採用プロセスの効率化を実現した Bond

背景情報

Bond は、金融イノベーションと資本調達のペースを加速することを使命に掲げています。Bond は、旧態依然であることの多い銀行や金融機関との統合を直感的に行えるようにすることで、企業各社が規制に準拠した金融商品を簡単に提供できるようにしています。業務の急成長に伴い、人材を速やかに採用することが必要になった同社は、DocSend を活用して面接や採用プロセス中の求職者と安全に情報を共有できるようにしています。

課題

Bond の採用担当者であるブリトニー・ハーベイ氏は、DocSend を採用するまで、募集要項および募集職種に関する課題を採用候補者に送信する際にメールや Google ドライブを使用していました。高度な機密情報を扱う業界であり、競争の激しい市場であることから、ハーベイ氏は折に触れて情報が不正利用されることを心配していました。そのため、採用プロセス中に社外向けのドキュメントを安全に共有するためのソリューションを探すことになりました。

ソリューション

採用プロセスで候補者に送付される機密性の高いプレゼンテーションやケース スタディを保護するため、チームが注目したのが DocSend の安全なドキュメント共有ソリューションでした。

採用候補者による機密文書へのアクセスを管理

成長著しいスタートアップ企業で確固たる採用プロセスを確立することは、一筋縄ではいきません。ハーベイ氏は、候補者との情報共有においてセキュリティと使いやすさを最優先にしたいと考えていました。Bond では、候補者との初回面接プロセスの間に、ハーベイ氏から会社と製品について簡単に紹介する概要資料を送付します。時として、候補者が競合他社とも面接を進めることがありますし、似たような業界の出身である可能性もあります。そのため、こうした製品資料の安全を保ち、悪意ある人の手に渡らないようにすることが重要です。

DocSend を使用することで、安心感を取り戻し、会社の情報にアクセスする人物を管理できるようになりました。「メールで通知されるのがとても便利です。ドキュメントを閲覧している人が、応募者追跡システムに登録されているかどうかをクロスチェックできます」とハーベイ氏は語ります。ドキュメントの送付後に更新が必要となった場合の修正も簡単で、一度修正すると、自動的にファイルのバージョンが変化します。そのため、いつでも確実に最新版の採用資料を送付することができるのです。

興味を持った候補者に適切なタイミングでフォローアップ

リモートワークが加速し、求職者にとっては働き方の選択肢の柔軟性が高まったことで、採用市場にはかつてないほど多くの応募者が殺到しています。採用担当者にとって、自社に関心を持った候補者に適切なタイミングでフォローアップすることは、驚くほど大きな違いを生みます。DocSend を導入するまで、ハーベイ氏は候補者が本当に自社に興味を持っているのかどうかの判断に苦労していました。DocSend の分析機能を使用すると、ハーベイ氏が共有したドキュメントを誰かが閲覧したことを知らせる通知と、ページごとの分析結果が送付されます。この情報を使用して、適切なタイミングでフォローアップすることができます。候補者が Bond について強く意識している瞬間を逃さずに、すばやくフォローアップできれば、そのぶんだけ好意的な反応を得やすくなります。

候補者のエンゲージメント率を 25 % 高め、公正な採用プロセスを維持

採用担当者による一次選考を通過した候補者は、一般的に、特定の職種向けの自宅課題に取り組むことになります。これまで、ハーベイ氏は課題を Google ドキュメントとして候補者と共有していました。しかし、彼女は気付きます。「誰がそのドキュメントを見たか、または見ていないかを追跡できない」と。候補者による課題への取り組みを追跡できないため、どの候補者をフォローアップすべきか、優先順位を付けるのは容易ではありませんでした。

DocSend を導入した現在、ハーベイ氏は誰が課題に取り組んだかを確認できるようになりました。課題に目を通していない人物がいれば、連絡を取り、その職種に興味があるか確認することができます。「DocSend のおかげで適切なタイミングでフォローアップできるようになったため、課題の提出者数が 25 % も増加しました。」（ハーベイ氏）

