De uitdaging
- Ondanks dat de werknemers op afstand werken, vertrouwde Cully Automation nog steeds op e-mails en brieven om contracten en documenten te versturen voor ondertekening.
- Dit kostte veel geld, waardevolle werknemerstijd en maakte het lastig om het handtekeningenproces te beveiligen
De oplossing
- Cully Automation gebruikte Dropbox al 10 jaar en zet nu Dropbox Sign in om een vereenvoudigde workflow voor werknemers te creëren om contracten te maken, eraan samen te werken, ze te versturen en ondertekenen.
De resultaten
- Facturen, contracten en gevoelige documenten worden gedeeld, ondertekend en veilig opgeslagen, met controlesporen met tijdstempel en geautomatiseerde herinneringen zodat niets over het hoofd wordt gezien waardoor Cully Automation deals 50% sneller kan sluiten
Onze implementatie van Dropbox en Dropbox Sign was de sleutel tot de groei en succes van ons bedrijf, en zonder zouden we niet zo efficiënt of productief zijn.
Cully Automation is een Iers engineeringsbedrijf dat van alles biedt, van design en installatie tot procesautomatisering op grote schaal. Het team is gespecialiseerd in de planning, constructie, automatisering en het onderhoud van belangrijke waterdiensten in Ierland.
Cully Automation vertrouwde al jaren op Dropbox voor de samenwerking tussen teams op locatie en op kantoor. Maar toen COVID-19 om de hoek kwam kijken, had het team een oplossing nodig die deze samenwerking in realtime kon uitbreiden naar contractondertekening. De oplossing moest ook geschikt zijn voor teams die op locatie werken in gebieden met weinig bandbreedte—die offline updates moeten uitvoeren die later gesynchroniseerd kunnen worden wanneer ze weer een internetverbinding hebben.
De weg naar ondertekening
Omdat elke bezoeker en medewerker voor de toegang tot een locatie een terug-naar-werk-enquête moest invullen om aan te geven dat ze geen COVID-19-symptomen hadden, werd de ouderwetse methode voor het printen, ondertekenen en verzamelen van papieren formulieren een tijdrovende en kostbare aangelegenheid. Naast de behoefte aan belangrijke gezondheids- en veiligheidsdocumentatie, risicobeoordelingen en letselrapporten die regelmatig ondertekend en bijgewerkt moesten worden, betekende dit dat het bedrijf enorme hoeveelheden papier moest verwerken die onnodige administratieve vertragingen tot gevolg hadden.
Cully Automation wilde medewerkers, bezoekers en contractanten in staat stellen om documenten en verklaringen op afstand te ondertekenen en koos daarom voor Sign en Dropbox. Hierdoor kon het bedrijf juridisch bindende documenten maken, ondertekenen en veilig opslaan voor elk van de verschillende locaties en kantoren die in realtime werden gebruikt. Daarnaast was de implementatie snel en eenvoudig waardoor het team al binnen enkele dagen profijt begon te hebben van de nieuwe technologie.
Omdat Dropbox en Sign samenwerken om 's werelds eerste geïntegreerde oplossing voor e-handtekeningen en opslag voor documenten te maken, was de keuze voor Sign eenvoudig.
| Voor Sign | Na Sign | |
| Te veel vertrouwen op e-mail Documenten werden ondertekend en teruggestuurd via e-mail waardoor het lastig was om de nieuwste versie bij te houden. |
→ | Verbeterde interne samenwerking Sign maakt het mogelijk dat veelgebruikte documenten zoals verklaringen en contracten automatisch kunnen worden verstuurd, ondertekend en opgeslagen in de juiste map. |
| Vertragingen door tijdrovende ondertekening Contracten moesten via post worden verstuurd of er was vereist dat ondertekenaars naar kantoor moesten komen, waardoor er onnodig vertraging werd opgelopen. |
→ | Stressvrije ondertekening Medewerkers kunnen contracten binnen seconden ondertekenen waardoor workflows worden versneld en waardoor het makkelijker wordt gemaakt voor medewerkers om werk sneller gedaan te krijgen. |
| Tijd die verloren gaat dankzij handmatige herinneringen Teams moesten zelf achter ontbrekende handtekeningen aan waardoor er minder tijd was voor meer belangrijke taken. |
→ | Geautomatiseerde herinneringen Sign brengt alle ondertekenaars automatisch op de hoogte van ontbrekende handtekeningen waardoor het makkelijker wordt om te zien wie wat heeft ondertekend en wanneer. |
| Lastige beveiliging van het ondertekenproces Met documenten die per post en e-mail worden verstuurd ter ondertekening, is de beveiliging van het proces en het juridisch bindend maken lastig. |
→ | Beveilig e-handtekeningen Met controlesporen met tijdstempel en op rollen gebaseerde authenticatie kunnen documenten veilig worden gedeeld en ondertekend met juridisch bindende controlesporen. |
Samenwerking en beveiliging verbeteren met Dropbox en Sign
Als gevolg van de hoge implementatieniveaus, en een toename in snelheid en nauwkeurigheid van het COVID-19-declaratieproces, kozen de financiële, HR- en contractteams bij Cully Automation voor een vergelijkbare workflow. Nu wordt alles van facturering, werving en contracten gedaan via Dropbox en Sign.
Samen creëren deze tools een enkele, verenigde ruimte voor alle afdelingen binnen Cully Automation om documenten effectief te beheren. Dropbox en Sign zorgen er van de start van projecten tot de implementatie voor dat alle documenten veilig worden opgeslagen in een eenvoudig toegankelijke locatie voor betere samenwerking en realtime updates.
Ik kan me mijn leven niet voorstellen zonder Dropbox en Sign. Ze zijn essentieel in alles wat we doen. De producten zijn geïntegreerd in onze hele bedrijfscyclus, van pre-kwalificatie tot offertes en aftersales.
