스마트 동기화로 팀 저장 공간 관리하기

노트북으로 스마트 동기화를 사용 중인 사람

팀에서 IT 업무를 담당하고 있다면 새로운 도구와 기능이 약이 될 수도, 독이 될 수도 있다는 사실을 잘 알고 있을 겁니다. 새로운 작업 관리 소프트웨어가 체계성을 향상해준다고 해도 팀원들이 소프트웨어 사용 방법을 배우는 데는 시간이 걸리죠. 팀의 생산성을 향상해줄 새로운 파일 관리 체계를 도입할 경우, IT 담당자가 모든 기능을 숙지한 후 팀원들에게 알려줘야 하고요.


지금 맡고 있는 업무만으로도 이미 벅차다는 것, Dropbox도 잘 알고 있습니다. 팀이 이미 사용 중인 공간에서 기존의 업무 방식을 그대로 유지해도 되는 스마트 동기화 기능을 개발한 이유가 바로 이 때문이죠. 스마트 동기화를 사용하면 새로운 기능을 익히지 않고도 팀의 저장 공간을 절약할 수 있습니다. 아래에서 그 방법을 살펴보세요.

1. 팀 저장 공간 확보

팀원들의 하드 드라이브 공간이 가득 찼다고 가정해봅시다. 다른 장치나 클라우드 서비스를 사용해 컴퓨터에 있는 파일을 옮길 수는 있지만, 수동으로 직접 파일을 옮겨야 해 일상적인 업무에 지장이 생깁니다. 어떤 파일을 보관하고, 어떤 파일을 삭제해야 하는지도 고민되죠.

스마트 동기화를 사용하면 수동으로 직접 파일을 옮길 필요가 없습니다. 현재 스마트 동기화 기능은 Dropbox Business에서 미리 체험하기 기능으로 제공되고 있는데요, 이 기능을 활성화하면 클릭 몇 번만으로 온라인 전용 공간에 보관할 파일과 폴더를 선택할 수 있습니다. 팀원들 각자가 원하는 대로 필요한 만큼의 저장 공간을 확보할 수 있고, 무엇보다도 추가적인 관리나 정리가 필요 없어 관리자의 업무 부담도 대폭 줄어들죠. 해야 할 일은 그저 기능을 켜는 일뿐이니까요.

2. 추가 교육이나 새로운 워크플로가 없는 간편함

팀원들이 용량 문제 때문에 업무 집중력이 떨어지는 일이 없도록 저장 공간을 확보하길 원하지만 현재의 업무 방식에는 만족하고 있나요? 현재의 워크플로만 그대로 유지할 수 있다면 약간의 수고는 기꺼이 감수하겠다고 하나요?

이런 상황에서는 스마트 동기화만 한 것이 없습니다. 스마트 동기화는 팀의 파일 관리 체계 그대로 데스크톱에서 작동됩니다. 저장 공간을 확보하기 위해 새로운 폴더를 만들 필요도, 새로운 워크플로를 구축할 필요도, 별도의 창을 열 필요도 없죠. 스마트 동기화 기능이 켜진 상태에서도 팀의 파일은 기존의 파일 탐색기/Finder 위치에 평소 그대로 표시되거든요.

3. 온사이트 관리, 소프트웨어 업데이트 걱정 끝

팀에 맞는 파일 보관 시스템을 갖췄다고 해도 보통은 정기적인 온사이트 관리와 소프트웨어 업데이트가 필요합니다. 사내 솔루션을 사용하는 경우, 서버실을 들락날락하거나 장비 점검표를 작성하느라 시간을 뺏길 수 있죠. 클라우드 기반 도구를 사용한다고 해도 모두의 장치가 최신 솔루션과 호환될 수 있도록 자주 소프트웨어를 업데이트해야 합니다.

스마트 동기화는 이 모든 문제를 제거해줍니다. 데스크톱에서 동기화를 원하는 파일을 표시만 하면 되어 다른 서버로 파일을 이전하거나 휴대용 저장 장치를 사용해 파일을 옮길 일이 없죠. 스마트 동기화는 다양한 이전 버전의 운영체제를 비롯해 macOS와 Windows에서 모두 지원됩니다. 그래서 팀원들이 사용하는 장치의 버전과 관계없이 팀 전체가 사용할 수 있습니다.

이미 Dropbox Business를 사용하고 있다면 지금 바로 미리 체험하기를 신청해 스마트 동기화 기능을 사용해보세요. 아직 계정이 없으신가요? Dropbox Business를 30일간 무료로 체험해보세요.

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