크리에이티브 에이전시와의 작업은 최종 결과물만큼이나 그 과정도 기분 좋게 진행되기 마련입니다. 하지만 서류 작업, 피드백, 자료, 상태 업데이트에 쫓기다 보면 최종 결과물을 완성하는 데 지장이 생기기도 하고, 그런 와중에 웃는 얼굴로 다음 프로젝트 회의에 서둘러 참석해야 하기도 하죠.
Dropbox는 아래와 같은 5가지 방식으로 팀이 공동 작업의 가장 큰 난관을 해결하는 데 도움을 주며, 결과적으로 파트너십의 만족도와 크리에이티브의 성과를 높이는 데 일조합니다.
1. 서류 작업 속도 향상
자, 모두 인정합시다. 마케팅과 관련된 대부분의 문제는 마감 시한이 너무 가깝다는 생각 때문에 마음의 안정을 갖지 못하는 데서 발생합니다. 물론 팀이 마감 시한을 지킬 수는 있을 겁니다. 하지만 우선 에이전시가 서류에 서명을 해야 하고, 프리랜서는 일당을 확인받아야 하고, NDA 서명도 완료되어야 하므로 작업이 바로 시작될 수가 없죠.
시간 관계상 서류 작업으로 인한 지연을 용인할 수 없는 경우 Dropbox Sign의 전자 서명을 사용해 보세요. 전화나 이메일 태그 대신 내장된 알림 기능을 사용해 계약을 원활하게 진행하고, 당사자가 어디서나 어느 장치로든 신속하게 서명할 수 있게 하세요. 바쁜 관계자가 PDF를 다운로드하고 서명하고 다시 첨부하느라 하던 일에 지장을 받는 대신 클릭 몇 번으로 서명을 끝낼 수 있습니다. 실제로 전자 서명을 이용하면 전통적인 종이 양식 대비 계약 체결 시간을 80% 단축할 수 있습니다.
자주 사용하는 계약의 경우 한 번만 설정하면 되는 표준 문안인 템플릿 설정을 고려해보세요. 템플릿을 만들어 두면 새로운 파트너십이 있을 때마다 간편하게 전송만 하면 됩니다. 1년에 몇 명의 신규 계약자를 온보딩하든 매달 수십 명의 신규 계약자를 온보딩하든 관계없이 관리 업무가 크게 줄어드는 것을 볼 수 있습니다.
2. 검토 간소화
회의실에 이젤을 놓고 크리에이티브 작업을 검토하던 시절은 지나갔습니다. 오늘날에는 크리에이티브 자료를 받은 편지함에서 바로 확인할 수 있으며, 프로젝트에 따라 형식과 크기를 다양하게 적용할 수 있죠.
작업을 검토하기 위해 새 소프트웨어를 구매하거나 애니메이션이 많은 파일을 다운로드하느라 20분씩 기다릴 필요도 없습니다. 에이전시 파트너에게 Dropbox를 통해 프레젠테이션을 공유해달라고 요청하세요. 그러면 링크를 통해 자료에 바로 액세스할 수 있습니다.
Dropbox를 이용하면 클라우드에서 PSD, PDF와 같은 모든 형식의 크리에이티브 파일을 확인하고 파일에 직접 댓글을 작성하는 방식으로 명확하게 피드백을 제공할 수 있습니다. 동영상 및 오디오 프로젝트를 검토하는 경우 Dropbox Replay를 사용하면 모든 사람이 동일한 동영상에 시간 기준 댓글을 작성하거나 주석을 추가할 수 있어 팀 전체가 같은 내용을 공유하기가 용이합니다.
3. 한 곳에 자료 정리
다중 채널 마케팅 프로젝트에서 모든 필수 자료를 계속 추적관리하기란 상당히 까다롭습니다. 소셜 미디어 또는 배너 광고를 제작하는 경우 끝도 없이 다양한 크기의 자료가 필요할 수 있습니다. 여러 시장을 대상으로 작업한다면 번역 작업으로 인해 고객에게 전달해야 하는 결과물의 수는 더 늘어나게 될 것입니다.
프로젝트 초기에 플랫폼, 크기, 유형별로 필요한 모든 결과물을 명확히 정의한 확인 목록을 만들어 팀의 혼란을 줄이세요. 그런 다음 하나의 중앙 저장소를 제공해 에이전시가 모든 자료를 업로드하고 확인 목록과 일치하는 폴더 및 하위 폴더에 자료를 정리할 수 있도록 하세요.
파일이 누락되어 복구해야 하는 경우에 대비해 Dropbox는 삭제된 파일의 백업본을 보관합니다. 따라서 필요한 모든 것이 제 위치에 있게 되어 마케팅을 시작할 때 걸림돌이 없습니다.
4. 회의 일정 확보
에이전시 파트너와의 정기적인 확인 작업은 명확한 커뮤니케이션의 핵심입니다. 그러나 내부 및 외부 회의로 일정이 꽉 차있으면 실제 작업을 완료할 시간이 없을 수 있습니다. 또한 복잡한 피드백을 이메일을 통해 공유하다 보면 오해가 생길 수 있다 보니 모호한 부분을 명확히 하기 위한 후속 통화를 추가로 진행해야 하는 상황이 발생하는 경우도 많습니다.
에이전시와 진행 중인 작업을 검토하기 위한 ‘업무 시간’을 일주일에 두세 번 갖는 것으로 사전 설정해 일정을 확보하세요. 그러면 잠깐 시간이 날 때마다 짧은 회의를 끼워넣는 대신 여러분과 에이전시 모두 함께 집중해 작업할 수 있는 시간이 생깁니다.
사전 설정한 모든 회의를 진행하기에는 할 일이 너무 많거나 에이전시가 항상 회의에 참석하기는 어려운 경우, Dropbox Capture의 화면 녹화 및 동영상 메시지 기능을 이용해 피드백을 공유하는 방법도 있습니다. 피드백을 통해 의견을 전달하고 마크업을 추가하면 에이전시가 시간이 될 때 동영상을 검토하면 됩니다. 회의를 비동기식으로 진행하면 다른 시간대에 있는 공동 작업자에게 큰 도움이 될 수 있으며, 더이상 3차 피드백 통화를 위해 저녁 식사 후에 전화를 걸 필요가 없습니다.
5. 실시간으로 상태 업데이트 공유
각각 다른 단계에 있는 여러 에이전시 프로젝트를 힘겹게 진행하고 있을 때는 ‘상태’ 두뇌가 과부하된 것처럼 느껴질 수 있습니다. 에이전시는 매일 또는 매주 상태 이메일을 보내며 상황을 알리지만 받은 편지함에 묻히기 일쑤입니다. 그러다 마침내 시간이 나면 받은 편지함을 뒤져서 다시 찾아내야 하죠.
클라우드를 최대한 활용하고, 내부 및 외부 팀이 모두 업데이트할 수 있도록 상태 문서를 온라인으로 설정하세요. Dropbox에 저장하면 에이전시가 마지막으로 변경한 시기를 확인할 수 있고, 버전 변경 사항을 통해 업데이트된 내용을 살펴볼 수도 있습니다.
또한 이 시스템을 사용하면 다른 내부 관계자를 프로젝트에 불러오는 것이 쉬워집니다. 업무 지원을 받을 때든, 휴가자의 업무를 맡길 때든 해당 내부 관계자가 액세스할 수 있도록 링크를 공유하기만 하면 됩니다. 모든 프로젝트에서 어떤 일이 진행되고 있는지 항상 알고 있는 건 어려울 수도 있지만 어디로 가면 빠르게 상태를 확인할 수 있는지는 알고 있게 되는 거죠.
