Tips for prosjektledelse i videoproduksjon

Med ubegrensede revisjoner, flere interessenter å tilfredsstille, stramme tidsfrister og budsjetter man må holde seg til – er det rimelig å si at videoprosjekter er mye arbeid. Men de trenger ikke å være det.

Med profesjonelle verktøy og tips som gjennomgås i denne veiledningen, vil du ha alt du trenger for å:

• bli ferdig i tide
• ha nøyaktig kontroll over budsjettet
• møte klientens forventninger
• redusere risikoen for forsinkelser og uventede kostnader
• sikre at ressursene (personer/utstyr) er produktive og tilgjengelige når du trenger dem
• koordinere på tvers av spredte team, fra hovedklienten til hvert teammedlem
• planlegge for forsinkelser på grunn av vær eller utstyrssvikt
• nyte et totalt sett bedre prosjekt

Klar til å komme i gang? Først og fremst vil du trenge de riktige verktøyene for jobben.

Hva er den beste programvaren for produksjonsstyring av videoprosjekter?

De to viktigste verktøyene for å gjøre administrasjonsjobben lettere er Replay og Capture, som vil ha en stor virkning på arbeidsflyten for videoproduksjonsprosjektet ditt. Hvorfor? De løser problemer.

La oss se hvordan.

1. Dropbox Replay

Dropbox Replay er et samarbeidsverktøy som lar deg gi bildespesifikk tilbakemelding og markere filer i videoprosjektet, og det kan integreres med redigeringsverktøy som Adobe Premiere Pro, Blackmagic Design DaVinci Resolve og LumaFusion.

Tenk deg at du er midt i et prosjekt – stresset, ikke sant? Replay løser problemer veldig enkelt:

Problem: Forsinket eller ikke-produktiv tilbakemelding

Veldig mange frister i produksjonsprosessen blir forsinket fordi du ikke har det rette svaret på et spørsmål. Sen, uklar eller upresis tilbakemelding kan føre til mye fram og tilbake og kan forårsake misforståelser.

 

Løsning: Kommenter og del evalueringsnotatene med eksakte tidsstempler, bilder eller sekvenser

Replay lar deg gi bildespesifikk tilbakemelding eller legge til merknader og kommentarer på skjermen. Perfekt for å sørge for å få et nytt bilde eller klipp riktig. Du kan legge til, svare på eller se notater i nettleseren.

Problem: Treg arbeidsflyt forårsaket av inkompatibilitet med andre verktøy

Det er viktig å ha tilbakemelding og notater synlige – som er lett tilgjengelig – etter hvert som prosjektet skrider frem, men noen ganger er det uoverensstemmelse mellom viktige produksjonsvalg og andre verktøy.

 

Løsning: Sentraliser tilbakemeldinger og samle team ved å bruke Replay

Replay vil smelte sammen med de eksisterende verktøyene dine, slik at du kan laste opp video direkte til redigeringsprogrammet samtidig som tilbakemeldingen forblir som den er – for en sømløs effektivisering gjennom produksjonssyklusen.

Problem: Å se gjennom gamle klipp, sekvenser og bilder fører til flaskehalser

I videoproduksjon er det vanlig å gå tilbake til en tidligere idé eller finne på en ny en, men det kan være vanskelig å gå fram og tilbake, så noen ganger vet ikke folk hva som skjer.

 

Løsning: Se tidligere versjoner, kommuniser prosjektstatus og kom deg gjennom en blokkering

Ved å bruke Replay får du umiddelbar tilgang til notater fra tidligere versjoner av et videoprosjekt. Du kan også enkelt angi tidsfrister og holde personer oppmerksomme på prosjektstatus, noe som fremmer bedre organisasjon.

Du kan lage, administrere eller svare på tilbakemeldinger og holde produksjonen i gang ved å bruke Replay.

Profesjonelle er glade i å bruke Replay for å fremskynde gjennomgangs- og godkjenningsprosessen for videoprosjekter:

2. Dropbox Capture

Dropbox Capture hjelper deg med å raskt kommunisere komplekse ideer på tvers av team, med skjermopptak, opptak fra webkamera, opptak med fortellerstemme, redigering og deling – alt i ett verktøy. 

For videoprodusenter kan dette bety å ta skjermopptak av prosjektfilen din i Adobe Premiere Pro for å forklare noe tydelig til et team som ikke er kjent med programvaren.

Problem: Det er for langsomt eller vanskelig å vise noen hva du jobber med eller hvordan det går

Tilbakemeldinger kan være en langsom og frustrerende prosess, og – la oss innse det – noen ganger er det raskere å gjøre det selv. Enten det er en rask redigering eller hvordan noe skal gjøres, kan du miste kontroll over tidsrammer og effektivitet og blåse opp budsjettet for produksjonen.

