Сотрудничество с рекламными агентствами должно быть таким же качественным, как и конечный продукт, который вы создаете вместе. Но проблемы при отслеживании документов, отзывов, материалов и обновлений статуса могут привести к срыву сроков выполнения. Мы расскажем, как этого избежать.
Вот пять сфер, где вы можете использовать Dropbox для того, чтобы справиться с самыми сложными препятствиями при совместной работе, укрепить партнерские отношения и повысить качество продуктов.
1. Ускоренное оформление документов
Давайте посмотрим правде в глаза: большинство сложностей в маркетинге вызваны сроками исполнения, слишком короткими для комфортной работы. Разумеется, сотрудники справятся с задачей вовремя. Но сначала агентство должно подписать документы, фрилансеры — подтвердить ставки, а сотрудники смогут начать работу, только когда подпишут соглашение о неразглашении.
Чтобы ускорить оформление документов и уложиться в сроки, воспользуйтесь сервисом электронных подписей Dropbox Sign. К преимуществам этого решения относятся встроенные напоминания (вместо меток на телефоне или в электронных письмах), с помощью которых можно отслеживать движение контрактов, а также возможность быстро подписать контракт где угодно с любого устройства. Вашим партнерам не придется скачивать, подписывать и снова загружать PDF-файлы, поскольку они могут сразу же заверить документ несколькими щелчками мыши, не отвлекаясь на другие дела. Электронные подписи позволяют заключать договоры на 80 % быстрее по сравнению с традиционными способами.
Если вы часто используете определенные типы соглашений, рекомендуем создать шаблоны: их нужно создать всего один раз, а затем можно рассылать новым партнерам, не тратя лишнего времени. Неважно, сколько договоров вы заключаете — десяток в год или полсотни каждый месяц, — объем административной работы значительно сократится.
2. Упрощенное внесение правок
Дни, когда творческие работы демонстрировали на мольберте в конференц-зале, давно прошли. Сегодня творческие материалы самых разных форматов и размеров обычно отправляют по электронной почте.
Это не значит, что вам нужно постоянно покупать новое программное обеспечение для просмотра работ или тратить 20 минут на загрузку файла с анимацией. Попросите своих партнеров из агентства предоставить общий доступ к своим презентациям в Dropbox с помощью ссылки.
Dropbox поддерживает просмотр самых различных типов файлов, включая PSD и PDF, в облаке. Кроме того, для большей наглядности вы можете оставлять комментарии прямо в файлах. Если вы работаете над видео- и аудиопроектами, попробуйте Dropbox Replay: это решение позволяет оставлять комментарии или аннотации к видео с привязкой по времени, чтобы все соавторы оставались на одной волне.
3. Централизованное хранение рабочих материалов
Отслеживание всех необходимых ресурсов при работе над многоканальным маркетинговым проектом — задача крайне трудоемкая. Если вы делаете рекламу для соцсетей или баннеры, список ресурсов может быть огромным. А если вы работаете на нескольких рынках, к этому списку еще добавляются файлы локализаций.
Упростите сотрудникам жизнь, составив в начале проекта контрольный список всех необходимых материалов с указанием платформ, размеров и типов. Затем создайте централизованный каталог, куда агентство будет загружать все рабочие материалы, распределяя их по папкам и вложенным папкам, в соответствии с контрольным списком.
На случай, если файл потеряется и его нужно будет восстановить, Dropbox сохраняет резервные копии удаленных файлов. Таким образом, когда придет время отправлять материалы заказчику, все будет на месте.
4. Управление графиком совещаний
Регулярные совещания с партнерским агентством — это ключ к четкому пониманию поставленных задач. Но если вы весь день совещаетесь, у вас не остается времени на выполнение реальной работы. Также следует учесть, что электронная почта плохо подходит для предоставления детальных отзывов: при использовании этого способа часто возникает недопонимание и потребность в дополнительных встречах для прояснения неясных моментов.
Освободите место в расписании, назначив два-три совещания с агентством в неделю для анализа текущей работы. Таким образом вы и ваши партнеры сможете выделить определенное время для сотрудничества, вместо того чтобы проводить короткие встречи каждый раз при наличии возможности.
Если вы не успеваете сделать всю работу за выделенный срок или представитель агентства не всегда может принять участие в совещании, используйте Dropbox Capture, чтобы предоставлять обратную связь с помощью записи экрана и создания видеосообщений. Запишите устный отзыв и добавьте пометки, а затем сотрудники агентства смогут просмотреть видео в удобное для них время. Асинхронные совещания — отличный вариант для сотрудников, которые находятся в разных часовых поясах: теперь не нужно звонить коллегам после ужина, чтобы предоставить обратную связь по очередному этапу проекта.
5. Обновление статуса проекта в реальном времени
Если вам приходится переключаться между несколькими проектами, которые находятся на разных стадиях, легко запутаться между ними. Хотя агентство может ежедневно или еженедельно отправлять сообщения о состоянии дел, чтобы держать вас в курсе событий, эти сообщения, скорее всего, затеряются в вашем почтовом ящике, и вам придется их искать, когда наконец появится время...
Советуем просто создать в облаке документ для указания статуса проекта, в который внутренние и внешние сотрудники будут вносить обновления. Если создать такой документ в Dropbox, вы сможете проверить, когда сотрудники агентства в последний раз вносили изменения, и просмотреть их в версии, чтобы узнать, какие обновления были добавлены.
Подобная система также позволяет упростить привлечение внутренних сотрудников к работе над проектом. Независимо от того, оказывают ли они поддержку или просто заменяют вас, пока вы в отпуске, просто отправьте им ссылку для получения доступа. У вас не всегда будет возможность проверить выполнение всего объема текущих задач, но в любой момент времени вы сможете оперативно получить информацию о статусе каждого проекта.
