Makna jenis kerja baru terhadap peranan baru untuk IT

Cara kita menggunakan teknologi untuk bekerja telah berubah dengan banyak berbanding dengan sepuluh tahun yang lalu.

Pada akhir abad ini, perkakasan dan perisian pejabat telah dipilih dan diperuntukkan oleh bahagian IT, yang berperanan untuk menyokong orang yang tidak tahu atau tidak mengendahkan aspek teknologi. Siri sitkom British, The IT Crowd, sering membuat penonton ketawa apabila Roy menjawab telefon dengan soalan sedia ada: “Helo, sini bahagian IT, adakah kamu sudah cuba matikan dan hidupkannya semula?”

Pekerja pula semakin terubah kedudukan dengan IT, apabila mereka mula terpincang daripada biasa untuk menggunakan iPhone peribadi dan aplikasi web (termasuk Dropbox) untuk melakukan kerja mereka, kerana alat-alat ini menjadi sebahagian daripada kehidupan peribadi mereka. Penukaran ini, yang dipanggil "Konsumerisasi IT," memaksa orang IT pada setiap peringkat untuk mempertimbangkan semula peranan mereka. Apabila CEO bertukar daripada Blackberry kepada iPhone, pasukan pemasaran mula menggunakan Google Docs, dan ilustrator mengabaikan PC keluaran standard mereka untuk Mac mereka sendiri, tidak guna untuk berbincang dengan mereka tentang dasar syarikat.

Lebih penting lagi, pekerja-pekerja tersebut terbukti betul. Harvard Business Review mengisahkan cerita bahawa seorang CIO membicarakan kelakuan seorang VP di hadapan lembaga disiplin korporat. Beraninya dia gunakan sistem pengurusan perhubungan pelanggan berasaskan awan, dan bukannya CRM korporat dalaman yang CIO tersebut telah mulakan sebagai projek naik taraf dengan tiga tahun? Jawapan VP tersebut: Sejak peralihan tersebut, baris perniagaannya telah berkembang daripada kerugian wang kepada keuntungan hasil baru sebanyak sejuta dolar setiap bulan. Pengarang artikel tersebut mengatakan bahawa kisah VP tersebut bukan sesuatu yang jarang. "Kami telah melihat pekerja eksekutif menggunakan kad kredit mereka sendiri untuk membayar," menurut mereka, supaya peralihan kerja pasukan mereka kepada perisian dalam talian tidak dikesan oleh korporat mereka.

Hasilnya, bahagian IT bertanggungjawab untuk beratus-ratus alat SaaS, dengan integrasi dan aliran kerja yang rumit. Namun, tanggungjawab di bahagian mereka kekal sama: Masa hidup. Keselamatan. Privasi. Sandaran. Pematuhan. Semua perkara tersebut dipantau terhadap jumlah kos dan garis masa yang berdetik-detik.

Titik perhubungan yang semakin luas dengan teknologi berpandukan pengguna telah menyebabkan banyak pasukan IT untuk menambah seorang ahli berjawatan baru, yang menjadi jambatan antara jurutera gigih bahagian IT dengan pekerja yang keras kepala. Mereka mungkin tidak dapat daripada latar belakang teknologi yang lazim. Mereka mempunyai jawatan seperti Ketua Kerjasama Tempat Kerja Digital atau Pakar Alat Kerjasama. Kebanyakan daripada mereka tidak menentukan alat untuk dibeli atau digunakan. Tetapi kerja mereka termasuk mendengar, menilai dan kemudian menasihati pengurusan kanan tentang campuran pilihan yang kelihatan terbaik untuk memperkasakan pasukan dan individu untuk menjadi produktif, kolaboratif dan inovatif. Mereka kemudian bekerja bersama pasukan tersebut untuk melatih mereka tentang cara memberikan paling banyak nilai daripada alat yang dimiliki.

Bagaimanakah mereka berbuat demikian? Kami telah berbincang dengan enam orang yang bekerja cukup lama dalam bahagian teknologi untuk menyaksikan perubahan dan telah menerimanya sepenuhnya.

Peranan teknologi dalam kerja yang berubah

Peranan bahagian IT zaman sekarang bukan lagi untuk menyediakan perkakasan dan perisian yang dipilih oleh bahagian IT. Sedekad yang lalu, pengeluaran iPhone telah memulakan revolusi yang pekerja berpengaruh—CEO, jurujual terkemuka, jurutera—membeli peranti pengguna mereka untuk bekerja dan hendak terus menggunakannya. Dengan iPhone dan perkhidmatan seperti Google Docs dan WordPress, ciri inovasi dan kelajuan ke pasaran telah diterajui oleh teknologi pengguna.

