도전과제
- 직원들의 원격 근무에도 불구하고 Cully Automation은 서명을 받아야 하는 계약서와 문서를 여전히 이메일과 우편으로 전송하고 있었습니다.
- 이로 인해 비용이 들고, 직원의 소중한 시간을 낭비해야 했으며, 서명 프로세스의 보안을 유지하기가 어려웠습니다.
해결책
- 10년간 Dropbox를 사용해온 Cully Automation은 Dropbox Sign으로 직원들의 계약서 작성, 공동 작업, 전송, 서명 과정을 간소화한 워크플로를 구축했습니다.
결과
- Cully Automation은 송장, 계약서, 민감한 문서를 시간이 표시되는 감사 내역과 함께 공유하고, 서명하고, 안전하게 저장하는 동시에 자동 리마인더로 모든 사항을 빠짐없이 관리해 거래 체결에 걸리는 시간을 50% 단축할 수 있었습니다.
Dropbox와 Dropbox Sign을 도입한 것은 우리 회사의 성장과 성공에 핵심 요인이었으며, 이러한 과정이 없었다면 지금과 같은 효율성이나 생산성을 달성할 수 없었을 것입니다.
Cully Automation은 설계 및 설치부터 대규모 프로세스 자동화에 이르는 모든 것을 제공하는 아일랜드 기반의 엔지니어링 회사입니다. Cully Automation의 팀은 아일랜드의 필수 시설인 상수도의 계획, 건설, 자동화 및 유지 보수를 전문으로 하고 있습니다.
Cully Automation은 Dropbox를 사용해 수년간 현장팀과 사무실팀 간의 협업을 관리해왔습니다. 하지만 코로나19 발생 이후 이와 같은 실시간 협업을 계약 서명까지 확장할 수 있는 솔루션이 필요해졌습니다. 또한 솔루션은 대역폭이 낮은 지역의 현장에서 근무하는 팀이 오프라인으로 변경 사항을 만들고 연결이 복원된 이후에 이를 동기화할 수 있는 것이어야 했습니다.
서명을 위한 여정
모든 방문자와 직원이 업무 복귀 설문조사를 완료하고 현장에 들어가기 전에 공식적으로 코로나19 증상이 없음을 신고해야 하는 상황에서, 종이 양식을 인쇄해 서명하고 다시 수집하는 오래된 방식은 시간과 비용이 많이 들었습니다. 여기에 중요한 보건 및 안전 문서, 위험 평가 및 부상 보고서에 정기적으로 서명하고 이를 업데이트해야 하는 필요성까지 더해지며 회사는 방대한 양의 서류를 추적 관리해야 했고, 자연스럽게 그에 따른 불필요한 행정적 지연이 발생하게 되었습니다.
직원, 방문자, 계약자가 원격으로 문서와 신고서에 서명할 수 있는 환경을 구축하고자 한 Cully Automation은 Dropbox와 Sign을 선택했습니다. 그 결과 회사는 각기 다른 현장 및 사무실에서 실시간으로 입력하는 내용을 바탕으로 법적 구속력이 있는 문서를 작성하고 서명한 다음 안전하게 저장할 수 있게 되었습니다. 게다가 설치가 빠르고 간단하여 팀은 불과 며칠 만에 새로운 기술이 제공하는 이점을 누릴 수 있었죠.
세계 최초로 문서 전자 서명 및 저장 기능을 내장한 솔루션을 구축한 Dropbox와 Sign이었기에 도입 결정은 어렵지 않았습니다.
| Sign 도입 전 | Sign 도입 후 | |
| 이메일에 대한 지나친 의존 문서 서명과 반환이 이메일을 통해 이루어졌기 때문에 최신 버전을 추적하기가 어려웠습니다. |
→ | 내부 협업 개선 신고서나 계약서와 같은 일반적인 문서가 Sign을 통해 자동으로 전송되며 서명을 마친 문서는 적절한 폴더에 자동 저장됩니다. |
| 시간이 많이 소요되는 승인 과정에 따른 지연 계약서를 우편으로 전송하거나 서명인이 직접 사무실을 방문해야 했기 때문에 전체 프로세스에 불필요한 지연이 발생했습니다. |
→ | 스트레스 없는 승인 이제 직원이 단 몇 초면 계약서에 서명을 마칠 수 있게 되어 워크플로가 가속화되고, 작업자는 필요한 작업을 더 쉽고 빠르게 수행할 수 있습니다. |
| 수동 리마인더로 인한 시간 손실 팀이 누락된 서명을 일일이 수동으로 추적해야 했기 때문에 보다 중요한 작업을 위한 소중한 시간을 빼앗겼습니다. |
→ | 자동 리마인더 Sign은 누락된 서명에 대해 모든 서명인에게 자동으로 알림을 발송하므로 누가 언제 어디에 서명을 했는지 쉽게 추적할 수 있습니다. |
| 서명 프로세스 보안의 어려움 서명을 받기 위한 문서를 우편 또는 이메일로 전송했기 때문에 프로세스를 안전하게 보호하고 법적 구속력을 갖도록 하는 것이 어려웠습니다. |
→ | 안전한 전자 서명 시간이 표시되는 감사 내역 및 역할 기반 인증 덕분에 법적 구속력을 갖는 감사 내역과 함께 문서를 안전하게 공유하고 서명할 수 있습니다. |
Dropbox와 Sign을 통한 협업 및 보안 강화
높은 채택률과 코로나19 신고 프로세스의 속도 및 정확성의 증가를 확인한 Cully Automation의 재무, HR, 계약팀도 유사한 워크플로를 채택하기로 결정했습니다. 그에 따라, 이제 송장 발행, 채용, 계약에 이르는 모든 것이 Dropbox와 Sign을 통해 관리됩니다.
Dropbox와 Sign이 결합되면서 Cully Automation의 모든 부서가 효과적으로 문서를 관리할 수 있는 통합된 단일 공간을 만들어졌습니다. 프로젝트 시작에서 구현에 이르기까지, Dropbox와 Sign은 모든 문서를 쉽게 액세스할 수 있는 안전한 위치에 보관해 협업과 실시간 업데이트의 효율성을 개선합니다.
이제 Dropbox나 Sign이 없는 삶은 상상할 수 없어요. 우리가 하는 모든 작업에서 절대적이고 핵심적인 역할을 수행하니까요. 이 두 제품은 사전 자격 심사, 입찰, 애프터 서비스에 이르는 비즈니스 주기 전체에 걸쳐 폭넓게 사용되고 있습니다.
