Hoe bouw je sterke partnerschappen met bureaus op?

Ontdek hoe Dropbox je kan helpen om de rommelige aspecten van samenwerking tussen externe aannemers in goede banen te leiden zodat relaties soepel blijven verlopen en de vaart erin blijft.

Twee mensen in een kantoor die bespreken wat er op hun computerscherm staat.

Werken met creatieve bureaus moet net zo goed voelen als het eindproduct dat jullie samen creëren. Maar papierwerk, feedback, materialen en statusupdates najagen kan in de weg staan van het opsturen van het eindproduct of met een glimlach aan dat volgende kickoff-gesprek deelnemen.

Hier zijn vijf manieren waarop Dropbox teams kan helpen de moeilijkste obstakels voor samenwerking aan te pakken. Dit leidt tot betere partnerschappen en fantastisch creatief werk.

1. Versnel je papierwerk 

Laten we eerlijk zijn: de meeste marketingproblemen worden veroorzaakt door deadlines die gevoelsmatig te dichtbij komen. Natuurlijk kan het team het werk gedaan krijgen. Maar eerst moet het bureau het papierwerk ondertekenen, de freelancers moeten hun dagtarieven bevestigen en de artiesten kunnen niet beginnen voordat ze een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend.

Probeer e-handtekeningen van Dropbox Sign om vertragingen in het papierwerk te voorkomen. Vertrouw op ingebouwde herinneringen (in plaats van opvolging via telefoon of e-mail) om de vaart in contracten te houden en laat partijen overal vanaf elk apparaat snel tekenen. In plaats van pdf's te downloaden, te ondertekenen en opnieuw bij te voegen, kunnen drukke belanghebbenden met een paar klikken ondertekenen voordat ze weer afgeleid raken. In feite kunnen contracten met e-handtekeningen tot 80% sneller worden ondertekend dan met traditionele papieren formulieren.

Voor overeenkomsten die je vaak gebruikt, kun je overwegen sjablonen in te stellen. Deze formulieren hoef je slechts één keer in te stellen en kun je vervolgens gemakkelijk verzenden bij elke nieuwe samenwerking. Of je nu een paar nieuwe externe aannemers per jaar in dienst neemt of tientallen per maand, je zult een aanzienlijk verschil merken in het administratieve werk.

2. Vereenvoudig beoordelingen

De dagen van het beoordelen van creatief werk op een ezel in een vergaderzaal zijn al lang voorbij. De creatieve materialen van vandaag kunnen, afhankelijk van het project, in allerlei indelingen en grootten in je inbox verschijnen.

Je hoeft niet steeds nieuwe software te kopen om werk te beoordelen of 20 minuten te besteden aan het downloaden van een bestand vol animaties. Vraag de partners waarmee je samenwerkt om hun presentaties te delen met Dropbox zodat je er met een link toegang toe hebt.

Met Dropbox kun je allerlei creatieve bestandstypen zoals psd's en pdf's in de cloud controleren, en opmerkingen rechtstreeks in de bestanden plaatsen zodat je feedback duidelijk is. Als je video- en audioprojecten beoordeelt, probeer dan Dropbox Replay waarmee iedereen dezelfde video kan markeren met opmerkingen met tijdcodes of aantekeningen zodat het team op één lijn blijft.

3. Organiseer materialen op één plek

Het bijhouden van alle vereiste materialen in een marketingproject voor meerdere kanalen is voor iedereen ingewikkeld. Als je advertenties voor sociale media of banners maakt, is er vaak een bijna oneindige lijst met materiaalafmetingen. En als je op meerdere markten actief bent, kunnen vertalingen de berg aan eindproducten alleen maar vergroten.

Bespaar het team verwarring door aan het begin van het project een duidelijke checklist van alle benodigde (eind)producten per platform, grootte en type op te stellen. Zorg vervolgens voor één centrale locatie voor het bureau om al hun materialen te uploaden en organiseer ze in mappen en submappen die overeenkomen met jouw checklist.

Als een bestand ontbreekt en moet worden hersteld, houdt Dropbox een back-up bij van verwijderde bestanden. Dus als het tijd is om live te gaan, is alles waar het hoort te zijn.

4. Haal vergaderingen van je agenda

Regelmatig contact opnemen met je bureaupartner is cruciaal voor duidelijke communicatie. Maar als je agenda gevuld is met zowel interne als externe vergaderingen blijft er misschien geen tijd over om je eigenlijke werk gedaan te krijgen. Ondertussen kan het delen van complexe feedback via e-mail vaak leiden tot misverstanden of extra telefoontjes om vage punten te verduidelijken.

Krijg weer controle over je agenda door twee of drie keer per week vooraf ingestelde 'kantooruren' met je bureau in te plannen om het lopende werk te beoordelen. Zo krijgen jij en het bureau een vaste tijd waar jullie je samen op het werk kunnen concentreren, in plaats van korte vergaderingen ad hoc in te lassen als je even tijd hebt.

Als er meer werk is dan in de geplande periode past of het bureau niet altijd beschikbaar is, kun je met Dropbox Capture je feedback via schermopnames en videoberichten delen. Je kunt je feedback bespreken en annotaties toevoegen en dan kan het bureau de video bekijken wanneer het hen uitkomt. Asynchroon vergaderen kan ten goede komen aan collega's die zich in een andere tijdzone bevinden en die nu niet na het eten hoeven in te bellen voor een derde ronde aan feedbackgesprekken.

5. Deel statusupdates in real time

Wanneer je met meerdere projecten bezig bent, verspreid over verschillende bureaus die zich allemaal in verschillende stadia bevinden, kan het voelen alsof alle statussen in elkaar overlopen. Hoewel je bureau jou misschien dagelijks of wekelijks een statusmail stuurt om je op de hoogte te houden, kan deze gemakkelijk in je inbox verdwijnen zodat je ernaar moet zoeken wanneer je eindelijk tijd hebt.

Gebruik de cloud in je voordeel en stel online een statusdocument op dat zowel door je interne als externe team kan worden bijgewerkt. Wanneer je het opslaat op Dropbox, kun je controleren wanneer het team van het bureau het document voor het laatst heeft gewijzigd en versiewijzigingen bekijken om te zien wat er is bijgewerkt.

Dit systeem maakt het ook gemakkelijker om andere mensen intern bij een project te betrekken. Of ze je nu extra hulp komen bieden of gewoon invallen terwijl je op vakantie bent, je kunt gewoon de link delen zodat ze toegang hebben. Je weet misschien niet altijd wat er met elk project aan de hand is, maar je weet altijd waar je moet zijn om de status te bekijken.