Главная задача
- Несмотря на дистанционный режим работы сотрудников, Cully Automation по-прежнему использовала электронную и обычную почту для отправки договоров и документов на подпись.
- Это стоило денег, отнимало ценное время коллег и затрудняло процесс защиты подписи.
Решение
- После использования Dropbox в течение 10 лет компания Cully Automation начала применять Dropbox Sign для упрощения процессов создания, отправки и подписания договоров, а также для облегчения совместной работы над ними.
Результат
- Счета, контракты и конфиденциальные документы передаются, подписываются и хранятся совершенно безопасно, а отметки времени в журнале аудита и автоматические напоминания позволяют Cully Automation ничего не упустить и заключать сделки на 50 % быстрее.
Использование Dropbox и Dropbox Sign стало главным условием роста и успеха нашей компании. Без этих инструментов работа не была бы настолько эффективной и продуктивной.
Cully Automation — ирландская проектная компания, предлагающая широкий спектр услуг, начиная проектированием и монтажом и заканчивая автоматизацией крупномасштабных процессов. Команда специализируется на планировании, создании, автоматизации и обслуживании критически важных систем водоснабжения в Ирландии.
В течение нескольких лет Cully Automation использовала Dropbox для управления совместной работой групп, присутствующих на объекте и в офисе. Но во время пандемии COVID-19 компании потребовалось решение, способное расширить сотрудничество в режиме реального времени для подписания договоров. Подобное решение также должно было учитывать интересы команд, работающих в полевых условиях в районах с низкой пропускной способностью интернет-каналов. Таким сотрудникам необходимо было делать обновления в автономном режиме, а синхронизировать их позже — после восстановления соединения.
Работа с Sign
Поскольку перед входом на территорию предприятия каждый посетитель и сотрудник должен был заполнить анкету для возвращения к работе и официально заявить об отсутствии симптомов COVID-19, старый метод печати, подписания и сбора бумажных форм быстро стал отнимать много времени и средств. Кроме этого, появилась необходимость регулярно подписывать и обновлять важную документацию по охране труда, технике безопасности, оценке рисков, а также отчеты о травмах. В результате компания имела дело с большим количеством бумаг и ненужными административными задержками.
Желая предоставить сотрудникам, посетителям и подрядчикам возможность удаленно подписывать документы и декларации, Cully Automation решила использовать Sign и Dropbox. Это позволило компании в режиме реального времени создавать, подписывать и надежно хранить юридически обязывающую документацию для каждого из вводимых объектов и офисов. Более того, настройка программ была быстрой и простой, так что команда начала пользоваться преимуществами новой технологии уже через несколько дней.
Совместные усилия Dropbox и Sign привели к созданию первого в мире встроенного решения для электронной подписи и хранения документов, поэтому сомнений в выборе Sign не было.
| До использования Sign | После использования Sign | |
| Чрезмерное использование электронной почты. Документы подписывались и возвращались по электронной почте, что затрудняло отслеживание последних версий. |
→ | Улучшение внутреннего сотрудничества. Sign позволяет автоматически отправлять, подписывать и сохранять в нужную папку стандартные документы, такие как декларации или договоры. |
| Задержки из-за потери времени на сбор подписей. Договоры приходилось отправлять по почте или требовать, чтобы подписавшие их лица приходили в офис, что добавляло несколько дней ненужных задержек. |
→ | Подписание без стресса. Теперь сотрудники могут подписывать договоры за считанные секунды, что ускоряет рабочие процессы и позволяет специалистам быстрее выполнять нужные операции. |
| Потеря времени на обработку напоминаний вручную. Командам приходилось вручную искать недостающие подписи, что отнимало ценное время, которое можно было потратить на выполнение более важных задач. |
→ | Автоматические напоминания. Sign автоматически уведомляет о недостающих подписях всех подписантов, что позволяет легко отслеживать, кто, что и когда должен подписать. |
| Трудности с обеспечением процесса подписания. Поскольку документы отправлялись на подпись обычной и электронной почтой, обеспечить безопасность процесса и сделать подписи юридически обязывающими было непросто. |
→ | Безопасные электронные подписи. Благодаря контрольным журналам с отметкой времени и аутентификации на основе ролей, документы могут быть безопасно переданы и заверены юридически обязывающими подписями. |
Повышение уровня совместной работы и безопасности при помощи Dropbox и Sign
Благодаря тому, что освоение программ не составляло труда для большинства сотрудников, а также повышению скорости и точности процесса определения COVID-19, отделы финансов, персонала и договоров в компании Cully Automation решили внедрить аналогичный рабочий процесс. Теперь все задачи, начиная с выставления счетов и заканчивая подбором персонала и заключением договоров, управляются при помощи Dropbox и Sign.
Вместе эти инструменты создают общее объединенное пространство для всех отделов компании Cully Automation, позволяющее эффективно управлять документами. Dropbox и Sign обеспечивают безопасное хранение всех документов в легкодоступном месте на протяжении всего цикла, начиная со старта работ по проекту до его реализации. Это позволяет улучшать сотрудничество и обновлять информацию в режиме реального времени.
Я не могу представить жизнь без Dropbox или Sign. Они критически значимы для всего, чем мы занимаемся. Эти продукты включены в весь наш деловой цикл, начиная с предквалификации и заканчивая тендерами и послепродажным обслуживанием.
