Cara untuk membina perkongsian agensi yang kukuh

Temui cara Dropbox boleh membantu anda menangani bahagian yang serabut dalam kerjasama kontraktor untuk memastikan perhubungan lancar dan momentum terus mengalir.

Dua orang dalam pejabat membincangkan perkara yang terdapat pada skrin komputer mereka.

Bekerjasama dengan agensi kreatif sepatutnya hebat sama seperti produk akhir yang anda cipta bersama-sama. Tetapi mengejar kertas kerja, maklum balas, aset, dan kemas kini status boleh mengganggu penghantaran serahan—atau melompat gembira pada panggilan permulaan seterusnya dengan senyuman.

Berikut ialah lima cara Dropbox boleh membantu pasukan menangani sekatan kerjasama yang paling sukar—menghasilkan perkongsian yang lebih menggembirakan dan kerja kreatif yang cemerlang.

1. Percepatkan kertas kerja 

Mari kita hadapi kenyataan—kebanyakan masalah pemasaran yang memeningkan kepala adalah disebabkan oleh tarikh akhir terlalu dekat yang boleh menimbulkan rasa gementar. Sudah tentu, pasukan boleh melakukannya. Tetapi pertama sekali, agensi itu perlu menandatangani kertas kerja, pekerja bebas perlu mengesahkan kadar harian mereka, dan pekerja tidak boleh memulakan kerja sehingga mereka menandatangani NDA.

Untuk mengelakkan kelewatan kertas kerja yang tidak dapat ditampung oleh garis masa, cuba e-Tandatangan daripada Dropbox Sign. Bergantung pada peringatan terbina dalam (dan bukan tag telefon atau e-mel) untuk memastikan kontrak bergerak lancar dan membenarkan pihak menandatangani dengan pantas dari mana-mana sahaja dan pada sebarang peranti. Daripada memuat turun, menandatangani dan melampirkan semula PDF, sebaliknya pihak berkepentingan yang sibuk boleh menandatangani dengan beberapa klik sebelum mereka terlupa. Malah, kontrak boleh ditandatangani hingga 80% lebih cepat dengan e-Tandatangan berbanding borang berasaskan kertas yang tradisional.

Untuk perjanjian yang sering anda gunakan, pertimbangkan untuk menyediakan Templat—borang penyimpan perenggan yang boleh disediakan sekali sahaja, kemudian dihantar secara mudah dengan setiap perkongsian baru. Sama ada anda mengambil sebilangan kecil kontraktor baru setahun atau berdozen-dozen setiap bulan, anda akan melihat perbezaan drastik dalam kerja pentadbir.

2. Memudahkan semakan

Zaman membuat ulasan ke atas kerja kreatif pada kuda-kuda di bilik persidangan sudah lama berlalu. Aset kreatif hari ini boleh muncul dalam peti masuk anda dalam pelbagai format dan saiz bergantung pada projek.

Anda tidak perlu berterusan membeli perisian baru untuk menyemak kerja atau menghabiskan 20 minit untuk memuat turun fail yang penuh dengan animasi. Minta rakan niaga agensi anda untuk kongsi pembentangan mereka dengan Dropbox supaya anda boleh mengakses dengan pautan.

Dengan Dropbox, anda boleh memeriksa semua jenis fail kreatif seperti PSD dan PDF dalam awan, dan komen terus dalam fail supaya maklum balas anda jelas. Jika anda menyemak projek video dan audio, cuba Dropbox Replay, yang membolehkan semua orang menandai video yang sama dengan komen bercap masa atau anotasi supaya pasukan kekal selaras.

3. Atur aset di satu tempat

Menjejaki semua aset yang diperlukan dalam projek pemasaran berbilang saluran boleh membingungkan sesiapa sahaja. Sekiranya anda mencipta iklan sosial atau sepanduk, anda boleh mempunyai senarai saiz aset yang tidak berkesudahan. Dan jika anda bekerja merentasi berbilang pasaran, terjemahan hanya boleh menambah kepada timbunan serahan.

Elakkan kekeliruan pasukan dengan mencipta senarai semak yang jelas bagi setiap serahan yang diperlukan oleh pelantar, saiz dan jenis pada permulaan projek. Kemudian sediakan satu lokasi pusat untuk agensi memuat naik semua aset mereka dan menyusun dalam folder dan subfolder yang sepadan dengan senarai semak anda.

Jika fail hilang dan perlu dipulihkan, Dropbox menyimpan sandaran fail yang dihapuskan. Oleh itu, apabila tiba masa untuk disiarkan secara langsung, semuanya berada betul-betul di tempat yang sepatutnya.

4. Keluarkan mesyuarat daripada kalendar

Menghubungi rakan niaga agensi anda dengan kerap ialah kekunci kepada komunikasi yang jelas. Tetapi jika jadual anda dipenuhi dengan mesyuarat dalaman dan luaran, mungkin tiada masa yang tersisa untuk menyelesaikan kerja sebenar anda. Sementara itu, berkongsi maklum balas yang rumit melalui e-mel sering kali menyebabkan salah faham atau menambah panggilan susulan bagi menjelaskan perkara yang samar-samar.

Ambil semula kalendar anda dengan menjadualkan “waktu pejabat” praset dengan agensi anda dua atau tiga kali seminggu untuk meninjau kerja yang sedang berjalan. Ia akan memberi anda dan agensi masa yang ditetapkan untuk fokus pada kerja bersama-sama, dan bukannya menyelitkan mesyuarat pendek apabila anda mempunyai ruang waktu terluang.

Sekiranya terdapat lebih banyak kerja daripada yang dapat dilakukan dalam ruang waktu atau agensi tidak selalu dapat hadir, Dropbox Capture membolehkan anda berkongsi maklum balas melalui rakaman skrin dan mesej video. Anda boleh berbincang dengan lebih mendalam tentang maklum balas anda dan menambah tokokan, serta agensi boleh menyemak video tersebut kemudian pada masa yang sesuai untuk mereka. Mengadakan mesyuarat tidak segerak boleh memberi manfaat kepada kolaborator yang mungkin berada dalam zon waktu yang berbeza—dan kini tidak perlu menyertai sidang panggilan selepas makan malam untuk panggilan maklum balas pusingan 3.

5. Kongsi kemas kini status dalam masa nyata

Apabila anda mengimbangi berbilang projek agensi yang semuanya berada pada peringkat yang berbeza, ia seolah-olah otak "status" anda berada pada kapasiti berlebihan. Walaupun agensi anda mungkin menghantar e-mel status harian atau mingguan untuk memastikan anda sentiasa mengikuti perkembangan, ia dengan mudah tenggelam dalam peti masuk anda—membuatkan anda tercari-cari apabila anda akhirnya mempunyai masa.

Gunakan awan untuk memberikan manfaat kepada anda dan sediakan dokumen status dalam talian untuk dikemas kini oleh pasukan dalaman dan pasukan luaran anda. Apabila anda menyimpannya di Dropbox, anda akan dapat menyemak kali terakhir pasukan agensi membuat perubahan dan melihat perubahan versi untuk melihat perkara yang telah dikemas kini.

Sistem ini juga akan memudahkan untuk membawa orang dalaman lain ke dalam projek. Sama ada mereka menyokong anda atau hanya menggantikan semasa anda bercuti, anda boleh berkongsi pautan untuk mereka akses. Anda mungkin tidak tahu perkara yang berlaku dengan setiap projek pada setiap masa, tetapi anda akan sentiasa tahu tempat untuk mencari semakan status pantas.