株式会社ヴァーチェ

“ 在宅勤務環境でも部門を超えた情報共有が行えています。
また、以前は難しかった 1 週間でのキャンペーン立ち上げが可能になるなど、サービス向上にもつなげることができています。 ”

株式会社ヴァーチェ

代表取締役　　　 藤原 友香 氏
管理部 リーダー　花篤 千明 氏

抱えていた課題

NAS によるファイル管理では在宅勤務者との情報共有に限界

南アフリカに自生する木「マルラ」から採れる、希少なマルラオイル。
 

現地では古来よりマッサージオイルやベビーオイルとして用いられてきたこのオイルが今、美容に気を使う幅広い年齢層の女性の注目を集めています。
 

このマルラオイルを配合したエイジングケア化粧品を、他社に先駆けて国産化し、製造・販売を手掛けているのが株式会社ヴァーチェ（VIRCHE）です。

現在、同社の社員数は 16 名。少数精鋭の会社ゆえ、複数部門を兼務する社員も多く、業務を遂行する上では、柔軟かつ効率的な情報共有の仕組みが不可欠でした。

「従来、社内のデータ管理には NAS（NetworkAttached Storage）を活用しており、部門ごとに保管したファイルを共有して業務を行っていました。ただ、今年のコロナ禍では、当社も全面的な在宅勤務を開始。そうすると、社外のネットワークからはNAS にアクセスできず、業務が滞りがちになったのです」（藤原氏）。
 

代替手段としてチャットツールでのファイル共有を試みましたが、問題が発生。例えば、製品を販売する Web サイトのアクセス動向などを部門内で随時共有する必要があるマーケティング部門では、最新ファイルがどれかわからず、誤って古いデータで上書きしてしまうといったケースが多発しました。
 

「経理や人事関連の業務も同様で、結局、NAS では在宅勤務環境でのタイムリーな情報共有が難しいという結論に至りました」（藤原氏）。
 

また、それとは別に、同社は以前から NAS にある課題を抱えていました。それがディスク容量の問題です。同社では、オフィスに送られてくる請求書や資料などの書類をスキャンして NAS に保管していましたが、すぐに容量が逼迫してしまうため、頻繁に不要ファイルを削除しなければならなかったのです。この管理の負荷が重荷になっていました。

ソリューション

UI デザインと使いやすさが最大の決め手に

そこで同社は、新たなファイル管理の手法を模索。機器を保有せずに済み、社内外どこからでもアクセスできるクラウドサービスを前提として検討を開始しました。
 

Dropbox に白羽の矢を立てたのは、あるセミナーで見かけたのがきっかけです。
 

「UI デザインが良く、使いやすそうだと感じました。業務で毎日使うものなので、この点はとても重要です。その後いくつか比較しましたが、Dropbox がベストだと判断しました」と同社の花篤 千明氏は話します。
 

容量の追加が簡単で、ファイル削除の必要がなくなることも評価。加えて、充実したセキュリティ機能もポイントになりました。
 

「当社では、化粧品の製造レシピやお客様情報など、機密性の高い情報を多数扱います。Dropbox には、アクセス権管理をはじめ、安全性を確保する機能が揃っており、大手企業の採用事例も多くあったことから、問題なく利用できると考えました」（藤原氏）。
 

また、選定に当たっては、IT パートナーであるソニービズネットワークスの対応も決め手になったといいます。
 

「例えば、『同じファイルを複数のユーザーが同時編集するとどうなるか』という質問に、懇切丁寧に答えてくれました。両方の情報が反映されることや、履歴が残ること、ロールバックもできることなどがわかり、安心して使い始めることができました」と花篤氏は言います。

結果

クラウド上でタスク管理を実施し作業効率が約 2 割アップ

Dropbox 導入を機に、同社では在宅勤務環境の社員ともスムーズな情報共有が可能になりました。PC はもちろん、タブレットやスマートフォンでもアクセスできるため、出張先や外出先でも社内同様の情報共有が実現できています。
 

「ファイルはローカルに保管せず、Dropbox で一元管理する運用にすることで、情報漏えいリスクも低減しています」と藤原氏は付け加えます。
 

業務効率も向上しました。その大きな要因が、会議の議事録作成やタスク管理を「Dropbox Paper」で行えるようになったことです。例えばマーケティング部門では、以前は管理者が社員一人ひとりの日報を確認し、ローカル環境でエクセルなどを使ってタスク管理を行っていました。Dropbox Paper 上でタスクを一覧化・更新できるようになり、作業効率は 2 割ほど向上しています。加えて、Dropbox の導入は効果的な販促活動を素早く実施することに寄与しています。
 

「マスク着用が習慣化する中、肌荒れに悩む女性が増えました。当社の『モイストバリアミスト』という商品は、マスクに直接ふきかけたり、メイクの上からの保湿に役立つアイテムなので需要が高いと感じ、マーケティング担当者は約 1 週間でキャンペーンを立ち上げ、お客様へタイムリーな提案をすることができました。もちろん社員がスピード感をもって進めてくれた案件ではありますが、Dropbox を使用していなければ実現できなかったスピードだと思います」と、藤原氏は満足感を示します。
 

現在同社では、カスタマーサポート部門以外の全部門が Dropbox を利用中。今後は、顧客情報へのアクセス権限など、社内の運用ルールを整えた上で、2020 年内には全社員の Dropbox 移行を実現する計画です。
 

「コロナ禍はまだ先が見えません。また、最近は台風・地震などの自然災害も増えているため、それによって出社が困難になるケースもあり得ます。在宅勤務環境の整備は、長期的な目線で進める必要があるものであり、Dropbox がそのための強力な支えになってくれると期待しています」と藤原氏は語りました。