Presentasjon av kreativt arbeid kan være vanskelig – spesielt når teamene er spredt, noe som betyr at et personlig møte kan være utelukket.
Virtuelle arrangementer ble raskt populære under covid-19-pandemien, og de viser ingen tegn til å avta i popularitet. De er mer praktiske for mange enkeltpersoner og bedrifter, ettersom deltakerne ikke trenger å reise langt for å delta personlig.
Når det gjelder kreative prosjekter som videoinnhold, åpner virtuell presentasjon av arbeidet – gjennom en «virtuell visning» eller «visningsfest» – opp for samarbeid og mer effektiv kommunikasjon mellom skaperne og kundene.
Men hvordan oppnår man dette? Og hva er egentlig en «virtuell visning»? I denne komplette veiledningen finner du svarene på disse spørsmålene, samt tips og triks for å arrangere en virtuell visning.
Hva er en «virtuell visning» eller «visningsfest»?
En virtuell visning er et organisert arrangement der en gruppe mennesker – enten kolleger, byråer og kunder eller til og med venner – møtes virtuelt for å se på videoinnhold som er spilt inn på forhånd. Avhengig av formålet med visningen kan videoen være et webinar, en film, en TV-reklame eller opplæringsmateriale.
Hvis du er en filmskaper, kan en virtuell filmvisning med en distributør eller arrangørene av en filmfestival bidra til at arbeidet ditt blir plukket opp og vist for et større publikum.
Denne typen samlinger skjer over internett, noe som betyr at du og de andre seerne ikke trenger å være i samme rom, by eller land for å delta!
For videoprosjekter gir virtuelle visninger mulighet for samarbeidspartnere og interessenter til å gå gjennom innholdet sammen – noe som fremskynder prosessen med å samle inn og håndtere tilbakemeldinger, slik at du kan ferdigstille sluttversjonen mye raskere.
Trinn-for-trinn for å arrangere en virtuell visning
Du har redigert videoen, og nå er den klar til å presenteres for kunden for tilbakemelding og videre bearbeiding. Slik planlegger og arrangerer du en virtuell visning for videoprosjektet ditt ved hjelp av viktige verktøy som Zoom og Dropbox Replay.
Trinn 1: Velge visningsplattform
Som vertskap er det opp til deg å bestemme hvilken plattform du vil bruke til den virtuelle visningen. Det finnes en rekke alternativer å velge mellom, så når du skal ta en beslutning, er det noen ting du bør tenke på:
- Publikummet/deltakerne – vil alle være villige og i stand til å installere tredjeparts programvare eller utvidelser for visningen? Eller vil et nettleserbasert verktøy som Dropbox Replay være mer hensiktsmessig?
- Interaktivitet – ønsker du at deltakerne skal gi kommentarer i gjennomgangsverktøyet under visningen? Hva med rammenøyaktige anmerkninger og markeringer på skjermen?
- Synkront/asynkront – må alle kunne se videoen samtidig? Hvis ikke, kan en asynkron økt være enklere å håndtere.
Zoom er en populær og praktisk plattform for å arrangere virtuelle arrangementer - mange av oss ble nok kjent med verktøyet under covid-19-nedstengningene, da vi var avhengige av nettbaserte metoder for å holde kontakten med andre.
Og når du integrerer Zoom med Dropbox, kan du enkelt dele tilbakemeldinger og samarbeide om videoer i sanntid. Du kan:
- legge til, bli med i og starte et Zoom-møte umiddelbart fra Dropbox-innhold
- automatisk lagre innspilte Zoom-møter og transkripsjoner i Dropbox
- presentere dokumenter, lysbilder og bilder fra Dropbox mens du er i et Zoom-møte.
Hvis du vil arrangere en virtuell visning i Zoom, kan du dele en kobling til en video i Dropbox Replay med deltakerne. I dette nettleserbaserte virtuelle visningsrommet kan alle se videoen samtidig og feste kommentarer og markeringer til bestemte bilder.
