導入事例
Dropbox Paper、Dropbox Transfer もフル活用し
社内外における情報利活用を促進する
石川県加賀市に本拠を置く月星製作所の設立は 1947 年。自動車や自動二輪車などの部品生産を手掛け、自動二輪車用のスポークでは国内 70 ％ の市場シェア※2 を誇る部品メーカーです。
近年はグローバルの潮流に対応すべく、電気自動車（EV）向けの部品開発に注力。10 年、20 年後も業界をリードできる製品分野と技術を開拓するため、全社一丸となって取り組んでいます。
同社は 2013 年以降、全社的なペーパーレス化に着手。会議の議事録や図面、帳票などの書類をデジタル化し、用途別にファイルサーバーを立てて管理する仕組みを構築しました。しかし、ペーパーレス化が進むにつれて、ファイルサーバー機器の管理にまつわる課題が浮上。
「増え続けるファイルを格納するための機器の増設や、5 年ごとのリプレース作業が大きな負担になっていました」と同社の西出 幸一郎氏は語ります。
また、情報検索に時間と手間がかかることも問題になっていました。
ファイルサーバーが用途別に分かれていたため、顧客や特定のキーワードごとに情報をまとめて確認することが難しかったのです。
「検索性も低く、社長からは『見たい議事録のファイルになかなかたどり着けない』という指摘をいただきました。データを一元的に管理し、検索性を高めることが急務だと感じていました」
と西出氏は話します。
当初はファイルサーバーをまたいで情報を探せる検索ソリューションも検討したという同社。ただ、それでは結局、ファイルサーバー機器の運用の課題が残ります。そこで着目したのが Dropbox でした。
「容量が無制限なこと、また Dropbox 上のテキストファイルは、中身も含めて全文検索可能な点が当社のニーズに合うと感じました。ファイルを一元的に管理し、横断検索できる仕組みが実現できると考えたのです」（西出氏）
なお、この方式に移行するには、オンプレミスのファイルサーバー上にあるデータをクラウドにアップロードする必要があります。その際のセキュリティ要件についても十分精査しました。
「当社は、世界に冠たる日本の自動車・二輪車メーカーを多数、お客様に抱えています。ビジネスを行う上で、我々のシステムがリスク要因になることは絶対に避けなくてはなりません。そう考え、これまで厳しいセキュリティポリシーに基づき、ファイルサーバーをはじめとする社内システムを運用してきました」と西出氏。
変わらぬ安全性を維持しながら、データをクラウドに移行できるのか。これを判断するため、Dropbox 社との打ち合わせを繰り返しました。最終的に、データ暗号化技術やネットワーク構成、高度な管理機能、可視性など、Dropbox のセキュリティ管理フレームワークを評価し、問題なく利用できることがわかりました。
こうして同社は Dropbox を導入。IT 運用管理を担う総務部門、開発部門、品質部門、社長・役員をパイロットユーザーとして利用を開始しました。
「新しいツールの導入に前向きで、積極的に活用してくれる部門・人からライセンスを配布しました。初期段階で成功事例をつくることで、スムーズな全社導入が図れると考えたのです」と西出氏は語ります。
狙い通り、段階導入は順調に進み、現在は全社展開が完了しています。1 点、ファイルサーバーからの切り替え過程でトラブルがありましたが、Dropbox 社のサポートを受けながら解決できたそうです。
「2TB、160 万ファイルに及ぶデータの移行を終えた翌日、社員が PC の電源を入れた途端にクラウドとの同期が全社一斉に始まりました。ネットワークとPC の負荷が非常に高くなり、大変でしたが、Dropbox に確認して『選択型同期』機能を利用することで回避できることがわかりました」（西出氏）。
これに基づき、次回以降は同様のことが起こらないような手順書も作成しています。
Dropbox によって、月星製作所は業務上必要な多くのファイルの一元管理を実現。全文検索機能により、必要な情報に素早くアクセスできる環境が実現できました。また昨今のコロナ禍ではテレワークに切り替える社員が多くいましたが、社外からのアクセス性が高まったことも大きなメリットになっています。
「CAD データをはじめとするニッチなファイルも、ほとんどがプレビュー表示できます。そのため、タブレットを使った工場現場での図面確認作業も大きく省力化されました。従来は一度 PDF ファイルに変換して保管していましたが、その作業は不要になっています」と西出氏は付け加えます。
Dropbox は、ほかにもさまざまな業務シーンで活躍しています。一例が、Dropbox Paper のブレーンストーミングへの活用です。同社では、人材育成施策の一環として、社長以下数名の社員によるコメント投稿型のオンラインディスカッションを実施しています。その土台になるツールに、Dropbox Paper を活用しているのです。
「1 日 1 テーマで行ったディスカッションの内容は、編集した上でメルマガとして社内に配信しています。一連の編集作業がスピーディに行えるため、非常に役立っています」（西出氏）。
もう 1 つが、取引先との情報共有です。従来、部品製造を外部に委託する際は、図面データを紙にコピーして渡していました。この図面の共有を、フォルダ共有機能や Dropbox Transfer によって行えるようにしたのです。
「図面は頻繁に改訂されるため、以前は旧版を回収してから最新版を渡すといったプロセスが必要でした。Dropbox 導入後は、外部共有用のフォルダをつくり、そこに常に最新版だけを入れるようにすることで、誤って旧版を参照してしまうミスを防いでいます。また、Dropbox アカウントを持たない取引先には Dropbox Transfer で送付します。取引先に旧版の紙が残ることもなく、情報管理の面でもよいと感じています」
と西出氏は紹介します。
現在は、グループ企業 3 社にも Dropbox を展開中。さらに今後は、顧客や社外コンサルタントとのデータ共有も推進することで、一層の業務効率化、コミュニケーション円滑化を図っていくそうです。
「Dropbox の強みも生かしながら、これまでと同様のセキュリティと、効率化を両立していければと思います」
と西出氏は語りました。
クラウドストレージの利点をフルに生かしながら、社内外における情報利活用を加速する月星製作所。今後の取り組みにも注目です。
※ 1 Advanced プランでは必要に応じてストレージ容量を無制限に追加可能
※ 2 株式會社月星製作所調べ
Dropbox を導入したことで、外出先や自宅からも簡単にファイルにアクセスできるようになりました。コロナ禍でのテレワークの利便性向上にもつながっています。