Hoe Cully Automation grip kreeg op contracten dankzij Dropbox
Werken op afstand zorgde voor veel druk op de handmatige documentbeheerprocessen van een engineeringsbedrijf. Maar met Dropbox en Dropbox Sign heeft Cully Automation enorme stappen gemaakt.
“Onze implementatie van Dropbox en Dropbox Sign was de sleutel tot de groei en het succes van ons bedrijf, en zonder zouden we niet zo efficiënt of productief zijn.”
Uitdaging
Cully Automation is een Iers engineeringsbedrijf dat van alles biedt, van design en installatie tot procesautomatisering op grote schaal. Het team is gespecialiseerd in de planning, constructie, automatisering en het onderhoud van belangrijke waterdiensten in Ierland.
Cully Automation vertrouwde al jaren op Dropbox voor de samenwerking tussen teams op locatie en op kantoor. Maar toen COVID-19 om de hoek kwam kijken, had het team een oplossing nodig die deze samenwerking in real time kon uitbreiden naar contractondertekening. Cully Automation gebruikte, ondanks dat medewerkers op afstand werkten, e-mails en brieven om contracten en documenten ter ondertekening te versturen. Dit kostte geld en waardevolle werktijd, en maakte het moeilijk om het ondertekeningsproces te beveiligen.
De oplossing moest ook geschikt zijn voor teams die op locatie werken in gebieden met weinig bandbreedte—die offline updates moeten uitvoeren die later gesynchroniseerd kunnen worden wanneer ze weer een internetverbinding hebben.
"Omdat Dropbox en Sign samenwerken om 's werelds eerste geïntegreerde oplossing voor e-handtekeningen en opslag voor documenten te maken, was de keuze voor Sign eenvoudig."
Oplossing
Omdat elke bezoeker en medewerker voor de toegang tot een locatie een terug-naar-werk-enquête moest invullen om aan te geven dat ze geen COVID-19-symptomen hadden, werd de ouderwetse methode voor het printen, ondertekenen en verzamelen van papieren formulieren een tijdrovende en kostbare aangelegenheid. Naast de behoefte aan belangrijke gezondheids- en veiligheidsdocumentatie, risicobeoordelingen en letselrapporten die regelmatig ondertekend en bijgewerkt moesten worden, betekende dit dat het bedrijf enorme hoeveelheden papier moest verwerken die onnodige administratieve vertragingen tot gevolg hadden.
Cully Automation wilde medewerkers, bezoekers en contractanten in staat stellen om documenten en verklaringen op afstand te ondertekenen en koos daarom voor Sign en Dropbox. Hierdoor kon het bedrijf juridisch bindende documenten maken, ondertekenen en veilig opslaan voor elk van de verschillende locaties en kantoren die in real time werden gebruikt. Daarnaast was de implementatie snel en eenvoudig, waardoor het team al binnen enkele dagen profijt begon te hebben van de nieuwe technologie.
Resultaten
Als gevolg van de hoge implementatieniveaus, en een toename in snelheid en nauwkeurigheid van het COVID-19-declaratieproces, kozen de financiële, HR- en contractteams bij Cully Automation voor een vergelijkbare workflow. Nu wordt alles van facturering, werving en contracten gedaan via Dropbox en Sign.
Samen creëren deze tools een enkele, verenigde ruimte voor alle afdelingen binnen Cully Automation om documenten effectief te beheren. Dropbox en Sign zorgen van de start van projecten tot de implementatie ervoor dat alle documenten veilig worden opgeslagen in een eenvoudig toegankelijke locatie voor betere samenwerking en realtime updates.
“Ik kan me mijn leven niet voorstellen zonder Dropbox en Sign. Ze zijn essentieel in alles wat we doen. De producten zijn geïntegreerd in onze hele bedrijfscyclus, van pre-kwalificatie tot offertes en aftersales.”
David CullyManaging Director, Cully Automation Ltd