Trinn 2: Sende ut virtuelle invitasjoner
Inviter deltakerne til den virtuelle visningen minst én uke før arrangementet. Dette gir dem tid til å sjekke og tilpasse sin egen timeplan før de forplikter seg til å svare på invitasjonen.
Når du nærmer deg visningsdagen, kan du følge opp e-postinvitasjonen med en påminnelse som inneholder:
- en kobling til strømming eller en kobling til møtet, avhengig av hvilken plattform du har valgt (slik at dette ikke forsvinner i innboksen deres!)
- En oppsummering av hva publikum/deltakerne kan forvente seg på den virtuelle visningen
- en agenda, om nødvendig, for å sikre at alle deltakerne er på bølgelengde.
- For videoprosjekter med mange interessenter kan det å ha en agenda for den nettbaserte visningen bidra til å holde møtet fokusert og organisert
- Du kan planlegge en velkomsttale for å forklare hvordan du går frem i prosjektet, planlegge pauser for virtuelle spørsmål og svar eller diskusjoner, og sette av tid på slutten av visningen til å oppsummere og foreslå de neste trinnene i prosjektet (for eksempel å følge opp tilbakemeldingene).
Trinn 3: Start visningen
På samme måte som ved fysiske visninger kan det være optimistisk å anta at den virtuelle visningen kommer til å starte akkurat på det tidspunktet du har planlagt. Det kan oppstå uventede problemer med internettforbindelsen eller andre tilgangsproblemer som kan føre til forsinkelser.
Som vert for visningen er det ditt ansvar å sørge for at disse uforutsette problemene ikke utvikler seg til forstyrrelser.
Når alle deltakerne har meldt seg på det virtuelle møtet, kan det være lurt å starte med noen «icebreakers» før du starter gjennomgangen. Dette kan være nyttig hvis flere av deltakerne ikke kjenner hverandre, ettersom det kan bidra til at de føler seg mer komfortable med å gi ærlige tilbakemeldinger etter at gjennomgangen har startet.
Husk at i Dropbox Replay kan hvem som helst i en direktegjennomgang kontrollere lyd- eller videoavspilling – som vert kan det være lurt å formidle dette ved å sette noen grenser eller ordensregler.
Trinn 4: Samle tilbakemeldinger og avslutte visningen
Tilbakemeldinger er viktige i alle videoprosjekter, men det kan ofte være vanskelig å samle inn kommentarer og tiltak fra dem som vurderer.
Dropbox Replay løser problemet med spredte tilbakemeldinger. Når du arrangerer en virtuell visning i Replay, kan deltakerne legge ved anmerkninger til bestemte bilder i videoens tidslinje, i tillegg til markeringer på skjermen.
Etter at videoen har blitt spilt av og anmelderne har fått mulighet til å komme med tilbakemeldinger og stille spørsmål, er det på tide å avslutte visningen. Du kan ha forberedt noen avsluttende bemerkninger, eller du kan lese opp møtereferatet som du har notert i Dropbox Paper.
Det kan hende at deltakerne trenger litt mer tid til å reflektere over prosjektet og se videoen på nytt på egen hånd. Selv etter at visningen er avsluttet i Dropbox Replay, kan deltakerne fortsatt legge inn kommentarer og tegninger i videoen så lenge de har kommentartillatelser.
Hvis du har tatt opp visningen i Zoom, lagres dette automatisk i Dropbox-kontoen din, slik at du kan dele det med deltakerne.
Ved å gjennomføre direktegjennomgangen i Dropbox Replay blir det mye enklere å holde oversikt over og gjøre noe med tilbakemeldingene du har samlet inn – spesielt siden du kan laste opp videoer og få tilgang til tilbakemeldinger direkte fra Adobe Premiere Pro og andre redigeringsprogrammer.
Problemfrie virtuelle visninger med Dropbox Replay
Dropbox har alt du trenger for å gi videosamarbeidsprosessen et løft, uten at du trenger å ofre favorittverktøyene og redigeringsappene dine.
Med Dropbox Replay kan alle se og markere den samme videoen samtidig – med jevn, høyoppløselig videoavspilling som forblir synkronisert for alle seerne.