導入事例
ファイル・アクセシビリティの大幅向上
運用負荷軽減など効果多数
「挑戦！を DNA に」を長期経営ビジョンに掲げ、人に優しい豊かな社会創りを目指す DX プラットフォーマーとして、常に新たな事業価値創造に挑戦し続けている東洋通信工業株式会社。自らのオフィス改革実践をベースに、オフィスリニューアルをサポートする「L&C オフィスソリューション」や、デジタルサイネージと顔認証・映像解析を組み合わせた「映像ソリューション」、働き方改革サポートサービス「CoCo シリーズ」など、幅広いソリューションを展開しています。
同社では、2021 年 7 月に全社横断型の「DX 推進プロジェクト」を発足。「クラウドファースト」「業務効率化促進」「費用最適化」を基本ポリシーに、社内の IT 基盤全体のリニューアルに着手します。プロジェクトの対象は、ファイアウォールやアクティブ・ディレクトリ、電子メールなど多岐にわたるもので、導入時の経験をノウハウとして蓄積し、外販ビジネスの “ショーケース” として活用することも視野に入れたものでした。
同プロジェクトにおける重要なミッションのひとつが、「老朽化したオンプレ型ファイルサーバーのクラウドストレージ化」でした。常務執行役員兼企画総務本部長の佐藤孝信氏は、当時の状況を以下のように説明します。
「当社のファイルサーバーは、導入後 7 年が経過し、延長保守しながら使っていたもので、ストレージ OS のサポート期間が迫っていたこともあり、早急にシステムを刷新する必要がありました。同様に、独自構築・運用していたバックアップサーバーも老朽化が進んでおり、こちらも合わせて対応が必要でした」
さらに、同社のファイルサーバーには「3TB」という容量制限があったため、常に空き容量を監視しながら、定期的に不要ファイルを削除しなければならず、「担当者の運用負担が増大していた」と言います。
「加えて、ファイルサーバーのフォルダ体系や文書の格納ルールが決まっておらず、個々人が勝手にファイルやフォルダを設定する "無法地帯" になっていたことも課題になっていました。中身が整理されていないため、例えば、入社したての人だと、どこに何が格納されているのかわからず、格納した人をわざわざ探して聞くなど、文書探しに大変な手間と時間がかかっていました。こうした課題を一挙に解決するべく、ファイルサーバーを刷新し、クラウドストレージ化することを決めたのです」（佐藤氏）
複数のクラウドストレージサービスを検討した結果、東洋通信工業が選んだのは販売パートナーから提案を受けた「Dropbox」でした。
クラウドストレージ化を図る上で、同社がこだわっていたのは、もともと利用していたファイルマネージャーに近い GUI や、スマートフォンなどで外出先からもアクセスが可能なこと、そして、フォルダの階層構造やファイル名設定などに制限が少ないといった「操作性と検索の容易性」です。加えて、容量制限を意識せずに済む「十分な容量と拡張性」や、「バックアップ運用が容易」なこと、「費用対効果に優れている」ことも要件に挙げていました。
Dropbox は、これら全ての要件をクリアしていたことに加え、同社が「販売取り扱い可能な製品」であったことも選択のポイントになったと佐藤氏は言います。
「販売パートナーとの契約上においても、Dropbox は当社が取り扱い可能な製品でした。我々は自社の導入経験を生かして、クラウドストレージサービスを顧客に販売することも見すえていましたから、当社が外販できるかどうかは非常に重要な選択ポイントでした」
さらに、「販売パートナーと Dropbox 社が共同サポート体制を組んでいたこと」も、導入の大きな決め手になったと佐藤氏は説明を加えます。
「販売パートナーからは、キャンペーン期間を活用し、パイロット導入として 20 ライセンスを特別価格でご提案いただき、実際に社内で運用・評価する機会をいただきました。これが非常に有用でした。加えて、パイロット運用の中で出てきた懸念点や問題点についても、両社が協力し、一つひとつ丁寧に解決策を提示いただきました。このことが不安の払拭につながり、全社導入へと進める後押しになったのです」
実際の導入に際し、東洋通信工業では、半年以上もの準備期間を設け、ファイルデータ移行計画の立案や、社内向け説明会を複数回開催した他、フォルダ体系やネーミングルールを定めた「デジタル文書管理規定」を自社で練り上げ、スムーズな全社導入を実現しました。
こうした導入プロセスにおいても、「例えば、社内向け説明会に立ち会い、ご説明いただくなど、常に寄り添っていただき、非常に心強く感じました」と、企画部課長の鵜飼正俊氏は両社による共同サポートを高く評価しました。
東洋通信工業では 2023 年 5 月に Dropbox を全社導入。ファイルサーバーのクラウドストレージ化を実現しました。
その導入成果について、佐藤氏はまず「ファイル・アクセシビリティの大幅な向上」を挙げます。
「デジタル文書管理規定によってフォルダ構成やファイルが整理されたことで、文書へのアクセシビリティが向上しました。加えて、クラウドストレージ化したことで、外出先や移動中にスマートフォンなどを使って資料確認できるようになり、業務効率が大幅に向上したとの声が現場から多数寄せられています」
さらに佐藤氏は、「多様な情報の共有スピードの向上」も成果に加えます。
「当社の業務では配線工事などが多数発生しますが、例えば、配線状態などをスマートフォン撮影した際に、Dropbox ならば、その画像をワンタッチでクラウドストレージに上げ、即座にチームメンバーと共有できます。文書だけでなく、画像、音声、動画などさまざまな形式のファイルの共有速度が向上したことにより、現場の作業効率も大幅に向上しています」
一方、企画部の青名畑勲氏は、「運用負荷の軽減」を成果に挙げます。Dropbox の導入前、同社では、容量チェックやバックアップ確認など、オンプレサーバーの状態を確認する作業が頻発していました。しかしクラウドストレージ化により、これらの作業が一切不要となり、運用負荷が軽減。「他の業務に多くのリソースを割けるようになった」との喜びの声を聞かせていただきました。
IT システム部 ソリューション企画・販促 G 主幹の行方由理子氏によると、今後、東洋通信工業では、Dropbox の導入ノウハウの整理や導入効果の訴求ポイントを早急にまとめ、「2024 年からの外販活動に活用していく」予定とのこと。
加えて、社内ユーザーからの要望を集めて運用改善を進める他、社内の活用事例を横展開することで、「導入効果の最大化も図っていく」（佐藤氏）と、今後の活用への意気込みも聞かせていただきました。
「さらにその先には、お客様やパートナー企業との情報共有基盤としても活用していく予定です。実際に体験いただくことで、必ずお客様側にも Dropbox の魅力が伝わると考えています」（佐藤氏）
我々は、自社の導入経験を生かして、クラウドストレージサービスを顧客に販売することも見すえています。当社が外販できるかどうかは重要な選択ポイントでした。
販売パートナー 日本電気株式会社 |