DocSend は高度な保護機能を備えており、候補者が、同じ職種に興味がある他の人と課題を共有することはできません。また DocSend では、リンクの有効期限を設定したり、課題をダウンロードする機能をオフにしたりすることもできます。ドキュメントが他人に送信されないようにすることで、すべての求職者にとって公正な採用プロセスを維持することができます。

候補者との会話に役立つ分析機能

面接に臨む採用担当者や採用マネージャーにとって、候補者が自社についてどのくらいの知識があるかを把握したり、どのような質問をされるかを予想したりすることは難しいものです。候補者が第一印象で好感を持たれたいと願うのと同様に、雇用側も、優秀な人材を確保するために、面接プロセスでできるだけ良い印象を与えたいと考えます。

ハーベイ氏と採用マネージャーは、候補者が興味を持ちそうな会社の特徴や、予想される質問などを把握し、準備を整えたうえで面接に臨むことができます。たとえば、面接前に候補者が募集要項の企業文化に関するスライドを長時間表示していたことに気が付いた場合、その候補者と会話するときに、それらの内容について強調することができるのです。「候補者が何に興味を持っているか把握できるというのは、とても重要です。どのような点をアピールすべきか、候補者が何について疑問に思っているかなどを他の面接官に伝えることができます」とハーベイ氏は語ります。

変化の激しい求人市場において、候補者の現状、特に他社の内定を受けている可能性のある候補者の状況を知ることは難しいものです。優秀な候補者が自社の内定を受ける気持ちに傾いているかどうかを把握できれば、採用担当者はどこに時間を割くべきか判断できます。ハーベイ氏は、DocSend を使用することで、採用プロセスの後半戦で候補者の関心度を測ることができるようになりました。「いくつもの内定を受けている優秀な候補者が、当社の資料に再び目を通したという朗報を採用マネージャーに伝えることができたときは嬉しいですね。これはその候補者が当社を引き続き検討しているということですので、電話をかけて質問などがないか確認する良いタイミングかもしれません。」ハーベイ氏は DocSend を、候補者が内定通知に署名する可能性があるかどうかを採用マネージャーに伝えるための早期指標として活用しています。

Dropbox でオンボーディング後の従業員ドキュメントを安全に保管

新入社員が入社すると、人事マネージャーは新入社員に多数のオンボーディング ドキュメントについてひと通り説明し、確認のうえ署名してもらいます。人事マネージャーが、安全なクラウド プラットフォームを利用して、ファイルやオンボーディング ドキュメントを整理できることが必要不可欠です。

Bond では、新入社員が入社すると、人事マネージャーが Dropbox を使用してすべてのオンボーディング ドキュメントを収集します。「当社は Dropbox を使用して従業員ドキュメントを管理しています。従業員ドキュメントには、内定通知、署名済みの契約書など、従業員として署名するあらゆるものが含まれます」とハーベイ氏は説明します。Bond は Dropbox の安全なクラウド ファイル同期機能とストレージ機能を使用してすべての社内ドキュメントを安全に保管し、組織が大きな目標に向かってしっかり集中できるようにしています。「Dropbox ではすべてのファイルが整然と保存され、フォルダを簡単に整理できる点がとても気に入っています。当社の法務チームは、Dropbox を活用して、パスワードで保護された社内ドキュメントに適切な人物のみがアクセスできるようにしています」とハーベイ氏。Bond のような成長企業にとって、セキュリティとシンプルさは外出先でのファイル共有のために欠かせません。

Bond では、採用担当者が DocSend を活用して機密性の高いドキュメントを候補者と安全に共有する一方で、人事チームは署名済みの雇用契約書を Dropbox に安全に保存しています。2 つの製品が力を合わせて、成長と拡大を続けながら前進する Bond の採用担当者と人事担当者を支えています。