Å jobbe med kreative byråer bør gi samme gode følelse som sluttproduktet dere skaper sammen. Men å jage etter papirarbeid, tilbakemeldinger, ressurser og statusoppdateringer kan komme i veien for utsendelse av et ferdig produkt – eller for å hive seg på neste kickoff med et smil.
Dette er fem måter Dropbox kan hjelpe team på for å takle de tøffeste hindringene for samarbeid og få bedre partnerskap og kreative toppresultater.
1. Få fortgang på papirarbeidet
Det er bare å innse det – de fleste markedsføringsproblemer skyldes frister som er ubehagelig korte. Joda, teamet kan klare det. Men først må byrået skrive under på papirarbeidet, frilansere må bekrefte satsene sine og talentene som skal være med på laget må skrive under en fortrolighetsavtale.
For å unngå forsinkelser i papirarbeidet som tidsplanen ikke kan ta høyde for, kan e-underskrifter fra Dropbox Sign være svaret. Benytt deg av integrerte påminnelser (i stedet for telefon eller e-post) for å få fortgang på kontraktsarbeidet, og sørg for at partene kan skrive under raskt der de er og med den enheten de har. I stedet for å laste ned, skrive under og legge ved PDF-dokumenter på nytt, kan travle interessenter skrive under med et par klikk før de må vende oppmerksomheten mot noe annet. Faktisk kan kontrakter få underskrift opptil 80 % raskere med e-underskrifter enn med vanlige, papirbaserte skjemaer.
For avtaler du bruker ofte, kan du vurdere å konfigurere maler – standardskjemaer som kan konfigureres én gang og så sendes ut for hvert nytt partnerskap. Enten du skal innføre noen få nye oppdragstakere i året eller flere titalls hver måned, vil du merke en betydelig forskjell i mengden administrativt arbeid.
2. Få enklere gjennomganger
Tiden da kreativt arbeid ble gjennomgått med et flipoverstativ i et konferanserom er definitivt over. Dagens kreative ressurser kan dukke opp i innboksen i flere ulike formater og størrelser, avhengig av prosjekt.
Du trenger ikke kjøpe ny programvare hele tiden for å gjennomgå arbeid, eller bruke 20 minutter på å laste ned en fil med mange animasjoner. Be byråpartnere dele presentasjoner med Dropbox, så får du tilgang til dem med en kobling.
Med Dropbox kan du sjekke alle slags kreative filtyper, som PSD og PDF, i nettskyen og kommentere direkte i filene for å gi helt tydelige tilbakemeldinger. Hvis du går gjennom video- og lydprosjekter, kan du prøve Dropbox Replay for å la alle legge inn tidsbaserte kommentarer eller anmerkninger i samme video, slik at teamet er samkjørt.
3. Organiser ressurser på ett sted
Å ha oversikt over alle nødvendige ressurser i et markedsføringsprosjekt som bruker flere kanaler kan få det til å gå rundt for de fleste av oss. Hvis du skal lage annonser i sosiale medier eller bannerannonser, kan du ha en uendelig liste over ressursstørrelser. Og hvis du jobber med flere markeder, kan oversettelser komme på toppen av haugen som skal leveres.
Oppretter du en tydelig sjekkliste for hvert element som skal leveres – etter plattform, størrelse og type – ved prosjektoppstart, blir det mindre forvirrende for teamet. Så kan du gi byrået én sentral plassering hvor de kan laste opp alle ressurser og organisere dem i mapper og undermapper som tilsvarer sjekklisten.
Hvis en fil blir borte og må gjenopprettes, har Dropbox en sikkerhetskopi av slettede filer. Når tiden er inne for å vise det ferdige prosjektet, er alt der det skal være.
4. Fjern møter fra kalenderen
Å ha jevnlig kontakt med byråpartneren er avgjørende for tydelig kommunikasjon. Men hvis kalenderen fylles opp med interne og eksterne møter, er det ikke sikkert det blir tid til å få selve jobben gjort. Og å dele komplekse tilbakemeldinger i e-post kan ofte føre til misforståelser eller oppfølgingssamtaler for å avklare vage punkter.
Ta kontroll over kalenderen din ved å avtale «kontortider» med byrået to eller tre ganger i uken for å gå gjennom det dere jobber med. Da får du og byrået faste tider å forholde dere til, i stedet for å presse inn korte møter når dere har litt ledig tid.
Hvis det ikke er satt av nok tid til å få jobben gjort, eller byrået ikke har anledning, kan dere dele tilbakemeldinger med Dropbox Capture ved hjelp av skjermopptak og videomeldinger. Legg inn muntlige tilbakemeldinger og legg til andre merknader, så kan byrået gå gjennom videoen når det passer dem. Asynkrone møter kan være fordelaktig for samarbeidspartnere i ulike tidssoner, så slipper de å ringe inn etter middag for oppfølgingssamtale nummer tre.
5. Del statusoppdateringer i sanntid
Når du sjonglerer prosjekter for flere byråer som alle er på forskjellige stadier, kan det føles som om «statushjernen» blir overbelastet. Hvis byrået sender en daglig eller ukentlig status-e-post for å holde deg orientert, kan den lett bli borte i innboksen – så må du lete etter den når du omsider får tid.
Bruk nettskyen og opprett et statusdokument på nett som både det interne og det eksterne teamet kan oppdatere. Når du lagrer det i Dropbox, kan du sjekke de siste endringene fra byråteamet og se versjonsendringer for å følge med på oppdateringer.
Dette systemet gjør det også enklere å hente inn andre interne medarbeidere i prosjektet. Enten de skal støtte prosjektet eller vikariere for deg mens du er på ferie, kan du bare dele en kobling for å gi dem tilgang. Du har kanskje ikke full oversikt over alle prosjekter til enhver tid, men du vet hvor du kan finne en rask statusoppdatering.
