導入事例
Dropbox と Dropbox Sign のシームレスな連携で契約業務の一連のプロセスを効率化
空間デザイン・空間構築に関わる業務全般のプロジェクトマネジメント会社、ナリング・クリエイティブ。1994 年の設立以来、オフィスや住宅、商業施設などの多様な空間を手がけてきました。
「外注に頼らず、きめ細かな対応でお客様に伴走しながら、ものづくりのパートナーと連携して目指すゴールの見える化を行います。このスタイルにより、ご要望にワンストップで対応できるのが当社の強みです」
と同社 代表取締役の山本 康弘氏は語ります。
同社は 2017 年から、オンラインストレージサービス Dropbox を利用しています。主な狙いは業務効率化です。建築業界では CAD データや 3D データなど、大容量ファイルのやりとりが頻繁に発生します。以前はそれらのデータを NAS で管理していましたが、クラウドストレージに移行することでインフラ運用負荷の削減、ファイル共有の効率化を図ったのです。並行して書類のペーパーレス化も進め、紙の契約書はスキャンして Dropbox に保管するなど、業務のデジタル化も進めてきました。
そんな中、新たなネックとして浮上したのが契約業務でした。建設業界では、顧客と対面で工事請負契約を交わす慣行があります。担当者が客先を訪問し、持参した契約書に署名・捺印をしてもらうプロセスが一般的でした。
「契約金額が高額となるため、お客様側は社長や経営層が立ち会います。日程調整でご苦労をおかけするケースも多く、これを何とかしたいと考えていました」（山本氏）。
コロナ禍によるオンラインシフトの流れも後押しとなり、契約プロセスを電子化する方法やツールを検討することにしました。
「また、おかげ様で近年は地方のお客様も増えています。対面の契約には出張旅費がかさむため、当社にとっても契約の電子化は重要でした」と山本氏は付け加えます。
複数のソリューションを検討したのち、採用したのがクラウド電子署名ソリューション「Dropbox Sign」です。
最大の決め手は Dropbox との親和性の高さでした。Dropbox のメニュー上から、わずか数クリックで Dropbox SIgn での契約書の署名依頼を済ませることができます。操作性も良く、署名してほしい部分に枠を置いたら、後は送信するだけ。また、署名済みの契約書ファイルは自動的に Dropbox の指定フォルダに格納されます。
「導入前のトライアルでは、『これまで使ってきた Dropbox とシームレスに使えるので楽だ』という社員の声が聞こえてきました。現場が使いやすいものが良いと考え、すぐに導入を決めました」
と山本氏は言います。
なお契約の電子化にあたっては顧客側の手続きも変わりますが、この点についても説明の手間などは発生しなかったそうです。
「Dropbox Sign の扱いが簡単なことはもちろん、元々 IT に明るいお客様が多いことも幸いし、契約の電子化は順調に進みました」（山本氏）。
現在、新規の契約はすべて Dropbox Sign に移行しており、署名後の契約書類はすべて Dropbox 上で管理されています。対面契約に伴って発生していた顧客の負担を軽減し、簡単・スムーズに契約プロセスを進められるようになりました。
「Dropbox Sign 導入の前後で、契約周りのプロセスは大きく効率化できたと感じます。また現在は沖縄のお客様とのプロジェクトが進行していますが、このようなお客様先への出張にかかるコストや時間を抑えられるようになったのも大きいですね。その分の時間を、一層の提案高度化に使うことができるはずです」と山本氏は話します。
Dropbox Sign は、同社のデジタルトランスフォーメーション（DX）推進にも大きく貢献しています。同社は現在、IPA（独立行政法人 情報処理推進機構）が掲げる「DX 認定」の取得を目指して取り組みを続けています。DX 認定とは、DX 推進に向けて準備が整った「DX-Ready な状態」の事業者を認定する制度のこと。
「認定取得に向けてはセキュリティ面を強化したり、さまざまなデジタルの仕組みを整備したりする必要があります。高いハードルを越えるには、全社一丸になって進めることが肝心です」
と山本氏は紹介します。
一方、その認識を全社員が共有できているとはいいがたく、代表である山本氏と一部の社員だけが奮闘している状態であることが同社の悩みでした。
「Dropbox Sign の導入が、この状況を打破するきっかけになってくれています。具体的には今回、DX 認定取得に向けた社員との個人情報保護の誓約書の取り交わしを Dropbox Sign ベースで行いました。全社員が実際に Dropbox Sign による誓約書の取り交わしを経験してみたことで、業務のデジタル化や DX の取り組みを “自分ごと化” してくれたものと思います」
と山本氏は強調します。
これは当初予想していなかった効果ですが、うれしい誤算といえるでしょう。 Dropbox Sign が、ナリング・クリエイティブの DX の機運を盛り上げるツールとして機能しています。
「また、DX 認定の取得にあたっては、社員だけでなく、取引先の施工会社や職人さんとも、セキュリティに関わる契約を取り交わす必要があります。その意味で、今後も Dropbox Sign の活用範囲はどんどん広げていきたい。社員や取引先とのコミュニケーションを担う重要ツールの 1 つとして Dropbox Sign を定着させることで、さらに大きな効果につなげたいですね」
と山本氏は語ります。
契約業務に関わる顧客の負荷軽減、出張コストの削減のみならず、DX を前進させる駆動力としての役目も果たしつつある Dropbox Sign。Dropbox との相乗効果によって、ナリング・クリエイティブのビジネスの効率化とデジタル変革に大きなインパクトをもたらすことが期待されています。
「紙の契約書をスキャンして保管する」という従来の手順は、それが当然だった頃は特に負担に感じませんでした。ただ電子化されてみると、その分の手間がなくなって楽になったこと、効率化に繋がったことは間違いありません。