
Наведите курсор на папку и нажмите … (многоточие).
Нажмите Скопировать.
Нажмите правой кнопкой мыши, чтобы выбрать ту папку, куда нужно вставить скопированное.
- Можно скопировать в свою личную папку или другую папку рабочей группы.
Нажмите Вставить.

Обратите внимание:

При копировании папки рабочей группы создается только копия ее содержимого, но не копия прав доступа к этой папке.
- Если вы вставили папку рабочей группы в другую папку рабочей группы, которую вы можете изменять, то для скопированной папки будут действовать такие же права доступа.
  - Например, у небольшой команды по разработке товарных знаков есть доступ к папке «Дизайн нового логотипа». Вы копируете папку «Дизайн нового логотипа» в папку «Маркетинг», к которой есть доступ у всей рабочей группы. У всей рабочей группы появится доступ к копии папки «Дизайн нового логотипа» в папке «Маркетинг».