Cabaran
- Walaupun pekerja bekerja dari jarak jauh, Cully Automation masih bergantung pada e-mel dan surat untuk menghantar kontrak dan dokumen untuk tandatangan
- Ini telah menelan belanja, membuang masa pekerja yang berharga dan menyukarkan proses untuk mendapatkan tandatangan
Penyelesaian
- Setelah menggunakan Dropbox selama 10 tahun, Cully Automation menggunakan Dropbox Sign untuk mencipta aliran kerja yang dipermudah untuk pekerja mencipta, bekerjasama, menghantar dan menandatangani kontrak
Impak
- Invois, kontrak dan dokumen sensitif dikongsi, ditandatangani dan disimpan dengan selamat, dengan jejak audit yang dicap masa dan peringatan automatik memastikan tiada apa-apa yang tergelincir melalui retakan dan membolehkan Cully Automation menangi urus niaga 50% lebih cepat
Penggunaan Dropbox dan Dropbox Sign kami adalah kunci kepada pertumbuhan dan kejayaan syarikat kami, tanpanya kami tidak akan cekap atau produktif.
Cully Automation ialah syarikat kejuruteraan Ireland yang menawarkan segala-galanya daripada reka bentuk dan pemasangan hinggalah automasi proses berskala besar. Pasukan ini pakar dalam perancangan, pembinaan, automasi dan penyelenggaraan perkhidmatan air kritikal di Ireland.
Cully Automation bergantung pada Dropbox untuk mengurus usahasama antara pasukan di tapak dan pejabat selama beberapa tahun. Tetapi, apabila COVID-19 melanda, pasukan memerlukan penyelesaian yang boleh melanjutkan usahasama masa nyata ini kepada menandatangani kontrak. Penyelesaian itu juga perlu mengambil kira pasukan yang bekerja di lapangan dari kawasan berjalur lebar rendah—yang perlu membuat kemas kini di luar talian, yang boleh diselaraskan kemudian, sebaik sahaja sambungan dipulihkan.
Perjalanan untuk Menandatangani
Dengan setiap pelawat dan pekerja perlu melengkapkan tinjauan kembali ke tempat kerja, dan secara rasmi mengisytiharkan mereka tidak mempunyai simptom COVID-19 sebelum memasuki tapak, kaedah lama untuk mencetak, menandatangani dan mengumpul borang kertas dengan cepat menjadi memakan masa dan mahal. Ini, ditambah pula keperluan untuk dokumentasi kesihatan dan keselamatan yang penting, penilaian risiko, dan laporan kecederaan ditandatangani dan dikemas kini secara berkala, bermakna syarikat sedang berhadapan dengan jejak kertas yang intensif—dan kelewatan pentadbiran yang tidak perlu.
Ingin membolehkan pekerja, pelawat dan kontraktor menandatangani dokumen dan pengisytiharan dari jarak jauh, Cully Automation beralih kepada Sign dan Dropbox. Ini membolehkan syarikat mencipta, menandatangani dan menyimpan dokumentasi yang sah di sisi undang-undang dengan selamat untuk setiap tapak dan pejabat berbeza yang dimasukkan dalam masa nyata. Lebih-lebih lagi, persediaan adalah pantas dan mudah, bermakna pasukan mula mendapat manfaat daripada teknologi baru dalam beberapa hari sahaja.
Dengan Dropbox dan Sign berfungsi bersama untuk mencipta penyelesaian e-Tandatangan dan simpanan dokumen terbenam pertama di dunia, keputusan untuk menerima Sign adalah mudah.
| Sebelum Sign | Selepas Sign | |
| Terlalu bergantung pada e-mel Dokumen telah ditandatangani dan dikembalikan melalui e-mel, menjadikan menjejaki versi terkini sukar untuk diurus. |
→ | Kolaborasi dalaman yang dipertingkatkan Tandatangan membenarkan dokumen biasa seperti pengisytiharan atau kontrak dihantar, ditandatangani dan difailkan secara automatik dalam folder yang betul. |
| Kelewatan daripada tandatangan yang memakan masa Kontrak terpaksa dihantar melalui pos, atau penandatangan yang diperlukan perlu datang ke pejabat—menambahkan hari kelewatan yang tidak perlu pada proses tersebut. |
→ | Tandatangan tanpa tekanan Pekerja kini boleh menandatangani kontrak dalam beberapa saat, mempercepat aliran kerja dan memudahkan pekerja melakukan perkara yang perlu mereka lakukan dengan lebih pantas. |
| Masa hilang kepada peringatan manual Pasukan terpaksa mengejar tandatangan yang hilang secara manual, yang mengambil masa yang berharga daripada tugas yang lebih penting. |
→ | Peringatan automatik Tandatangan secara automatik memberitahu semua penerima tandatangan tentang tandatangan yang tertinggal, menjadikannya mudah untuk menjejaki siapa yang telah menandatangani apa—dan bila. |
| Kesukaran melindungi proses tandatangan Dengan dokumen yang dihantar melalui pos dan e-mel untuk tandatangan, menjamin proses dan menjadikannya sah di sisi undang-undang, adalah sukar. |
→ | Lindungi e-Tandatangan Dengan jejak audit yang dicap masa dan pengesahan berasaskan peranan, dokumen boleh dikongsi dan ditandatangani dengan selamat, dengan jejak audit yang sah di sisi undang-undang. |
Meningkatkan usahasama dan keselamatan dengan Dropbox dan Sign
Berikutan tahap penerimaan yang tinggi—dan peningkatan dalam kelajuan dan ketepatan proses pengisytiharan COVID-19—kewangan, HR dan pasukan kontrak di Cully Automation memilih untuk menggunakan aliran kerja yang serupa. Kini, segala-galanya daripada penginvoisan, pengambilan pekerja dan kontrak diuruskan melalui Dropbox dan Sign.
Bersama-sama, alatan ini mewujudkan satu ruang yang bersatu untuk semua jabatan di Cully Automation untuk mengurus dokumen dengan berkesan. Daripada permulaan projek hinggalah pelaksanaan, Dropbox dan Sign memastikan semua dokumen selamat di lokasi yang mudah diakses, membolehkan usahasama yang lebih baik dan kemas kini masa nyata.
Saya tidak dapat bayangkan kehidupan tanpa Dropbox atau Sign, ia amat penting untuk semua yang kami lakukan. Produk menjadi pelengkap dalam keseluruhan kitaran perniagaan kami, dari pra-kelayakan, kepada tender, kepada selepas jualan.
