Jak zarządzać przestrzenią magazynową zespołu przy użyciu synchronizacji inteligentnej

Osoba korzystająca z synchronizacji inteligentnej na laptopie

Jeśli zarządzasz IT dla zespołu, wiesz, że nowe narzędzia i funkcje mogą mieć zarówno dobre, jak i złe strony. Nowe oprogramowanie do zarządzania zadaniami może oczywiście pomóc w utrzymaniu porządku, ale zespół nadal musi się nauczyć sposobu działania aplikacji. Nowy system zarządzania plikami może także zwiększyć wydajność pracy zespołu, lecz najpierw musisz sam poznać wszystkie funkcje, a następnie nauczyć innych z nich korzystać.


Masz już wystarczająco dużo spraw na głowie. Właśnie dlatego opracowaliśmy synchronizację inteligentną, która działa w ten sam sposób jak obecnie pracujesz, w miejscach, w których Twój zespół już czuje się komfortowo. Oto, jak synchronizacja inteligentna zwalnia miejsce dla Twojego zespołu bez typowych problemów związanych z nauką nowej funkcji.

1. Odzyskaj gigabajty miejsca dla swojego zespołu

Załóżmy, że członkowie Twojego zespołu wypełnili po brzegi swoje osobiste dyski twarde. Wiedzą, że pliki z komputerów mogą przenosić na inne urządzenie lub do chmury, lecz jest to ręczny proces, który przerywa ich codzienny proces pracy. Żonglowanie plikami zaczyna być uciążliwe.

Synchronizacja inteligentna pomaga wyeliminować ten ręczny proces. Od chwili aktywacji synchronizacji inteligentnej, która jest funkcją wczesnego dostępu dla klientów Dropbox Business, Twój zespół może oznaczać pliki lub foldery do przechowywania tylko online za pomocą kilku kliknięć. Każdy członek zespołu może odzyskać gigabajty przestrzeni na dysku twardym we własnym tempie, kiedy uzna to za stosowne. Co najlepsze, synchronizacja inteligentna nie wymaga od Ciebie ani administratora dodatkowego zarządzania miejscem lub porządkowania. Wystarczy ją włączyć.

2. Zapomnij o dodatkowych szkoleniach lub nowych procesach roboczych

Członkowie Twojego zespołu potrzebują więcej przestrzeni i mniej rozproszeń związanych z przechowywaniem, ale poza tym są zadowoleni z obecnego sposobu pracy. Mówią, że są gotowi pogodzić się z niedogodnościami, o ile nie muszą zmieniać obecnego procesu roboczego.

Synchronizacja inteligentna to idealne rozwiązanie w takiej sytuacji. Synchronizacja inteligentna działa bezpośrednio z poziomu komputerów członków zespołu i bazuje na ich obecnym sposobie organizacji plików. Zwolnienie miejsca nie wiąże się z nowymi folderami, nowymi procesami roboczymi ani otwieraniem osobnych okien. Po aktywacji synchronizacji inteligentnej pliki zespołu będą wyświetlane dokładnie tak jak zwykle, w tych samych oknach Eksploratora plików lub Findera, z których zespół już korzysta.

3. Nie martw się zarządzaniem na miejscu ani aktualizacjami oprogramowania

Gdy już masz system przechowywania, który podoba się Twojemu zespołowi, zwykle nadal trzeba zarządzać nim na miejscu i aktualizować komputery wszystkich użytkowników. W przypadku korzystania z wewnętrznego rozwiązania może to oznaczać częstsze wyjazdy do serwerowni lub konieczność prowadzenia ewidencji sprzętu fizycznego. Nawet w przypadku narzędzi opartych na chmurze, często będzie konieczne wymuszanie aktualizacji oprogramowania, aby mieć pewność, że urządzenia wszystkich użytkowników są zgodne z najnowszą wersją rozwiązania.

Synchronizacja inteligentna pozwala uniknąć wszystkich tych problemów. Zamiast przenosić dokumenty między serwerami lub dostarczać pliki na pamięci przenośnej, możesz łatwo zarządzać miejscem, oznaczając pliki bezpośrednio na komputerze. Synchronizacja inteligentna obsługuje systemy macOS i Windows, a nawet kilka starszych wersji systemów operacyjnych. Twój zespół może zatem korzystać z niej już dziś, niezależnie od tego, jak aktualne są komputery członków zespołu.

Jeśli jesteś już klientem Dropbox Business, możesz się zarejestrować, aby uzyskać wczesny dostęp i wypróbować synchronizację inteligentną już dziś. Nie masz jeszcze konta? Możesz wypróbować Dropbox Business za darmo przez 30 dni.

Pomóż członkom zespołu uzyskać dostęp do wszystkich plików, gdziekolwiek się znajdują.

Skontaktuj się z Dropbox