結果
全社標準の環境として Dropbox を導入協力会社とのやりとりなどにも活用する
■ 効率的かつ柔軟なファイル共有を実現
本格始動から約半年、同社の支店や建築・土木工事の既存作業所では物理サーバーへ保管していた図面や書類データを段階的に Dropbox 上へ移行しています。また、新規着工の作業所では標準的に Dropbox を採用しています。Dropbox へファイルを保管することで、自然とファイル共有を活用するようになりました。
また、主要な設計事務所や協力会社へ Dropbox ライセンスを貸与することで、工事に関わる社内外の全メンバーが作業するのに必要な情報にアクセスできる環境を整えました。
「協力会社ごとに共有フォルダを作ることで、最新版図面の共有ミスがなくなりました。管理する手間も省けています」(齋藤氏)。
会議体ごとに共有フォルダを作成し、資料をまとめて Dropbox の共有フォルダへ保管することで、リモートでのウェブミーティングでも活用しています。
「ペーパーレスが加速でき、書類を整える手間が省けています」
と話すのは同社建築設備部の坂口 慎治氏です。
加えて、ライセンスを貸与していない関係者にも、共有リンク機能、および Dropbox Transfer を活用することで必要なファイルを一括送信できるようになりました。
■ 効率的かつ柔軟なファイル共有を実現
バージョン履歴の機能を使うことで、削除したファイルを簡単に復旧できるようになりました。
■ 情報検索の作業を高速化
ファイルの検索効率も大幅に向上。
「 以前と比べて、ファイルを探す作業が3~4倍は高速化できている 」
と池端氏は強調します。
すべてのファイルが 1 カ所に保管されるようになり、Dropbox の高い検索性がより実感できるようになっています。