導入事例

チームの推進力となる電子署名

広告代理店の Collier.Simon では、HelloSign と Dropbox を導入した結果、契約書や採用時に交わす書類への署名集めがスムーズになり、顧客を満足させるための時間とエネルギーがチームに生まれました。その具体的な方法をご覧ください。

オフィスでノート パソコンを使って仕事をしている社員

HelloSign + Dropbox:Collier.Simon の活用法

  • 重要な書類の署名や整理整頓を効率化
    Collier.Simon では HelloSign を活用することで、採用関係の書類から新規顧客との契約書、そのほか多数のドキュメントで電子署名の業務をスピーディーに進めています。

  • 画面を切り替えることなくその場で電子署名を処理して時間を節約
    Collier.Simon は Dropbox のワークフローから離れることなく、簡単に大容量ファイルを送信して署名を依頼しています。時間の節約になるだけでなく、すべてのドキュメントをすっきり整理できるようにもなりました。

  • ファイルに関するすべての処理を集約
    HelloSign と Dropbox を組み合わせることで、Collier.Simon はクリエイティブ レビューや最終成果物などあらゆるファイルを管理しているワークフロー内で電子署名の管理もできるようになりました。

Collier.Simon における

Dropbox 導入の主な効果

  • 採用業務がスピードアップし、社員のオンボーディングが効率的に
  • ファイルの共有やドキュメント ワークフローに費やしていた膨大な時間を節約
  • SOW への署名やプロジェクトの開始がより迅速に

企業プロファイル

  • 設立:2010 年
  • 本社:ロサンゼルス
  • 世界各国のブランドを顧客としてマーケティングや広告の制作を担当


課題

Collier.Simon を取り巻くビジネス環境

めまぐるしいスピードで動き続ける現代のマーケティング市場において、プロセスを効率化する方法を見つけ出し、本当に大切なクリエイティブ作業のために時間とリソースを確保することは各社の急務です。人材の獲得やオンボーディング、そしてクライアントとの SOW や契約に関しては、その重要性がさらに高まります。

リモート ワークが今後定着していくことを考えると、広告代理店が雇用できる人材の幅は広がります。同時に、企業同士の人材獲得競争も激化していくことになります。つまり、優秀な人材をすぐに見つけ出し、効果的な方法で採用して現場に投入できることが非常に重要なのです。

また、新規クライアントとの契約や新規プロジェクトのスタートにも同じことが言えます。広告代理店にはもはや、管理業務や書類作業に時間を取られている暇はありません。

多くの成長株の広告代理店と同様、Collier.Simon でも、署名を依頼して完了後に保管するドキュメントがますます多様になっています。また、そのプロセスに関与する人の人数も増え続けています。こうした状況の中にあって同社では、関係者が増えてプロセスがさらに複雑になっても、クライアントの期待に添ってスピーディーな対応ができるようなソリューションを求めていました。使いやすい電子署名ツールでありながら、増え続ける多くのドキュメントをきれいに整理整頓できるシンプルなソリューションを見つけることが、同社にとって最重要課題の 1 つでした。

Collier.Simon が HelloSign と Dropbox を導入した結果
HelloSign と Dropbox のおかげで、当社では驚くほどの時間を節約できました。これまで事務処理やファイル管理にかなりの時間を費やしていましたが、それがなくなったことで制作物を早く仕上げられるようになりました。
Collier.Simon 社長 マット・シーゲル氏
 Collier.Simon 社長のマット・シーゲル氏の写真
「HelloSign と Dropbox のおかげで、当社では驚くほどの時間を節約できました。これまで事務処理やファイル管理にかなりの時間を費やしていましたが、それがなくなったことで制作物を早く仕上げられるようになりました。」Collier.Simon 社長 マット・シーゲル氏

ソリューション

電子署名を効率化してスピードと効率をアップ

Collier.Simon のチームは長年にわたって Dropbox を使用していました。そのため、Dropbox を使ってファイルやドキュメントの共有共同作業をする既存のワークフローを維持したまま電子署名を組み込めるソリューションに惹かれたのは、自然な成り行きでした。

他社のソリューションも検討してみましたが、HelloSign が最も使いやすいという結論に達し、導入を決めました。同社で HelloSign がすっかり定着している理由は、この使いやすさです。また、重要なドキュメントの整理を短時間で確実に行うために、HelloSign と Dropbox のシームレスな連携が大きな役割を果たしています。社長のマット・シーゲル氏は次のように話しています。

「Dropbox と HelloSign であらゆる作業ができるようになったので、管理業務に費やしていた時間が大幅に減り、クライアントのために成果を上げる本来の業務に時間をかけられるようになりました。」

結果

採用業務がスピードアップし、社員のオンボーディングが効率的に

HelloSign と Dropbox を活用することで、Collier.Simon は採用通知やオンボーディングの署名作業にかかる時間を大幅に短縮することができました。採用のフローやプロセスが改善されたことで効率が高まり、検討する候補者の数を増やすこともできました。

共同作業がスムーズになり、クライアントのための成果をより短時間で実現可能に

あらゆるファイルの管理や送信に Dropbox と HelloSign を活用することで、Collier.Simon は広告制作を開始して成果物を仕上げるまでの時間が 20 % も短縮されました。つまり、市場投入までの時間が早く、クライアントの望む結果がより短時間で達成できるということです。マネージング ディレクターのレイチェル・アードマン氏は、次のように話します。

「Dropbox と HelloSign を使うことで、ファイルやドキュメントを一元的に管理できるようになります。おかげで、整理された環境で日々の業務に効率的に取り組むことができています。」

SOW の署名を短時間で獲得し、プロジェクトをすぐに始動

現代のビジネスはめまぐるしいスピードで動いています。たとえ事務手続きに遅れが出たとしても、締め切りを延ばすことができません。Collier.Simon では、クライアントが SOW や MSA といった契約書にスムーズに署名できるような環境を整えているため、プロジェクトも遅れることなく始動できます。事務処理が進まずにプロセスが止まってしまうような事態は、もう過去のものとなりました。

あらゆるファイルの管理や送信に Dropbox と HelloSign を活用することで、同社は広告制作を開始して成果物を仕上げるまでの時間が 20 % も短縮されました。

今後の展望

何も妥協する必要のない共同作業

プロセスを効率化できたことで、Collier.Simon はチームを増強し、ドキュメント ワークフローの規模を拡大することができました。しかも、仕事の質を落とさず、しっかりと整理された環境を維持したまま、スピードを上げることに成功したのです。同社では現在、Dropbox Paper をより協力的なドキュメント作成に活用し、Dropbox Replay を導入して動画の共同制作を行っています。Dropbox の各製品を使うことで、ワークフロー全体で高い効率性を実現できています。

貴社でも Collier.Simon と同様の成果を出してみませんか?

HelloSign はビジネスで利用できる法的拘束力のある電子署名を送受信し、管理するための最も簡単な方法です。G2 の使いやすさを評価する部門では 2 年連続で No.1 を獲得。Dropbox の電子署名ソリューションは、貴社の重要なワークフローをより迅速に、より簡単に、そしてより安全にします。詳しくは導入事例をダウンロードしてご覧ください。今すぐ無料トライアルに登録して、ビジネスのデジタル化を始めましょう。

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