Skip to content (Press Enter)

Как компания Cully Automation оптимизировала работу с договорами при помощи Dropbox

Дистанционная работа сильно усложняла ручные процессы управления документами в инженерной компании Cully Automation. Но при помощи Dropbox и Dropbox Sign она достигла огромных успехов.

true

Главная задача

  • Несмотря на дистанционный режим работы сотрудников, Cully Automation по-прежнему использовала электронную и обычную почту для отправки договоров и документов на подпись.
  • Это стоило денег, отнимало ценное время коллег и затрудняло процесс защиты подписи.

Решение

  • После использования Dropbox в течение 10 лет компания Cully Automation начала применять Dropbox Sign для упрощения процессов создания, отправки и подписания договоров, а также для облегчения совместной работы над ними.

Результат

  • Счета, контракты и конфиденциальные документы передаются, подписываются и хранятся совершенно безопасно, а отметки времени в журнале аудита и автоматические напоминания позволяют Cully Automation ничего не упустить и заключать сделки на 50 % быстрее.

Использование Dropbox и Dropbox Sign стало главным условием роста и успеха нашей компании. Без этих инструментов работа не была бы настолько эффективной и продуктивной.

Дэвид Кулли, управляющий директор, компания Cully Automation Ltd

Cully Automation — ирландская проектная компания, предлагающая широкий спектр услуг, начиная проектированием и монтажом и заканчивая автоматизацией крупномасштабных процессов. Команда специализируется на планировании, создании, автоматизации и обслуживании критически важных систем водоснабжения в Ирландии.

В течение нескольких лет Cully Automation использовала Dropbox для управления совместной работой групп, присутствующих на объекте и в офисе. Но во время пандемии COVID-19 компании потребовалось решение, способное расширить сотрудничество в режиме реального времени для подписания договоров. Подобное решение также должно было учитывать интересы команд, работающих в полевых условиях в районах с низкой пропускной способностью интернет-каналов. Таким сотрудникам необходимо было делать обновления в автономном режиме, а синхронизировать их позже — после восстановления соединения.

Работа с Sign

Поскольку перед входом на территорию предприятия каждый посетитель и сотрудник должен был заполнить анкету для возвращения к работе и официально заявить об отсутствии симптомов COVID-19, старый метод печати, подписания и сбора бумажных форм быстро стал отнимать много времени и средств. Кроме этого, появилась необходимость регулярно подписывать и обновлять важную документацию по охране труда, технике безопасности, оценке рисков, а также отчеты о травмах. В результате компания имела дело с большим количеством бумаг и ненужными административными задержками.

Желая предоставить сотрудникам, посетителям и подрядчикам возможность удаленно подписывать документы и декларации, Cully Automation решила использовать Sign и Dropbox. Это позволило компании в режиме реального времени создавать, подписывать и надежно хранить юридически обязывающую документацию для каждого из вводимых объектов и офисов. Более того, настройка программ была быстрой и простой, так что команда начала пользоваться преимуществами новой технологии уже через несколько дней.

Совместные усилия Dropbox и Sign привели к созданию первого в мире встроенного решения для электронной подписи и хранения документов, поэтому сомнений в выборе Sign не было.

Дэвид Кулли, управляющий директор, компания Cully Automation Ltd
До использования Sign   После использования Sign
Чрезмерное использование электронной почты.
Документы подписывались и возвращались по электронной почте, что затрудняло отслеживание последних версий.
Улучшение внутреннего сотрудничества.
Sign позволяет автоматически отправлять, подписывать и сохранять в нужную папку стандартные документы, такие как декларации или договоры.
Задержки из-за потери времени на сбор подписей.
Договоры приходилось отправлять по почте или требовать, чтобы подписавшие их лица приходили в офис, что добавляло несколько дней ненужных задержек.
Подписание без стресса.
Теперь сотрудники могут подписывать договоры за считанные секунды, что ускоряет рабочие процессы и позволяет специалистам быстрее выполнять нужные операции.
Потеря времени на обработку напоминаний вручную.
Командам приходилось вручную искать недостающие подписи, что отнимало ценное время, которое можно было потратить на выполнение более важных задач.
Автоматические напоминания.
Sign автоматически уведомляет о недостающих подписях всех подписантов, что позволяет легко отслеживать, кто, что и когда должен подписать.
Трудности с обеспечением процесса подписания.
Поскольку документы отправлялись на подпись обычной и электронной почтой, обеспечить безопасность процесса и сделать подписи юридически обязывающими было непросто.
Безопасные электронные подписи.
Благодаря контрольным журналам с отметкой времени и аутентификации на основе ролей, документы могут быть безопасно переданы и заверены юридически обязывающими подписями.

Повышение уровня совместной работы и безопасности при помощи Dropbox и Sign

Благодаря тому, что освоение программ не составляло труда для большинства сотрудников, а также повышению скорости и точности процесса определения COVID-19, отделы финансов, персонала и договоров в компании Cully Automation решили внедрить аналогичный рабочий процесс. Теперь все задачи, начиная с выставления счетов и заканчивая подбором персонала и заключением договоров, управляются при помощи Dropbox и Sign.

Вместе эти инструменты создают общее объединенное пространство для всех отделов компании Cully Automation, позволяющее эффективно управлять документами. Dropbox и Sign обеспечивают безопасное хранение всех документов в легкодоступном месте на протяжении всего цикла, начиная со старта работ по проекту до его реализации. Это позволяет улучшать сотрудничество и обновлять информацию в режиме реального времени.

Я не могу представить жизнь без Dropbox или Sign. Они критически значимы для всего, чем мы занимаемся. Эти продукты включены в весь наш деловой цикл, начиная с предквалификации и заканчивая тендерами и послепродажным обслуживанием.

Дэвид Кулли, управляющий директор, компания Cully Automation Ltd

Узнайте, как Dropbox Sign позволяет использовать электронную подпись в любой точке мира.

Подробнее о Dropbox Sign