Trabalhar com agências criativas deve ser um processo tão bom quanto o produto final fruto da criação conjunta. Mas correr atrás de papéis, feedback, ativos e atualizações de status pode atrapalhar o envio das entregas ou acabar com a alegria antes da chamada de lançamento do próximo projeto.
Confira cinco maneiras pelas quais o Dropbox ajuda as equipes a lidar com os principais obstáculos para a colaboração, resultando em parcerias mais felizes com criativos excepcionais.
1. Agilize a papelada
Não se pode negar que a maior parte dos problemas no marketing são resultado de prazos apertados demais. Claro, a equipe consegue dar conta do recado. Mas primeiro a agência precisa assinar a papelada, os freelancers precisam confirmar suas taxas diárias e os colaboradores só podem começar depois de assinarem um contrato de confidencialidade.
Para evitar atrasos burocráticos que os prazos não acomodam, experimente as assinaturas eletrônicas do Dropbox Sign. Conte com os lembretes integrados (em vez de ligação ou marcação de e-mail) para manter os contratos em andamento e permitir que as partes assinem rapidamente de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Em vez de baixar, assinar e reanexar PDFs, as partes interessadas mais ocupadas podem assinar com alguns cliques antes de serem desviadas para outras tarefas. De fato, os contratos podem ser assinados até 80% mais rápido com as assinaturas eletrônicas do que com os formulários tradicionais em papel.
Para contratos usados com frequência, você pode criar Modelos, formulários com texto padrão que podem ser configurados apenas uma vez, depois enviados facilmente a cada nova parceria. Esteja você integrando alguns poucos prestadores de serviços em um ano ou dezenas em um mês, perceberá uma diferença drástica no trabalho administrativo.
2. Simplifique as revisões
Revisar um trabalho criativo na sala de conferência sobre um cavalete é coisa do passado. Hoje, o trabalho criativo aparece na sua caixa de entrada e, dependendo do projeto, estará em algum formato ou tamanho diferente.
Você não precisa ficar comprando software novo para revisar um trabalho nem passar 20 minutos baixando um arquivo repleto de animações. Peça às agências parceiras que compartilhem apresentações usando o Dropbox e você poderá acessá-las com um link.
Com o Dropbox, você pode verificar todos os tipos de arquivos criativos como PSDs e PDFs na nuvem e fazer comentários diretamente nos arquivos para que seu feedback seja claro. Se estiver revisando projetos de vídeo e áudio, experimente o Dropbox Replay, que permite que todos façam marcações no mesmo vídeo com anotações ou comentários baseados em tempo, assim toda a equipe permanece em sintonia.
3. Organize os ativos em um só lugar
Manter o controle de todos os ativos necessários em um projeto de marketing multicanal pode enlouquecer qualquer pessoa. Quando você cria anúncios para redes sociais ou em banners, a lista de tamanhos dos ativos é interminável. E, se você trabalha com vários mercados, as traduções contribuem para aumentar a montanha de entregas.
Salve a confusão da equipe criando uma lista de verificação clara de todas as entregas necessárias por plataforma, tamanho e tipo no início do projeto. Em seguida, forneça um local central para a agência enviar todos os ativos e organizá-los em pastas e subpastas que correspondam à sua lista de verificação.
Se um arquivo desaparecer e precisar ser recuperado, o Dropbox mantém um backup dos arquivos excluídos. Assim, quando chega a hora do lançamento, tudo está exatamente onde deve estar.
4. Tire as reuniões da agenda
É fundamental manter contato regular com a agência durante o projeto para garantir uma comunicação clara. Mas se sua agenda for preenchida com reuniões internas e externas, talvez não sobre tempo para fazer o trabalho. Ao mesmo tempo, compartilhar feedback complexo por e-mail acaba levando a mal-entendidos ou a ligações de acompanhamento adicionais para esclarecimento de pontos vagos.
Recupere sua agenda marcando "horários de expediente" pré-definidos com a agência, duas ou três vezes por semana, para revisar o trabalho em andamento. Com isso, você e a agência garantem um horário definido para se concentrar no trabalho, evitando a necessidade de encontrar brechas na agenda para encaixar reuniões curtas.
Caso o horário predefinido não seja suficiente para atender as demandas daquele dia ou se a agência não conseguir comparecer, o Dropbox Capture permite compartilhar feedback por meio de gravações de tela e mensagens de vídeo. Você pode se comunicar por meio de feedback e adicionar marcações, para que a agência revise o vídeo quando for mais conveniente para ela. Tornar a reunião assíncrona beneficia os colaboradores que estão em fusos horários diferentes, dispensando-os de participar de reuniões depois do jantar para tratar da terceira rodada de um feedback específico.
5. Compartilhe atualizações de status em tempo real
Quando você tem que dar conta de vários projetos da agência que estão em diferentes estágios, o "status" da sua mente pode ser definido como "excesso de capacidade". Embora a agência possa enviar um e-mail diário ou semanal com informações atualizadas, o e-mail pode facilmente ficar em sua caixa de entrada até que finalmente você tenha um tempo para se atualizar.
Use a nuvem a seu favor e crie um documento de status on-line para que suas equipes interna e externa possam atualizá-lo. Salvando o documento no Dropbox, você verifica quando a equipe da agência fez a última alteração no documento e confere as alterações de versões para saber o que foi atualizado.
Esse sistema também facilita a entrada de outras pessoas internas em um projeto. Estejam elas apenas dando apoio a você ou cobrindo suas férias, o link pode simplesmente ser compartilhado com elas. Talvez você não saiba o que está acontecendo em cada projeto o tempo todo, mas sempre saberá onde encontrar uma rápida verificação de status.
