導入事例
業務負担は「半減」にコスト大幅削減などの効果多数
「ツクツク!!! に関わる人たちの人生に幸福が訪れること」をミッションに掲げ、出店支援や出店機能などをパッケージ化した EC 支援サービスの提供や、BtoB および BtoC 向けマーケットプレイスを運営する TSUKU TSUKU株式会社。特に、モノ（物販）・コト（体験）・ゴチソウ（グルメ）・オメカシ（美容）・チョクバイ（ファーム）の５つの売り場を設けた総合マーケットプレイス「ツクツク!!!」は、CMS を利用し、Web サイトの専門知識がなくても簡単に出店できることもあり、小売、メーカー、飲食、サービス業などさまざまな事業者の参入が急増しています。
出店事業者の増加に伴い、課題となったのが「契約業務の負担増」でした。TSUKU TSUKU がマーケットプレイスの出店事業者と契約を交わす件数は、年間数千件にも上ります。ところが、もともと同社では紙の契約書を使用していたため、「契約書類の発送や印刷において、膨大な時間やコストがかかっていた他、セキュリティ面の強化も課題となっていました」と、同社総務部の澤根友里子氏は当時の状況を振り返ります。
さらに契約業務を担っていた同社管理部の阿比留由佳氏は、「『契約完了までにかかる時間を短縮してほしい』という出店事業者の要望に応えられなかった」と、当時の苦しい状況を以下のように説明します。
「たとえば、何かのイベントに合わせて出店したい事業者様の場合、できるだけ早く出店したいという思いをお持ちです。当社のマーケットプレイスに出店いただく場合は、契約を交わした上で、まず CMS でショップを構築し、商品を販売いただく流れになります。しかし、紙の契約書を郵送でやりとりしていると、契約を交わすまでに、どれだけ急いでも 4 日、5 日はかかっていました」（阿比留氏）
「こうした状況を改善するために、セキュリティを保持しつつ、コストパフォーマンスが良く、さらに契約業務をスピードアップできる電子契約システムの導入は、急務の経営課題になっていました」（澤根氏）
2021 年初頭、TSUKU TSUKU は、電子契約サービスの比較検討を開始します。しかし、「選定作業は難航した」と、同社法務部の伊藤幸太氏は当時を振り返ります。
「機能が充実しているけれど、料金が当社の条件と見合わない。逆に価格は合うけれど、機能が足りないといったものが多く、これだと思えるサービスを見つけられずにいました」（伊藤氏）
こうした中で、同社が求める機能と価格帯に見合うサービスの検討を開始し、Dropbox のクラウド電子署名サービス「Dropbox Sign（当時HelloSign）」が希望に沿うのではないかと販売パートナーからの提案を受けました。
「Dropbox Sign は機能と料金のバランスが非常に良く、当社が求める機能を満たした上で、コスト面でも十分対応できる価格帯でした。特に、シンプルかつ明確な料金体系に魅力を感じたのを覚えています」（伊藤氏）
Dropbox Sign には、ユーザー数で金額が決まり契約署名数が無制限で使える「ユーザー課金」と、1 年間に発行する契約書を想定して利用料金を決める「従量課金」の 2 タイプの料金体系が用意されています。
「私たちが選んだのは『従量課金』タイプでした。年間の契約件数がどうなるかは、なかなか予想しづらいものがあります。そうした中で本サービスの『従量課金』は、たとえば『3 千件から 6 千件の契約数であればこの値段』など、少し幅を持たせたものになっており、予算も立てやすいものでした。このような料金体系と機能のバランスの良さが、Dropbox Sign を導入する決め手になりました」（伊藤氏）
さらに、「技術的な不安を解消できたことも大きい」と伊藤氏は説明を続けます。TSUKU TSUKU では、社内システムと電子契約サービスを API 連携する予定でしたが、「うまく API 連携できるかどうか」が懸念材料になっていました。そこで Dropbox および販売パートナーとともにデモを交えながらの API 連携検証を実施。
「その結果、当社の技術担当トップの者から、『このサービスならば当社が求めていることを十分実現できる』と太鼓判を押してもらうことができました。API 連携検証の機会をいただき、技術的な不安を解消できたことも、Dropbox Sign を選ぶ大きな決め手になりました」（伊藤氏）
TSUKU TSUKU では、2021 年 11 月より Dropbox Sign の利用を開始。主に「ツクツク!!!」の出店事業者と電子契約を交わす際に活用しています。
その導入成果について、「業務効率化やコスト削減などさまざまな面で効果が出ている」と澤根氏は説明します。
「Dropbox Sign の導入前は、契約書の原本をデータ化して保管していたのですが、Dropbox Sign 導入後は、契約書をデータ化する際に行なっていたスキャンやリネームの工程をなくせました。その分、社員が他の業務を行えるようになり、業務効率化も進んでいます。また、契約書を電子化したことで、紙書面のやりとりで必要だった郵送代や封筒代、印刷代などのコストを削減できました。さらに、郵送のプロセスを省けたことで、契約から実際の出店までの時間を大幅に短縮でき、多くの出店事業者様から、『驚くほどスピーディに出店できるようになった』と喜びの声をいただいています」（澤根氏）
この他にも、「契約書類の保管場所が不要になったこと」や、契約の電子化で対面機会が減少し、「COVID-19（新型コロナウイルス感染症）の感染対策につながっている」点も澤根氏は導入効果に挙げました。
実際に契約業務を担っている阿比留氏は、Dropbox Sign 導入により、業務負担や手間が「体感値で（以前の）半分以下になった」と説明します。
「特に 2022 年の秋は出店事業者様との契約数が急増し、１ヶ月で数千件もの契約を交わすような状況が生まれました。もし、このときに Dropbox Sign を導入していなかったら、私たちだけではとても対応できなかったと思います。このような経験からも、契約業務における負担や手間は、以前と比べ半分以下にまで下がっていると感じています」（阿比留氏）
こうした導入成果を受け、TSUKU TSUKU では、Dropbox Sign と社内の顧客管理システムとの API 連携を予定するなど、さらなる活用範囲の拡大を計画しています。また澤根氏は、Dropbox および販売パートナーが販売しているドキュメント管理やその他のサービスについても、「時期を見て利用の検討を開始する」と言及。
「今後、多岐にわたる事業展開が予想される中で、『契約』という重大な局面はもちろん、その他の経営課題が生じた場合にも、サービスの利用を検討したい」と、幅広いサービスの導入に前向きな姿勢を示してくれました。
以前は、紙の契約書類の発送や印刷に膨大な時間やコストがかかっていました。Dropbox Signの導入後、それらの負担は半分以下に減らせています。
販売パートナー 日本電気株式会社 |