De opslagruimte van je team beheren met slimme synchronisatie

Iemand die slimme synchronisatie gebruikt op een laptop

Als je de IT voor een team beheert, weet je dat nieuwe tools en functies zowel een voor- als een nadeel kunnen zijn. Nieuwe taakbeheersoftware helpt je weliswaar alles op een rijtje te houden, maar je team moet nog wel leren hoe de toepassing werkt. En uiteraard kan een nieuw bestandsbeheersysteem bijdragen aan de productiviteit van je team, maar eerst moet je zelf alle functies leren kennen en dan moet je ze ook nog aan de anderen leren.


Alsof je nog niet genoeg te doen hebt! Daarom hebben we slimme synchronisatie zo ontwikkeld dat deze al werkt zoals je gewend bent, op plekken waar je team al bekend mee is. Ontdek hier hoe je met slimme synchronisatie ruimte voor je team vrijmaakt, zonder het gedoe van een nieuwe functie moeten leren.

1. Haal de gigabytes van je team terug

Stel dat je teamleden hun persoonlijke harde schijven tot de nok toe vol hebben zitten. Ze weten best dat ze bestanden zelf van hun computer naar een ander apparaat of naar een cloudservice kunnen overbrengen, maar dat is een handmatig proces dat hun dagelijkse flow alleen maar onderbreekt. En dat gedoe met bestanden is eigenlijk alleen maar lastig.

Slimme synchronisatie maakt een einde aan dit handmatige proces. Het moment dat je slimme synchronisatie activeert, een functie met vroege toegang voor klanten van Dropbox Business, heeft je team de vrijheid om met enkele klikken bestanden of mappen voor alleen online opslag te markeren. Elk teamlid kan, in zijn of haar eigen tempo en wanneer het uitkomt, gigabytes aan hardeschijfruimte terugwinnen. En het beste? Voor slimme synchronisatie is geen extra beheer of opslagorganisatie van jou, de beheerder, vereist. Je hoeft deze alleen maar in te schakelen.

2. Vergeet extra trainingen of nieuwe workflows

Je teamleden willen meer ruimte en minder afleidingen van de opslagruimte, maar verder zijn ze best tevreden met hoe ze nu werken. Ze zeggen dat ze geen problemen met eventuele onderbrekingen hebben, als ze maar niet hun huidige workflow hoeven te veranderen.

Slimme synchronisatie geeft daar graag gehoor aan. Slimme synchronisatie, ontworpen om direct vanaf het bureaublad van je teamleden te werken, is gebaseerd op de manier waarop de bestanden van het team nu al zijn georganiseerd. Ze hebben geen nieuwe mappen, geen nieuwe workflows en geen aparte vensters nodig om ruimte vrij te maken. Wanneer slimme synchronisatie is geactiveerd, zien je teamleden hun bestanden precies zoals altijd, in dezelfde Verkenner- of Zoeker-vensters die ze sowieso al gebruiken.

3. Geen zorgen over beheer op locatie of software-updates

Zodra je een opslagsysteem in gebruik hebt dat door je team wordt gewaardeerd, moet je vaak nog wel beschikbaar zijn voor beheer op locatie en het up-to-date houden van alle computers. Als je een interne oplossing gebruikt, betekent dat wellicht dat je wat vaker naar de serverruimte moet lopen of dat je een aftekendocument nodig hebt voor fysieke apparatuur. Zelfs met cloudtools zul je vaak zelf software-updates moeten uitvoeren om ervoor te zorgen dat alle apparaten compatibel zijn met de nieuwste oplossing.

Al die problemen behoren met slimme synchronisatie tot het verleden. Opslagbeheer is eenvoudig: je hoeft geen documenten meer van de ene naar de andere server te verplaatsen met een USB-apparaat, maar kunt bestanden simpelweg vanaf jouw bureaublad markeren. En omdat slimme synchronisatie zo is ontworpen dat je deze op zowel macOS als Windows kunt gebruiken (zelfs op een aantal oudere besturingssystemen), kun je deze meteen door je team laten gebruiken, ongeacht hoe up-to-date de computers van je teamleden zijn.

Als je al een klant van Dropbox Business bent, dan kun je je registreren voor vroege toegang om slimme synchronisatie vandaag nog uit te proberen. Nog niet geregistreerd? Je kunt Dropbox Business 30 dagen gratis proberen.

Geef je teamleden toegang tot al hun bestanden, waar ze zich ook bevinden.

Neem contact op met Dropbox