"Sama seperti Apple yang memperkenalkan teknologi yang kini merupakan sebahagian daripada kehidupan harian, perkara yang sama sedang berlaku pada teknologi lain, terutamanya dalam bidang komunikasi dan kerjasama. Orang menggunakan teknologi tersebut dalam kehidupan peribadi mereka dan ingin membawa teknologi tersebut ke dalam kerja mereka," kata CIO Dropbox, Sylvie Veilleux. Kerjaya beliau selama 35 tahun merangkumi Apple, Oracle, Mozilla, and Salesforce, dan termasuk pengalaman kerja dengan kerajaan dan klien industri. Beliau berkata pertumbuhan pesat pilihan pada sedekad yang lalu, terutama peralihan daripada perisian terpasang kepada perisian sebagai perkhidmatan, memberi syarikat peluang untuk menjadi lebih cekap secara mendadak.

Di kebanyakan syarikat, peralihan bukan sahaja daripada perisian perusahaan kepada perisian pengguna, tetapi juga daripada bekerja dengan kertas dan sistem tak tersambung kepada sistem digital penuh. Murali Nathan, Ketua Kerjasama Tempat Kerja Digital untuk syarikat sains bahan yang besar, Avery Dennison, berkata bahawa proses mendigitalkan dan menghubungkan kerja telah memperkasakan pekerja. "Tempat kerja digital berteraskan pengalaman pekerja dan pendorongan penglibatan pekerja," katanya. "Apabila anda berkata 'digital', semua perkara adalah tentang pembayangan semula dan perenungan semula masa dahulu. Pembayangan semula tentang proses. Pendekatan reka bentuk berpusatkan manusia.

Alan Lepofsky, VP daripada Trailblazer Marketing untuk Salesforce, telah melihat cara teknologi pengguna mengembangkan kreativiti dan komunikasi. "Orang bukan daripada latar belakang penggambaran atau seni boleh menggunakan emoji, GIF animasi, foto dan video 360 darjah, malah juga realiti terimbuh dan realiti maya dengan mudah untuk membantu mengisahkan cerita mereka. Semua orang memiliki kamera pada telefon mereka dan boleh segera menangkap dan menyiarkan mesej mereka ke seluruh dunia. Kita tidak menghargai betapa berkuasanya keupayaan ini, dan peluang yang diberikan olehnya."

Anjakan generasi juga telah membawa masuk pekerja baru yang teknologi merupakan perkara peribadi bagi mereka, kata Murali. "Warga milenial amat dipengaruhi oleh konsumerisasi ini. Mereka mengharapkan perkara yang siap dan sedia untuk mereka. Mereka mengharapkan untuk mendapat komputer, telefon dan kad syarikat pada hari pertama mereka bekerja. Mereka tidak mahu mengisi borang dan menunggu. Mereka mahu memulakan kerja serta-merta. Jika mereka masuk dan melihat teknologi lama—katakan mereka perlu pergi ke bilik persidangan dan mendail untuk panggilan video—mereka mengharapkan perkara tersebut dijalankan dalam persekitaran yang cepat dan mudah alih, yang kerja boleh dilakukan dalam perjalanan."

Memimpin tanpa pihak berkuasa

"Dalam sesetengah kes, malah orang IT tidak perlu pun terlibat dalam hal tersebut," kata Veilleux. Sebenarnya, orang yang berlatar belakang pengalaman pengguna atau berorientasikan orang mungkin lebih baik.

"Ijazah saya adalah tentang sejarah," kata Robin Angley, yang bekerja di syarikat perisian besar sebelum menjawat peranan semasanya sebagai Ketua Agile untuk CloudBees, yang merupakan penyedia alat dan perkhidmatan untuk pembangunan perisian. "Saya suka melihat perkara daripada sudut pandangan yang lebih tinggi. Terdapat banyak faktor sumbangan dalam mana-mana peristiwa bersejarah tertentu."

Spencer Mains, Pengarah Teknologi Maklumat untuk firma perundingan, Environmental Science Associates, mempunyai ijazah dalam Penerbitan dan Reka Bentuk Filem/Televisyen dan Teater. "Reka bentuk dan pengalaman merupakan pengetahuan teras saya—penampilan, nuansa, pengisahan dan pengalaman pengguna," katanya. "Dengan banyak pengalaman kerja saya dalam perniagaan reka bentuk penjenamaan dalam kerjaya saya, saya mendapat sudut pandangan tentang pentingnya aspek tersebut."

Dalam landskap teknologi baru ini, pekerja IT tidak lagi mampu untuk menetapkan cara melakukan kerja dan cara berbuat demikian untuk warga pekerja. David Mosk, Pakar Alat Kerjasama untuk Technicolor, berkata, "Saya tidak membuat keputusan pelaksanaan. Saya berbincang dengan ketua pasukan masing-masing yang boleh berbuat demikian. Saya menawarkan perspektif saya sebagai pakar produk."

Jawatan baru ini jarang mempunyai kuasa untuk membuat keputusan. Tanggungjawab mereka adalah untuk menasihati pengurusan kanan tentang tempat yang perlu dilaburkan dengan mengkaji tempat kerja dan aliran kerja, dan untuk membantu ahli pasukan bekerjasama dengan lebih berkesan menggunakan alat yang dimiliki mereka. Mains mengatakan bahawa dia gembira kerana dia bukanlah orang yang membuat keputusan. "Saya bukanlah seorang yang suka mengarah dan mengawal, kerana kerjasama pasukan adalah berdasarkan keperluan atau permintaan."

