結果
セキュリティを担保しながら現場での柔軟な活用を両立。働きやすい環境づくりに注力したい
これらの試行錯誤を経て、現在外部データとのやり取りは Dropbox を推奨しています。
「Dropbox にはファイル収集に便利なファイルリクエストや、大容量のファイルも一つにまとめて転送できる Dropbox Transfer など、社外共有に便利な機能が数多くあります。ルールを厳しくしてしまうとこれらの機能を使いこなせなくなる可能性もあるので、柔軟性を重視しました」
と原口氏は語ります。
厳しい制限をかけていないからこそ、何かあった時の解決策としてDropbox の強みである豊富な API を活用しています。
「 IT グループで確認が必要なパターンを API で定期的に抽出して、Slack に吐き出させてチェックするなど、可能な限り自動化を進めています」
と原口氏は続けます。
また、社員に向けた啓蒙活動にも力を入れています。 IT グループでは昨年春頃から Zoom で気軽に参加できるオンラインでの相談部屋を毎週開催しています。Slack 上でいつでも質問できる環境はありますが、今まで接点がなかった人にいきなり込み入ったことを聞くのがハードルに感じる人もいます。Zoom で顔を合わせることで気軽に質問できるようになる、という関係性を構築できるようになりました。また、「こんなことを考えているけれど、やっても問題ないか」と、相談をしてもらえるようになりました。事前に聞いてもらうことで、適切な提案ができるようになったそうです。開催当初はツール・サービスに関するトラブル・使い方についての問い合わせメインでしたが、最近では業務効率化やセキュリティといったテーマでの相談も増えてきています。
「今後の Dropbox の運用に関しては、全従業員に対し、適切なシーンで適切な選択肢がある環境を整えていきたいと考えています」と原口氏は語ります。
組織が拡大する中で IT グループだけの個別対応にこだわらず、各現場に知識がある人材を育成していきたいと、期待が語られました。