 

Løsning: Ved å bruke Capture kan du vise og forklare ting tydelig til hvem som helst i teamet ditt

Capture lar deg ta skjermopptak med lyd fra mikrofonen eller kameraet ditt og sende det med noen få klikk. Hvis et bilde sier mer enn tusen ord, sier en video mer enn tusen bilder, noe som vil øke effektiviteten.

Problem: Vanskelig å dele filer på tvers av spredte team

Store team er ofte spredt på tvers av internasjonale grenser og har lite å gjøre med hverandre dag til dag. Men de trenger fortsatt å jobbe sammen! Dårlig kommunikasjon mellom grupper skaper forvirring.

 

Løsning: Lag egendefinerte meldinger, og del dem med de rette personene ved å bruke Capture

Ved å sende raske og presise oppdateringer blir det enkelt å overholde stramme tidsfrister. Capture gjør det mulig å kommunisere på hvert trinn i prosessen og gi godkjenning for ekstern tilbakemelding.

Problem: Usynkronisert prosjektdata under godkjenningsprosessen

Hva er verre når du er forsinket enn å tro du har gjort noe riktig, bare for å finne ut at du har gjort det feil? Mesteparten av tiden vil du få kostbare forsinkelser i produksjonen og noen veldig misfornøyde interessenter.

 

Løsning: Capture har alle prosjektnotater og -forespørsler på ett sentralt sted

Sett tidsfrister, tagg personer og hold hver interessent ansvarlig under prosjektet. Alle vil være klar over hva de er ansvarlige for, og du kan synkronisere endringer slik at de er på samme side.

Capture er et av de beste verktøyene som profesjonelle anbefaler hvis du ser etter en enklere arbeidsflyt:

Bare velg et plan som passer deg og kom i gang med prosjektet – sammenlign abonnementer og registrer deg i dag.

Videoredigering som frilanser? Ved å velge et Dropbox-abonnement for profesjonelle vil du raskt få tilgang til alt du trenger med bare én konto.

Fem tips for bedre prosjektledelse i videoproduksjon

Selv med de beste verktøyene i hendene, vil du slite med å få til ditt beste uten de riktige mentale verktøyene og holdningen. Benytt disse tipsene for å få en større sjanse til å lykkes:

• Sett forventinger og kommuniser dem på starten av prosessen – vær tydelig på hva du forventer fra personene
• Lag en prosjektplan som skal fungere som et veikart, se «Slik lager du en sikker prosjektplan» for hjelp
• Forutse risiko – å være klar over problemer (og ha planer for å håndtere dem) holder prosjektene i gang
• Vær åpen for tilbakemelding – be stadig om det under produksjonen og vær hurtig til å svare på spørsmål
• Prøv ut og eksperimenter med verktøy før prosjektet ditt begynner, slik at alt er klart når du starter

Bruk Dropbox for en smidig prosjektledelse i en videoproduksjon

Replay og Capture er banebrytende for videoprosjekter, men det finnes andre måter Dropbox kan hjelpe deg på ved å ha en smidig prosess med videoproduksjon og hjelpe med prosjektledelse:

• Dropbox Backup: Gjenopprett enkelt viktige filer hvis noe går galt, og til og med store videofiler har total sikkerhet og enkel gjennomføring.
• Dropbox Sign: En utmerket måte å legge til juridisk bindende underskrifter til et dokument under prosessen for videoproduksjon – ideelt for klienter, fortrolighetsavtaler for team og godkjenning av budsjett
• Dropbox Paper: Et allsidig redigeringsverktøy for dokumenter som tilbyr en enkel måte å ta notater på, synkronisere dokumenter og gjøre alle typer diverse oppgaver på Dropbox-kontoen

Ved å ha så mange tidsbesparende funksjoner på ett sted blir det enkelt å administrere det neste prosjektet med videoproduksjon som en proff.

Prosjektledelse er også en spesialistkompetanse – derfor er prosjektledelse i videoproduksjon en nisje innenfor en nisje. Du vil trenge de beste verktøyene med den beste fremgangsmåten for at ideen skal lykkes.

Det står mye på spill, og du må gjøre ditt beste for å oppnå det beste resultatet. Dropbox-produkter som Replay og Capture, har utrolige funksjoner for videoproduksjon, prosjektledelse og annet arbeid.

Dropbox Replay er et viktig verktøy for samarbeidsrettet prosjektledelse i videoproduksjon. Prøv det gratis og oppdag hvordan det kan forbedre det neste prosjektet ditt.