導入事例
抜群の使いやすさで導入もかんたん。ファイル共有方法が変わったことで作業効率は 1.5 倍アップ
元々、働く場所をもっと自由にできないかという思いがありました。Dropbox の導入で今は場所を問わず作業できます。移動時間も減り、生産性はかなり上がりました。働き方自体が変わった気がします。
東邦レオ株式会社は、建材事業と緑化事業を中心とする建材・緑化資材メーカーです。企業理念は、社名の「LEO (リビング エンバイロメント オーガナイザー)」が示すように「生活環境の向上に貢献する」こと。会社全体の売上の 50％ を占める緑化事業部は、緑化資材メーカーとして NO.1 企 業でもあります。
Dropbox が導入されているのは、駅ビルなどの屋上や壁面、屋内緑化の提案、設置やメンテナンスを行うグリーンタウン事業。お客様のニーズを汲み取ったコンサルティングや商品企画、販売までを一貫して提案できるワンストップ型が大きな強みです。クライアントは JR やゼネコン、造園業者、マンション管理組合やビル管理会社と多種多様。オフィスの所在地もさまざまで、社員はかなりの距離を毎日移動していました。
「Dropbox の導入前は、埼玉にいる時でも横浜の顧客から急にプレゼンの追加資料がほしいと言われれば大塚の事務所にある社内サーバーに取りに行ったり、休日の作業にも資料を探しに事務所に行ったりと移動にかなりの手間と時間がかかっていました」
と語るのはグリーンタウン事業 マネージャーの吉田啓助氏です。
また、造園というビジネスの特性上、プレゼン資料やメンテナンス用の報告書などには常に鮮明で豊富な画像が欠かせません。10 MB 以上のデータを送ることは当たり前。4 TB はあるという社内のファイルサーバーには、写真が約 65 万枚、動画が 5000 本ほど保管されていて、毎年増えるこのデータの管理や整理もIT担当者には悩みの種でした。ついにはサーバーの故障でデータが破損したことで、社員がすでに利用していた Dropbox のビジネス版の導入が決まりました。
「クラウドとファイルサーバ、NAS で保存すれば何が起こってもデータを 消失する可能性は低い、今後はもっと安全性や安心感も上がると周囲には説明しました」
と当時を振り返るのは管理本部主任の三田豊氏です。
グリーンタウン事業部では、社員 20 名にアカウントを配布。社内のファイルサーバーで吉田氏個人のアカウントを使用し、そこに Dropbox を置いてローカルと同期させています。 1 つの資料を社員が自由に閲覧でき、現場や外出中でも即資料が確認できるようになったことで、お客様を待たせることも減り、業務中の判断や確認のスピードも格段にアップしました。一方、外部クライアントとのファイルのやり取りでは共有リンクを活用することで、重要なデータも厳重なセキュリティ環境で扱えるようになりました。
写真データの共有に関しても業務フローが大きく変わりました。現場から送られたデータを直接閲覧できることで、メール送信の工程が丸ごと不要になりました。わかりやすいインターフェイスは、年間 2 万枚の写真データを扱う業務では、作業ストレスの軽減にも繋がっています。バックアップやバージョン履歴機能により「うっかり削除」の対応回数が減ったことも大きな効果の1 つです。今までファイルを探したり、なくしたものを復元したりするのに 1 時間以上かかっていたものが 3 分程度に短縮さ れるなど、業務面でも管理面でも生産性が上がり、コスト節約にも貢献できています。
「なくなったらデモが起こるのでは」と、お二人の間で笑いが起こるほど、今ではグリーンタウン事業に浸透している Dropbox。社内ではOffice365 に組み合わせる形で利用しています。同梱の OneDrive や他社製品が存在する中でも Dropbox を採用した理由は、その同期速度や安定性、そして使いやすさでした。
「すでに社員の多くが利用していて教育コストがゼロだった点が大きいです。IT ツールの導入には直感的に使えるかどうかが重要ですが、自発的な導入は使いやすさの証明だとも思うんです。」（ 三田氏）
現在、東邦レオでは在宅業務者が増えています。Dropbox は、必要な時にデータを扱える環境の整備や安全なデータ交換を実現し、さらにはデータ保存に対する安心感をもたらしました。これにより同社では新たな働き方を実現できています。社員一人ひとりが時間を有効活用し、場所に縛られずに業務をこなせる環境へ。 Dropbox が働き方を変え、業務効率を向上させるきっかけになりました。
在宅勤務者が増えている今、 IT 担当がツール導入の際に意識するのは直感的に使えるかどうかです。その点で Dropbox は最適ですね。管理コストも激減し、作業効率は 10 倍ほどアップしたと思います。