Hoe TopLine Film videosamenwerking verbetert
Bij TopLine Film werd het gebruik van fysieke harde schijven om grote videobestanden op te slaan onhoudbaar. Cloudopslag stelt dit groeiende videoproductiebedrijf in staat om eenvoudig en veilig samen te werken met collega's en freelancers die op kantoor en op afstand werken.
"Dropbox is zo rendabel dat fysieke servers daar niet aan kunnen tippen. Gezien ons gigantische dataverbruik krijgen we geweldige waarde."
Producten gebruikt
Dropbox
Branche
Professionele services
Grootte
2-249
Locatie
Londen, VK
Uitdaging: onhandelbare fysieke opslag voor grote bestanden
Het videoproductiebedrijf TopLine Film werd oorspronkelijk in 2019 opgericht als een op zichzelf staande videoafdeling binnen TopLine Comms. In 2021, toen bij die twee merken inmiddels 25 mensen in dienst waren, werden ze overgenomen door Definition Group, een orgaan van adviesbedrijven op het gebied van merkstrategie, ervaringen en communicatie.
TopLine Film gebruikte Dropbox vanaf dag één. "Als bedrijf met drie personen hadden we flink wat taken", zegt Jamie Field, Managing Director van TopLine Film. "Dropbox maakte dat makkelijker."
Toen het bedrijf in 2012 werd uitgebreid met de videoafdeling, werd opslag ingewikkelder. Op dat moment waren de mogelijkheden voor cloudopslag vrij beperkt. Videobestanden zijn natuurlijk enorm en TopLine gebruikte harde schijven om back-ups van al hun materiaal te maken. Dit was op zich geen probleem toen het nog om amper een paar terabyte ging, maar naarmate het bedrijf groeide, werd het proces omslachtig. TopLine vroeg Dropbox meer informatie over het verkrijgen van een zakelijke licentie en Dropbox gaf hen de garantie dat ze zich nooit meer zorgen hoefden te maken over opslagruimte.
"Het werkt gewoon, of je nu op een pc of een Mac werkt. Bijna iedereen die we in dienst nemen heeft een persoonlijk Dropbox-account en weet hoe ze het moeten gebruiken. Dus het onboardingsproces is echt gemakkelijk."
Uitdaging: de simpelste tool is vaak de beste
Na de overname zag TopLine Film dat de andere merken onder de vlag van Definition Group gebruikmaakten van oplossingen zoals SharePoint en WeTransfer. Het team van Field heeft deze platforms ook geprobeerd, maar kwam toch altijd weer uit bij Dropbox. De reden hiervoor was de eenvoud van de interface en de robuuste functionaliteit. Het TopLine-team was zo enthousiast dat het de rest van de merken van de Definition Group ook wist over te halen om met behulp van Kaizen IT naar Dropbox over te stappen. Samen hebben ze een geïntegreerde ervaring ontwikkeld waardoor andere afdelingen binnen de Definition Group Dropbox als archief en bestandsserver kunnen gebruiken.
Veel van de projectbestanden van TopLine zijn gemaakt met Adobe-software zoals Premiere Pro, After Effects en Photoshop. Dit zijn vaak redelijk kleine bestanden die in de desbetreffende Dropbox-directory blijven staan. Telkens wanneer iemand op Opslaan klikt of wanneer het bestand automatisch wordt opgeslagen, wordt het onmiddellijk naar de cloud geüpload, waardoor de cloud dus eigenlijk als een live mediaserver fungeert.
Ook de workflow tussen TopLine en hun freelancers wordt dankzij Dropbox een stuk eenvoudiger. Bijna alle freelance cameramensen gebruiken Dropbox. Wanneer ze nu beeldmateriaal via een Dropbox-link versturen, komt die video onmiddellijk terecht op de mediaserver van TopLine. TopLine werkt ook veel met Vimeo. De integratie van Dropbox met Vimeo betekent dat TopLine direct beeldmateriaal vanaf hun mediaserver op Vimeo kan plaatsen, zonder dat het afzonderlijk hoeft te worden geüpload. "Ik vind het fijn dat je ook met videobestanden met vrij onbekende indelingen aan de slag kunt via Dropbox. Dat is volgens mij vrij uniek", zegt Field.
Dropbox heeft TopLine ook geholpen hun beveiliging te versterken toen het bedrijf op grotere schaal begon te werken. Dankzij de machtigingsfuncties van het platform kan Field zelf bepalen wie specifieke bestanden mag zien en openen. Dit vindt allemaal op de achtergrond plaats, maar hij heeft er het volste vertrouwen in dat hun bedrijfsmiddelen beschermd zijn.
Resultaten: de gemakkelijkste, meest rendabele manier om grote mediabestanden te delen
Dropbox heeft het voor Field en zijn team veel gemakkelijker gemaakt om grote videobestanden te delen en te ontvangen. TopLine heeft honderd mensen in dienst die verspreid over drie kantoren in het VK werken. Tel daar nog eens een team van vele freelancers bij op die vanuit huis werken en je snapt dat het belangrijk is dat iedereen toegang heeft tot duurzame, functionele cloudopslag. Veel bedrijven gebruiken nog steeds fysieke servers omdat ze denken dat het ingewikkeld is om naar de cloud over te stappen. Maar Field merkte dat Dropbox veel rendabeler is dan fysieke servers en servicecontracten te gebruiken. Bovendien heeft hij altijd ongeëvenaarde support van het Dropbox-team gekregen.
Klanten keken er vaak raar van op dat een professioneel videoproductiebedrijf Dropbox gebruikte, maar het platform heeft zichzelf inmiddels bewezen als de norm voor primaire bestandsopslag. Hoe meer mensen er gebruik van maken, hoe meer iedereen de voordelen ervan inziet.
“Van een driekoppig bedrijf tot een groeiende onderneming van honderd medewerkers: Dropbox voldoet geweldig aan onze verwachtingen.”
Jamie FieldManaging Director