導入事例
Dropbox Paper で作成した資料を基に顧客との
コミュニケーションも柔軟に実施
SCSK株式会社
ITマネジメント事業部門 西日本ITマネジメント事業本部 基盤サービス部 部長 濱田 康秀 氏
ITマネジメント事業部門 西日本ITマネジメント事業本部 基盤サービス部 副部長 安藤 英登 氏
ITマネジメント事業部門 西日本ITマネジメント事業本部 サービス営業部 第一課 張 寧通 氏
ITマネジメント事業部門 西日本ITマネジメント事業本部 基盤サービス部 第一課 柳原 良亮 氏
国内有数のシステムインテグレーターである SCSK。同社は、2030 年の事業の目指す姿を描いた「グランドデザイン 2030」のもと、顧客との共創を通じてこれまで以上に大きく、より主体的に社会に貢献することを目指しています。
「グランドデザイン 2030 の実現に向けて、 2020 年 4 月から中期経営計画の基本戦略である「事業革新」「DX 事業化」「人財投資」のもと新たなビジネス価値を生み出すサービスの提 供を推進していきたい」と同社の濱田 康秀氏は語ります。
これに先立ち、SCSK はクラウドベースの IT サービスの提供・活用にも注力してきました。2017 年には日本企業で初めて Dropbox とサービスパートナー契約を締結。同時に、IT マネジメント事業部門西日本 IT マネジメント事業本部基盤サービス部が中心となって Dropbox (ドロップボックス) の社内導入に取り組んできたのです。
従来、同部門では、全社共有のファイルサーバーとは別に、部門独自のファイルサーバー環境をオンプレミスで構築し、提案書や見積書、設計書、手順書などのデータの保管・共有を行っていました。しかし、近年のデータ急増にともない、ディスク容量の不足や通信レスポンスの低下が深刻化。機器の入れ替え、問い合わせ対応などの管理者の負荷も増大し、環境の見直しが急務となっていました。
特に通信レスポンスの問題は、部門内の日々の業務にさまざまな悪影響をもたらしていました。例えば、複数のメンバーで 1 つの文書を作成する際は、各自がファイル名に更新日や内容を加筆して変更・保存していました。ところが、ファイルの保存に時間を要したり、アプリケーションがダウンしたりするケースが頻発していたのです。
「そのため、各自がローカル PC にファイルをダウンロードしてから作業するのが暗黙のルールになり、ファイルの二重管理が常態化。少しずつ内容の違う文書や、ファイル名の日付と実際の更新日が異なる文書が無数に存在する状態になっていました。これでは、検索してもどれが最新かわかりません。業務上の利便性が著しく低下していたのです」と同部門の安藤 英登氏は振り返ります。
そんな折に出合ったのが Dropbox でした。クラウド型でストレージ容量が無制限のため、機器の追加などを考える必要はありません。操作時のレスポンスや動作も軽快で、クラウド上のファイルを複数名が直接編集しても問題なくファイルが更新できます。従来の課題が解消できると考えました。
また、社内導入の決め手になった機能もありました。1 つは部門内の特定のチーム/グループでフォルダを共有する「チームフォルダ」。もう 1 つは、クラウド上のファイルのうち必要なものだけをローカル PC に自動ダウンロードする「オンラインのみ」の機能です。
「個人ではなく組織が管理するフォルダが作れるチームフォルダは、アクセス権限も細かく設定できるため、業務利用において不可欠だと感じました。また「オンラインのみ」の機能は、クラウド上の全データがローカル に自動で同期されると、PC のディスク容量を超えてしまうため、その リスクを避ける上で必須だと考えました」と同部門の柳原 良亮氏は採用理由を話します。
さらに、直感的に扱える操作性や、データを誤って上書き・削除しても 365 日間復元できる「バージョン履歴」の機能も、選定の後押しになったそうです。
当初、100 ユーザーで利用をスタートした Dropbox は、現在は別拠点の社員を含む 500 ユーザーが活用しています。レスポンス改善によってローカル PC での編集作業が “撲滅” され、ファイルの検索性は大幅に向上。また、365 日以内の変更履歴が残るため、万一誤操作で削除してしまっても容易に復旧できるようになりました。
加えて、ディスク容量の管理、物理的な機器の更改などが手離れできたことで、管理者の負担も大きく削減されています。
「以前は、月末になるたび『不要ファイルは削除を』と部門内に呼びかけていました。こうした手間も不要になり、運用負荷は従来の半分程度になっています」と安藤氏は言います。
一層の業務効率化に寄与した機能もあります。それが Dropbox Paper （ドロップボックスペーパー）です。例えば、資料をこれで作成すれば、関係者全員にオンラインでレビューやコメント入力をしてもらうことができます。わざわざミーティングを開かなくても、空き時間に随時、確認してもらうことができるのです。
「お客様と共有すれば、お客様とも同様のフローでやりとりができます。 今はコロナ禍でなかなかお会いできませんが、Dropbox Paper で提案書を作成することで、提案活動を支障なく進めることができています」 と営業担当の張 寧通氏は満足感を示します。
さらに、Dropbox Paper の一覧性についても同社は高く評価しています。例えば、ある案件について「顧客情報」「依頼内容や要件」「打ち合わせの議事録」「提案書」などをまとめて Dropbox Paper に貼り付ければ、その案件に関する情報を 1 カ所に集約できます。あとから案件に加わったメンバーも、過去の経緯を含めて確認できるため、情報共有の効率が各段に上がっているそうです。今後は、他部門での利用拡大も含め、引き続き Dropbox を活用していく予定です。
「今後、さまざまな外部サービスとの連携にも期待してい ます。現在はチャットツールとの連携によるファイルの保管・共有を活用していますが、より便利な使い方も模索、検証し、社内活用で溜めた知見や実績を、お客様へ提供していきたい」と濱田氏は語りました。
Dropbox Transfer を活用することで、ファイルサイズにかかわらず社外にセキュアなファイル送信を 実現しています。お客様との情報共有も一層加速したいですね。