Mosk gemar melakukan kerja yang terlibat dengan aspek manusia dalam IT ini, dan membantu orang melakukan perkara yang lebih daripada sekadar menyelesaikan tugas semasa, sehingga membantu mereka memanfaatkan alat yang dimiliki orang. "Salah satu pencapaian terbesar saya adalah membantu menukarkan seseorang tidak suka teknologi dengan cara langkah demi langkah," katanya.

Tanpa kuasa IT sebelum ini yang menetapkan cara pekerja membuat kerja, pemahaman tentang cara orang berfikir dan bertindak kini mungkin lebih penting daripada pengetahuan perisian dan perkakasan seseorang sehingga bahagian yang paling kecil. Angley bercerita tentang cara, di tempat kerjanya sebelum ini, dia membimbing pasukan jurutera yang keberatan untuk beralih daripada "kita tak boleh" sehingga "ya, kita boleh!"

"Saya kumpulkan mereka di dalam satu bilik, dan terangkan keperluan kepada mereka secara terperinci. Kemudian saya berjalan ke seorang demi seorang dan tanya setiap orang tentang kemungkinan cara ini berkesan untuk mereka. Saya mendapati bahawa orang teknikal sememangnya orang yang pandai menyelesaikan masalah," katanya. "Tetapi menjadi penyelesai masalah adalah tidak mencukupi. Anda perlu mengetahui kepakaran lain yang anda perlukan. Akhirnya apabila saya habis mengelilingi meja, mereka telah berputus secara berkumpulan tentang cara menjayakan kerja proses penyampaian baru tersebut."

 

Tanpa kuasa IT sebelum ini yang menetapkan cara pekerja membuat kerja, pemahaman tentang cara orang berfikir dan bertindak kini mungkin lebih penting daripada pengetahuan perisian dan perkakasan seseorang sehingga bahagian yang paling kecil. 

Luar ke dalam, dalam ke luar

Pekerja IT baru ini berperanan lebih menyerupai pekerja rencam daripada mekanik, tetapi kita perlu faham bahawa: Terdapat perbezaan besar antara membolehkan pasukan bekerja bersama dengan memanjakan tabiat buruk. IT masih perlu beroperasi dengan belanjawan tetap, yang bermakna hanyalah seramai orang IT yang ada dan hanyalah sebanyak masa tertentu yang boleh diberikan oleh mereka.

Nathan di Avery Dennison berkata bahawa semuanya bergantung pada keseimbangan. "Bagaimanakah anda boleh menyediakan alat, peranti dan aplikasi yang bekerja dengan padu dari segi perusahaan, yang memenuhi objektif dan matlamat perniagaan—aspek keselamatan merupakan faktor penting—dengan cara yang tidak akan dilihat sebagai melenyapkan tenaga kerja generasi akan datang?" katanya. "Dunia kerjasama sedang berubah."

Dia berkata bahawa IT perlu mengetepikan rangka kerja organisasi yang tradisional, iaitu pendekatan atas bawah lawan bawah atas. "Dengan digital," katanya, "pendekatan yang betul ialah 'luar ke dalam/dalam ke luar, seperti sarung tangan yang boleh diterbalikkan. Dipakai pada satu belah, bermakna melihat cara syarikat bekerja secara dalaman untuk berhubung dan menyampaikan nilai ke dunia luar." Dengan menterbalikkan sarung tangan, katanya, "Anda akan melihat sebelah lagi: cara anda ditanggap, apakah jenama anda, apakah nilai teras anda? Mengapakah seseorang akan mahu berinteraksi atau menjalankan perniagaan dengan anda? Dalam dunia yang berubah-ubah ini, jika kita tidak mengubah diri, orang lain akan mengubah kita."

Pada zaman sekarang, hampir semua perniagaan di dunia sedang melakukan transformasi digital yang dipercepatkan, dan meletakkan lebih banyak tekanan dan sorotan pada bahagian IT berbanding sebelum ini. Dalam dunia yang ramai bekerja dari rumah, pakar kerjasama tempat kerja digital (atau apa-apa gelaran jawatan yang sama) bukan sahaja merupakan idea yang berbunyi perintis. Sekiranya dilakukan dengan baik, kerja mereka membolehkan pekerja berkongsi penemuan teknologi dan cerapan mereka sendiri dengan orang lain di syarikat, dan membolehkan bahagian IT membuat pilihan yang terbaik tentang nilai dan sokongan yang harus diberikan. Mereka bukanlah mekanik, mereka sebenarnya broker. Kejayaan mereka tidak diukur dalam dolar atau terabait, tetapi dalam dua metrik yang kita jejaki dalam minda kita: Adakah saya produktif dalam kerja saya sehingga semua yang sama mampu? Dan adakah saya menyukainya?

Lihat cara Dropbox boleh membantu anda memperkasakan pasukan anda.

Hubungi Dropbox