Bestanden delen met de snelheid van het geluid

Leer hoe een klein team van geluidstechnici uren per dag bespaart door enorme audiobestanden via Dropbox te delen.

Een team van vier personen zit op de bank op laptops te werken

Jessica Powell had een karaoke-probleem: Hoewel ze gek was op het meeblèren van covers, werd ze het zat dat ze het altijd moest doen met een beperkt repertoire aan slecht geproduceerde liedjes. (Karaokenummers klinken maar zelden zoals de originele liedjes, omdat het lastig is om de vocalen uit de muziek te verwijderen.) Powell ging op onderzoek uit en ontdekte dat kunstmatige intelligentie het antwoord wel eens zou kunnen bieden: Met machine learning kon ze de verschillende onderdelen van liedjes van elkaar scheiden (bijv. de drums of de vocalen). En zo ontstond het idee voor haar start-up.

Powell is nu CEO en medeoprichter van AudioShake, een bedrijf dat software voor geluidsscheiding ontwikkelt. Haar team van zeven personen werkt met iedereen samen, van grote muzieklabels tot indie-artiesten, om zo hun eerder opgenomen nummers te scheiden in verschillende onderdelen die 'stems' worden genoemd. Deze stems kunnen vervolgens worden gebruik om nieuwe creatieve inkomsten te creëren zoals remixen, reclames en filmtrailers. (Of karaoke natuurlijk.) Het team van AudioShake dat op afstand werkt en uit technische en onderzoekers bestaat, is verspreid over Silicon Valley, Texas en Europa, en spendeert een groot deel van de dag aan het delen van grote bestanden met klanten en elkaar. Hierbij vertrouwen ze op Dropbox om ervoor te zorgen dat het proces zo soepel en efficiënt mogelijk verloopt.

Dropbox helpt onze productiviteit absoluut. Wanneer we samen aan grote bestanden proberen te werken, bespaart het ons 40% aan tijd.

-Jonathan Lott, AudioShake-technicus
Toen Powell met AudioShake begon, gebruikte ze Dropbox al voor haar persoonlijke bestanden, dus het was een eenvoudig besluit om de tools waar ze al graag mee werkte ook voor haar bedrijf te gebruiken. "We zorgden voor onze e-mailadressen, we zorgden voor ons domein, we zorgden voor onze Dropbox", zegt ze. "Het is fundamenteel voor hoe we zaken doen." Bekijk de onderstaande professionele tips van Powell voor het gebruik van Dropbox om samen te werken aan grote bestanden en deze te delen —en een start-up te beginnen—, allemaal op hoge snelheid.
Drie muzikanten werken aan een soundboard

Werken vanuit één georganiseerde plek

AudioShake slaat hun audiobestanden op (die vaak behoorlijk groot zijn) in Dropbox om de kwaliteit van de opname te behouden en fouten in het bestand te voorkomen. In tegenstelling tot Dropbox, "worden bestanden gecomprimeerd door sommige opslagproviders, en dat zou rampzalig zijn voor ons werk", aldus Powell. Haar team op afstand werkt aan bijgewerkte bestanden vanuit één plek, waardoor er niet naar submappen op meerdere platforms hoeft te worden gezocht en er geen paniekerige berichten hoeven te worden gedeeld in de trend van "Heb jij de laatste versie hiervan gezien?!". "Het houdt de boel georganiseerd voor ons", aldus Powell. "De bestanden en documenten zijn waar ze moeten zijn—dat is een enorm voordeel." Een ander opslagvoordeel dat Powell waardeert, is de mogelijkheid om een audiobestand in Dropbox te openen om in één oogopslag aan de golfvormvisualisatie te kunnen zien dat de KI heeft gewerkt zoals verwacht. "Ik kan het openen en gelijk zien wat er met de muziek gebeurt", zegt ze. "Dat is behoorlijk handig."

Opmerkingen rechtstreeks in bestanden zetten

Met zeven teamleden die op twee continenten en in verschillende tijdzones werken, zorgen de technici en onderzoekers bij AudioShake ervoor dat de samenwerking soepel en efficiënt verloopt door opmerkingen en aantekeningen rechtstreeks aan audiobestanden toe te voegen. "Het kunnen maken van aantekeningen die zichtbaar voor het hele team zijn, is erg nuttig", aldus Powell. Het team werkt ook samen aan projectplannen met Dropbox Paper, waar ze diepgaandere feedback kunnen delen.

Man speelt gitaar in een geluidsstudio

Bestandsmachtigingen instellen

Powell vertrouwt op  bestandsmachtigingen om te controleren en beheren hoe haar klanten bestanden gebruiken: "Ik word op de hoogte gesteld als een bestand is gedownload en wanneer die download op het punt staat te vervallen", zegt ze. "Al deze kleine dingen geven je nauwkeurigere controle over hoe je met je bestanden omgaat, hoe je klanten je bestanden ontvangen en welk toegangsniveau de klanten hebben. Superhandig." Als een klant zes maanden nadat een project is afgesloten om toegang tot een bestand vraagt, kan Powell de vervaldatums naar wens aanpassen. "Het is behoorlijk handig om de overdracht niet opnieuw te hoeven aanmaken", zegt ze.

Deel grote bestanden met Dropbox Transfer

Het AudioShake-team levert bestanden aan hun klanten met Dropbox Transfer, zodat de bestanden niet als bijlagen in e-mails of in berichtenapps verstuurd hoeven te worden. "Het gaat veel sneller", aldus Powell. "Alles bevindt zich in de cloud, dus we verwijzen elkaar gewoon naar een specifieke locatie waar we kunnen luisteren." Het team hoeft bestanden niet op verschillende punten te downloaden en uploaden want zodra het bestand is geüpload in Dropbox, kan de bestandslink rechtstreeks naar de klant worden verstuurd.

Er wordt een bestand naar een Dropbox-map gesleept

Beheer klantcontracten met HelloSign

Powell heeft tijd op bedrijfsadministratie kunnen besparen door klantcontracten te beheren met de eSignature-oplossing van Dropbox, HelloSign. "Zonder HelloSign", zegt Powell, "zou ik het document moeten downloaden, mijn handtekening moeten toevoegen door het af te drukken of een ander programma te gebruiken, het document opnieuw moeten uploaden en het vervolgens naar jou moeten versturen zodat jij het kunt downloaden en ondertekenen. Dingen die allemaal maar een klein beetje tijd kosten, maar dit telt wel op. Met HelloSign kan ze een contract via een link delen, waarna de klant het direct in de cloud kan ondertekenen, terwijl het in dezelfde map blijft staan.