チーム メンバーのストレージ容量をスマート シンクで管理

ノート パソコンでスマート シンクを使っている人物

IT 管理者の方なら、新しいツールや機能の導入は諸刃の剣であることをご存じでしょう。もちろん、新しいタスク管理ソフトウェアは、物事のスムーズな進行を助けてくれるかもしれません。しかしチームのメンバーは、そのソフトウェアの使い方を覚える必要があります。同じように、新しいファイル管理システムはチームの生産性を高めてくれるかもしれませんが、IT 管理者であるあなたはシステムの全機能を把握し、その使い方をメンバー全員に教えなければならないのです。


多くの IT 管理者の方は、今ある仕事ですでに手一杯でしょう。Dropbox のスマート シンクはその点を考慮して、多くのユーザーがすでに使い慣れている環境で自然に利用できるように作られています。ここでは、スマート シンクを使ってチーム メンバーのストレージ容量を節約する方法をご紹介します。スマート シンクなら、新機能の導入に付きもののトレーニングに頭を悩ませる必要がありません。

1. ストレージ容量を回復

チーム メンバーが使っているハード ドライブが容量一杯に近づいているとしましょう。この場合、パソコン上のファイルを別のデバイスやクラウド サービスに移動すれば容量を回復できますが、これを手作業で行っていたら日々の仕事に支障が出てしまいます。それに、このような作業は決して楽しいものではありません。

スマート シンクを使えば、この面倒な作業が不要になります。Dropbox Business ユーザー向けに先行アクセスで提供されているこの機能を有効にすると、チーム メンバーは数クリックの簡単操作で、オンラインのみで保存するファイルやフォルダを簡単に指定できます。このため各メンバーは、それぞれの必要に応じてハード ドライブの容量を回復することができます。管理者にとって何より大きいのは、管理作業やストレージ整理の手間が増えることはないという点です。ただ機能を有効にすれば、それで管理者の仕事は終わりです。

2. 新たなトレーニングやワークフローは不要

チーム メンバーが求めているのは、ストレージ容量が増え、ストレージに関する面倒が減ることです。それ以外は現状維持を望んでいます。ワークフローが変わるくらいなら、今ある不便さは我慢したほうがましだと考えているのです。

スマート シンクはそのようなニーズに応えます。ユーザーが直接デスクトップで利用できるように設計されており、これまでのファイル管理方法を変えずに使うことができます。容量を空けるために、新しいフォルダを作成する必要も、新しいワークフローを取り入れる必要も、新しいソフトウェアを導入する必要もありません。スマート シンクを有効にしても、チーム メンバーのファイルは、使い慣れた Windows のエクスプローラーや macOS の Finder でこれまでとまったく同じように表示されます。

3. オンサイトでの管理やソフトウェア アップデートは不要

チームのメンバーが既存のストレージ システムに満足しているとしても、管理者は、オンサイトでの管理やメンバーのパソコンを最新の状態に保つ作業に時間を取られることになります。ソリューションを社内で運用している場合には、物理的な機器にアクセスするためにサーバー ルームを頻繁に行き来し、何度も入退出票に記入しなければならないかもしれません。クラウド ツールを利用していても、多くの場合には、メンバーのデバイスを最新ソリューションに対応させるためにソフトウェア アップデートを徹底しなければならないでしょう。

スマート シンクでは、こうした問題が一切発生しません。ストレージ管理は、ユーザーがデスクトップでファイルにマークを付けるだけのシンプルな作業になり、別のサーバーにドキュメントを移動する、USB ドライブにファイルをバックアップするなどの面倒な作業は不要になります。スマート シンクは、古いバージョンも含め、macOS にも Windows にも対応しているので、チーム メンバーが使うパソコンの種類や購入時期を問わずすぐに利用できます。

すでに Dropbox Business をご利用の場合は、先行アクセスにお申し込みいただき、ぜひスマート シンクをお試しください。まだ Dropbox Business をご利用でない場合は、30 日間無料でお試しいただけます

チーム メンバーがいつでもどこでも必要なファイルにアクセスできるようにしましょう。

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